Работа с документами занимает большой объем времени, несмотря на род деятельности бизнеса. Каждый предприниматель сталкивается с проблемой постоянного создания и ведения документации, но как улучшить этот процесс? Как сделать работу с документами более простой и менее затратной по времени?
Одним из вариантов упрощения ведения документации есть использование конструктора документов. В этой статье мы подробнее расскажем об этом средстве для облегченной работы.
Что такое конструктор документов для печати?
Конструктор документов – это специальный инструмент, позволяющий создавать и настраивать собственные шаблоны различных документов. В дальнейшем данные шаблоны можно распечатать или просто сгенерировать в PDF-файле и использовать в зависимости от ваших потребностей.
Конструкторы бывают нескольких типов. Чаще всего можно встретить следующие:
- Отдельные приложения конструкторов
- Встроенные конструкторы в другие платформы
Учитывая удобство и эффективность использования, лучшим вариантом является встроенный конструктор в платформу для автоматизации бизнеса и складского учета. За счет него вы можете без лишних нюансов создавать и использовать документы. Именно таким конструктором является Мастер шаблонов от Skynum. На его примере мы разберем такую работу с документами.
Мастер шаблонов в Skynum позволяет совмещать складской учет, автоматизацию бизнеса и документацию в одной системе. При этом именно на основе имеющихся данных будет происходить генерирование документов по шаблонам, которые вы зададите и создадите.
Кому подойдет Мастер шаблонов от Skynum?
Конcтруктор шаблонов – это универсальная удобная вещь, которая пригодится и малому, и среднему, и крупному бизнесу.
Данный Мастер шаблонов особенно будет актуален для торговых бизнесов. Среди них:
- продуктовые магазины и супермаркеты;
- магазины техники, компьютеров и смартфонов;
- магазины цветов;
- магазины одежды и обуви;
- аптеки;
- зоомагазины;
- ювелирные магазины;
- магазины автозапчастей и т.д.
То есть это идеальный вариант для бизнесов, реализующих разнообразные товары.
Кроме того, Мастер шаблонов также подойдет для бизнесов, предоставляющих услуги или производящих продукцию. Благодаря широкому функционалу Skynum конструктор поможет создать любой шаблон для всех типов документов.
Зачем нужен конструктор документов и какие документы можно в нем создать?
В первую очередь такой конструктор – это удобство. Благодаря налаженной системе и наличию готовых шаблонов, вы сможете улучшить большинство звеньев работы.
Сначала разберемся как работает Мастер шаблонов Skynum. На самом деле система достаточно проста и удобна в использовании. Для начала вы выбираете тип документа, который хотите создать, а затем переходить к работе с наполнением шаблона.
В Мастере шаблонов есть специальное поле для редактирования, куда и вносится вся необходимая информация. Это своего рода рабочая панель, которая выглядит следующим образом:
В результате вы можете вносить любые изменения – текст, логотип и другую информацию в поле для редактирования.
Еще одна очень важная и удобная функция – возможность добавления не только статических, но и динамических данных. Что это значит? Шаблоны - это лишь зарисовка конечного вида документа. Для получения документа на основе этого шаблона должны быть использованы реальные данные. Но ведь везде они разные, так как тогда быть?
Первый вариант – подставлять все вручную, но это же так долго и занимает немало времени. Поэтому команда Skynum поработала над этим и смогла использовать переменные данные.
Для этого используются специальные переменные, устанавливаемые на определенное место и обеспечивающие подтягивание актуальных данных из системы. Таким образом, вы получаете не просто шаблон, а окончательный готовый документ. Удобно быстро и упростит создание и печать документации в разы.
А теперь давайте нагляднее разберем, что можно получить в результате использования Мастера шаблонов от Skynum.
- Договоры
Договоры играют немаловажную роль в коммуникации с контрагентами – поставщиками и клиентами. Наличие шаблонов договоров позволяет сохранить самое ценное – ваше время и время ваших контрагентов.
Благодаря Мастеру шаблонов вы сможете всего в несколько кликов сгенерировать договор и распечатать его.
Контракт может смотреться хоть каким образом в зависимости от ваших пожеланий. Вот один из примеров:
- Гарантийные талоны
Магазины бытовой техники, компьютеров, смартфонов и гаджетов имеют свою особенность – потребность в гарантийных талонах. Лучшим решением является печать и предоставление гарантийных талонов в собственном дизайне.
Для этого тоже используют один устоявшийся шаблон и предоставляют его покупателям. Он может выглядеть следующим образом:
- Товарные накладные
При реализации продуктов нужно употреблять товарные накладные. Обычно они используются в печатном формате и добавляются в проданные товары при отгрузке или отправке.
Чтобы не тратить лишнее время на создание товарных накладных, которых может быть очень много в день, на платформе Skynum вы сможете сгенерировать данный документ по созданному шаблону.
Товарная накладная может иметь разный вид, вот один из примеров:
- Ценники
Ценники для товаров меняются и печатаются очень часто. При наличии широкого ассортимента достаточно сложно переписать или перепечатать ценники вручную.
С помощью Мастера шаблонов Skynum вы сможете задать определенный устойчивый шаблон и генерировать актуальные ценники с его использованием.
- Документы внутреннего учета
Без документов внутреннего учета не обойтись по складскому делу. Тем более, если у вас большое количество складов и магазинов.
Документами внутреннего учета являются перемещение, списание и оприходование на склад. Благодаря заблаговременному созданию одного базового шаблона для этих документов вы сможете без труда осуществлять документальный учет, а ваши сотрудники будут легко ориентироваться по данной документации.
Ниже представлен пример шаблона документа для перемещения:
- Инвентаризация
Инвентаризация занимает важную роль в складском учете, поэтому этому документу следует уделить большое значение. Так называемый акт инвентаризации может также выглядеть любой в зависимости от потребностей.
Платформа Skynum позволяет генерировать результаты инвентаризации на основе шаблона, созданного в Мастере шаблонов.
- Кассовые документы
Отдельного внимания заслуживают кассовые документы, используемые на постоянной основе. Для удобства лучше всего работать с одним шаблоном, по которому происходит создание и печать.
Платежные поручения могут выглядеть следующим образом:
Итак, как вы видите, в мастере шаблонов можно создать любой шаблон для ваших документов. При этом вы можете применять информацию, которая вам необходима, добавлять логотип, нумеровать страницы и улучшать визуальное оформление в соответствии с вашими потребностями.
Мастер шаблонов от Skynum – это универсальное средство для быстрой и эффективной работы с документами. С его помощью вы можете уменьшить время на бумажную документацию.
Ознакомьтесь с платформой автоматизации бизнеса уже сейчас и убедитесь в наших преимуществах на практике.