Организация рабочего процесса всегда занимает много времени. Особенно бывает сложно настроить работу сотрудников. При этом очень важно, чтобы каждый исполнял свои обязанности, но как же это обозначить? Именно для этого и существует должностная инструкция.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция - это своего рода документ, который хранит в себе информацию о задачах, обязанностях, правах и ответственности определенного работника. Все эти пункты напрямую зависят от квалификации и умений.

Если говорить простыми словами, то должностная инструкция является регламентом ежедневной работы сотрудника на конкретной должности. Также здесь конкретно обозначаются все требования к выбору персонала.

Зачем нужна должностная инструкция?

Многие относятся скептически к созданию так званных рабочих инструкций, но это большая ошибка. К примеру, в Кодексе законов о труде Украины в статье 29 прописывается первая обязанность работодателя - разъяснение ответственности, требований и обязанностей сотрудника. Должностная инструкция максимально качественно помогает с этим.

Кроме того, инспектор труда может выписать штраф при отсутствии данных документов.


Преимущества наличия рабочей инструкции:
  • Работодатель имеет возможность проследить за выполненной работой и оценить её согласно прописанных обязанностей.
  • Увольнение за неисполнение обязанностей также регламентируется должностной инструкцией.
  • Работник ознакомлен со всеми своими правами, обязанностями, дальнейшей оценкой выполненных задач, ответственностью за несоблюдение правил.
  • Помогает в поиске квалифицированного сотрудника на собеседованиях и т.д.

Как видите, должностная инструкция будет полезна и работодателю, и работникам. Она позволяет контролировать процесс, устанавливать меры и пределы.

Почему это важно на практике? Разберем как пример магазин одежды и продавца. Магазин работает с 10 утра до 6 вечера. Без регламента продавец может приходить и приступать к работе только в 10 утра. При наличии инструкции можно прописать все обязанности - приходить на рабочее место минимум за 20 минут до открытия, подготовить витрину, привести в порядок зал, открыть кассу. Это вроде бы мелочи, но такая структура позволяет правильно сформулировать задачи.

Как составить должностную инструкцию?

Для начала нужно определить некоторые общие условия и правила, которых стоит придерживаться.

Во-первых, создание должностной инструкции на основе специального документа, известного как Справочник квалификационных характеристик профессий работников. Здесь вы найдете все описания профессий и специальностей, которые есть в Классификаторе. Кроме него, вы можете использовать и ваши собственные требования, но не забывайте, что они не должны выходить за рамки законодательства.

Во-вторых, советуем создавать рабочие инструкции абсолютно для всех должностей. Это позволит вам избежать проблем в дальнейшем.

В-третьих, желательно оформлять инструкцию по специальной форме, беря во внимание структуру. Об этом мы еще поговорим ниже.

В-четвертых, обязательно вводите работников в курс дела с данной инструкцией. Помните об этом, когда её составляете, ведь именно этот документ позволит регламентировать работу.


Кроме того, существует определенная структура должностной инструкции, которая поможет ничего не упустить. Давайте о каждом пункте поговорим отдельно.

1. Общая информация / Общие положения

В этом пункте нужно расписать всё общее, что касается данной должности, - название, категория персонала (например, руководитель или тех. работник), название подраздела работы, наличие подчиненных.

Здесь также указывается информация о том, как принимают на должность и как можно уволиться с нее, регламентация процесса выхода на больничный, в отпуск или поездки в командировку.

2. Задачи и обязанности

Дальше начинаются более специфические разделы, которые нужно тщательно подписывать. Одним из главных является именно этот. Подойдите с ответственностью к описанию следующих пунктов:

  • виды работ;
  • группа вопросов, за которые отвечает работник;
  • перечень объектов, которые закреплены за работником;
  • обязанности согласно роду его деятельности (напоминаем, что для SMM-специалиста и продавца обязанности будут совершенно разные);
  • локальные задания, которые не указаны в Справочнике.

Будьте очень бдительны при создании этого раздела. От него зависит основная работа на этой должности.

3. Права

Не обязанностями одними! Не стоит забывать, что у каждого работника есть свои права, которые стоит расписывать и указывать. Они должны быть сформулированы точно и правильно, чтобы был организован предел ответственности.

К таким правам обычно относятся - получение информации, подготовленные условия работы, получение новых задач, безопасность на рабочем месте и так далее.

4. Ответственность

После того как сформировались задачи и права, нужно понимать, что должна быть ответственность за невыполнение этого или неверное выполнение. Здесь пишем следующие пункты:

  • формы ответственности;
  • критерии оценки работы;
  • границы личной ответственности;
  • штрафы или санкции за нарушения ответственности.
5. Должен знать

Этот раздел содержит информацию о знаниях сотрудника на данной должности. Сюда стоит отнести квалификационные знания, знания нормативно-правовых актов, законов и других документов, которые необходимы для качественного исполнения своих должностных обязанностей.


6. Квалификационные требования

Если в прошлом разделе речь шла о знаниях, то здесь - непосредственно про образование. Каким именно профессиональным образованием должен обладать кандидат? Сколько рабочего стажа нужно иметь? Какие дополнительные подтверждения своих знаний должен принести? На все эти вопросы нужно ответить в этом пункте.

7. Взаимоотношения по должности

Последним разделом является указание связей между различными сотрудниками или отделами. Зачастую любая работа не является изолированной и нуждается в коммуникации, поэтому это тоже нужно прописать.

Например, укажите порядок того, как согласуются различные документы, принимается товар и т.д.

Эти семь разделов помогут вам создать полную должностную инструкцию, которая убережет и вас, и ваших работников от возможных проблем.

Вместе с блогом от Skynum вы сможете узнать еще больше интересной и полезной информации для предпринимательства.