Как вести учет в пекарне?

Пекарня – это особый бизнес, основанный на производстве хлебобулочных изделий. Такое предприятие нуждается в ведении качественного учета.

В первую очередь это касается не только готовых изделий, но и продуктов и непосредственно процесса производства. Каждый из этапов необходимо отслеживать, остатки постоянно контролировать, а еще не следует забывать о сроках годности.

Нам удалось проанализировать работу пекарен и найти основные нюансы, которые следует учесть при организации правильного учета. Именно об этом мы и будем дальше говорить.

Какие проблемы возникают без учета в пекарне?

Начнем с самого важного – постановки проблемы, а уже дальше перейдем к ее решению. В нашем случае проблемой является понимание, что необходимо для учета в пекарне и с какими нюансами встречаются.

Первый вопрос, который у вас может возникнуть – где же вести учет для пекарни? Кто-то может подумать о записях вручную, кто-то – о таблицах Excel. Но, несмотря на это, лучшим вариантом является программа для ведения учета в пекарне. Это специализированная платформа, которая сохранит все данные, поможет их организовать и забыть, что такое хаос в учете.

Такая программа для пекарни - Skynum, ведь она отличается мощным функционалом, гибкими настройками и возможностью решить все базовые вопросы учета.

Среди популярных проблем, возникающих без учета, следующие:

• отсутствие организованной системы с продуктами;
• невозможность быстрого отслеживания сроков годности продуктов и продукции;
• частая нехватка остатков по ингредиентам;
• не налаженная база клиентов и отсутствие клиентоориентированности на основе программ лояльности и совершенных покупок;
• отсутствие реальной картины продаж;
• потребность в использовании разных платформ для управления бизнесом;
• проблема в формировании отчетов, статистики и анализа;
• самостоятельный расчет себестоимости готовой выпечки;
• отсутствие технологической карты и т.д.

Согласитесь, работа без учета достаточно сложна, ведь нужно самостоятельно производить перерасчеты, проверять остатки, постоянно контролировать сроки годности и не только. Итак, гораздо легче решить эту проблему, воспользовавшись программой для пекарни Skynum.

Несмотря на ее функциональность, мы все равно решили подробно ознакомить вас с особенностями учета. Они помогут сформировать качественную систему учета своего бизнеса.

Учет продуктов в пекарне

В первую очередь в пекарне, как и на любом производстве, интересуют материалы, а в этом случае – продукты. Обычно в пекарне используют такие продукты, как мука, сахар, корица, яйца, соль, какао, масло, различные виды начинок и т.д. Все это следует учитывать для понимания реальной картины ваших запасов и возможностей выпечки.

Для этого рекомендуем создать организацию вашего ассортимента. В системе Skynum – это удобная картотека.

Как она работает? Каждый продукт имеет свою карту товара, где указывается информация. Например, производитель для муки или модификации в виде разных вкусов карамели (клубничная, классическая или шоколадная). Также в карточке товара представлены все характеристики, приходная цена и актуальные остатки.

Итак, карта продуктов – это страница с полной информацией об определенном продукте, где вы быстро найдете все необходимое. Таким образом и происходит организация ассортимента.

Но картотека – это очень хорошо и удобно, но есть еще другие важные моменты учета, о которых точно следует помнить.

Платформа Skynum поддерживает все виды учета, которые важны для пекарни:

• Учет в двух единицах - подойдет для товаров, закупаемых в больших объемах, а используется в меньших (например, закупка муки или сахара в мешках, а использование в граммах или килограммах).
• Мультивалютный учет – при поступлении продуктов в другой валюте. К примеру, если вы производите закупку итальянской муки через иностранных поставщиков, то оприходование и продажа возможны в других валютах.
• Партийный метод учета – удобный способ оприходования товаров с возможностью указать срок годности.

Учет по сроку годности в пекарне

Отдельно нужно выделить учет по срокам годности, ведь залог успеха пекарни – вкусная и качественная продукция. Для этого необходимо контролировать сроки годности. Сделать это с каждым продуктом может быть сложно, тогда на помощь приходит использование сроков годности.

Программа Skynum позволяет осуществлять учет с учетом сроков годности. Для этого при поступлении продуктов партии задается срок годности. Проводится это еще в документе поступления от поставщика.

При этом в работе на платформе можно произвести настройку метода партийного учета. В его рамках будет происходить автоматическое списание продуктов с минимальным сроком годности. То есть тех, что скорее кончится.

При необходимости в работе с документами вы можете самостоятельно выбрать, какую продукцию списать, использовать на производство или реализовать.

Обратите внимание, что сроки годности могут относиться как к продуктам, так и к готовой продукции. К примеру, готовой выпечки.

Для удобства контроля сроков можно сгенерировать отчет по продукции со сроками годности. Это позволит быстро среагировать на истечение сроков.

Технологические карты пекарских изделий

Каждое пекарское изделие имеет свой рецепт, которого придерживаются повара. Но при чем же здесь технологическая карта? Технологическая карта – это и есть рецепт. Точнее, это перепись необходимых ингредиентов для изготовления одного изделия.

На платформе Skynum есть возможность создания технологической карты, где указываются все расходы – ингредиенты и их количество, а также стоимость вспомогательной работы.

Разберем на примере. В вашей пекарне изготовляют клубничный тарт. На его производство требуется определенное количество продуктов: 800 г клубники, 300 г муки, 200 г сахара, 5 г разрыхлителя, 150 г масла, 1 яйцо и т.д. Все это материальные затраты, которые должны быть указаны в технологической карте.

Отдельно есть и нематериальные издержки. Что туда можно отнести? Например, стоимость выпекания одного тарта или другие дополнительные расходы.

Наличие технологической карты позволяет автоматически рассчитывать себестоимость готовой продукции  ведь в системе подтягиваются данные об использованных ингредиентах и ​​их актуальной стоимости.

На самом деле это значительно облегчает работу, ведь в период нестабильной экономики цены на продукты могут постоянно меняться. Поэтому можно попасть в минус при продаже. Во избежание этой ситуации постоянный автоматический перерасчет себестоимости упростит вашу работу.

Учет процесса производства в пекарне

Ну, если есть продукты и технологическая карта, то должно быть и непосредственно производство. Не все программы для учета могут похвастаться наличием производства, но этот функционал очень важен.

Именно поэтому платформа Skynum реализовала его у себя. Имея тех. карту и все ингредиенты, вы сможете быстро произвести производство.

К примеру, вы планируете испечь пять клубничных тортов. Одно дело сделать, но необходимо это как-то записать и указать в учете. Для этого необходимо создать документ производства и указать в нем количество тортов.

После проведения этого документа использованные продукты спишутся со склада. Готовая выпечка же приходит на складе или в магазине.

Если как-то так произошло, что у вас недостаточно продуктов для выпечки, то можно быстро создать заказ поставщику. А уже дальше осуществить оприходование.

То есть любые процессы производства регулируются в системе Skynum очень быстро и просто. При этом вы сможете полностью управлять своими остатками и планировать производство.

Продажа и учет выпечки в пекарне

Представим, что наши торты готовы. Было достаточное количество продуктов, использовали технологическую карту и произвели производство. В результате в магазин было оприходовано пять тортов. Что с ними можно делать дальше?

Skynum полностью поддерживает реализацию готовой продукции. Таким образом, на этой же платформе вы можете производить продажи.

• Принимать предварительные заказы от других кафе, ресторанов или клиентов. Нужно создать документ заказа, а на основе него сгенерировать в дальнейшем товарную накладную.
• Продавать через товарную накладную для тех, кому необходим этот документ. Клиент хочет получить товарную накладную? Это совсем не проблема, ведь ее можно сгенерировать на основе произведенных продаж и распечатать или сбросить электронный вариант.
• Осуществлять реализацию через интернет-магазин. Думаете ли это неактуально для онлайн-бизнеса? Ошибаетесь! На сегодняшний день существует достаточно много интернет-магазинов, которые продают свои изделия и принимают заказы онлайн.

Кстати, если хотите попробовать свой пекарский бизнес вывести в онлайн, тогда Skynum в этом поможет. На платформе реализован конструктор интернет-магазина, где можно создать свой сайт для продаж. А есть еще интеграции с другими конструкторами интернет-магазинов.

• Использование кассы Скайнум.Касса. Если ваша пекарня работает рознично и обслуживает клиентов по принципу кафе, то Скайнум.Касса станет находкой. Вы сможете быстро осуществить все основные операции - продажа, заказ, возврат или даже служебные внесения или выдачи.

А также у вас будет возможность подключить ПРРО по потребностям, ведь Скайнум.Касса имеет интеграцию. Тогда ваши чеки смогут быть фискализованы сразу, а информация о совершенных операциях будет направляться в налоговую службу.

CRM приложение для пекарни

Ну а если речь пошла о продажах, то нужно упомянуть и о клиентах. Работа с покупателями очень важна, как и работа с контрагентами в целом. Вот почему нужно верно организовывать взаимодействие с ними.

Для этого на платформе Skynum есть возможность создания картотеки контрагентов, в которую входят и поставщики, и покупатели. Больше всего интересуют клиенты, поэтому вы можете полностью создать клиентскую базу.

Каждый контрагент имеет свою карту, где указывается вся нужная информация. Среди важнейшего – связанные документы, истории покупок и задолженность.

Помимо обычной базы клиентов также можно создать программы лояльности. Об этой теме можно говорить очень долго, но это очень актуально. В Skynum есть все базовые программы лояльности – бонусная, накопительная скидочная, специальные цены и т.д.

А еще можно запустить свои распродажи или часы для скидок. Это актуально для пекарень, которые после 20:00 хотят продать все остатки до следующего дня.

Итак, CRM система работает отлично для контроля вашего бизнеса и налаживания отношений с клиентами.

Подведем итоги?

Настал черед подвести итоги по учету в пекарне. Мы рассказали самые базовые основы, о которых нужно помнить в начале работы в пекарне. Более подробно узнать об этом можно в наших других статьях в Блоге.

Несмотря на это, все же можно сделать следующие выводы:

• Пекарня нуждается в учете продуктов и готовой продукции. Это позволяет контролировать сроки годности, имеющиеся остатки и анализировать все потребности.
• Учет обязан быть с качественным созданием. Только с использованием мощного функционала с технологическими картами, затратами и подсчетом себестоимости можно полностью контролировать работу пекарни.
• Взаимодействие с клиентами – очень важное. Иметь собственную клиентскую базу и запускать программы лояльности или скидки это важно, ведь это поможет лучше работать с покупателями.
• Лучше всего вести учет в специальной программе для учета. Skynum имеет подходящие возможности для пекарни, поэтому это будет удобное и качественное решение.

А если вы хотите узнать больше о преимуществах учета производства, то обязательно переходите на наш сайт, где собрана вся подробная информация.