Работа с данными содержит немало нюансов, которые необходимо учесть. Есть случаи, когда определенную внесенную информацию нужно удалить. Это можно сделать самостоятельно ручным способом, но при больших объемах данных совершить такую операцию затруднительно. Для этого есть автоматические настройки среза данных с базы.
Срез базы данных - это возможность одномоментного извлечения информации из системы согласно заданным параметрам.
Эта опция значительно облегчает процесс работы в системе, так как вы избавляетесь от большого количества лишней информации, которая может влиять на скорость передачи данных. Именно поэтому не стоит бояться среза, но нужно взвешенно подходить к нему, ведь удаление безвозвратно.
Срезка может использоваться в разных случаях. Среди самых популярных можно отметить:
- удаление информации после тестирования платформы;
- обновленная работа с системой в начале каждого календарного года;
- при закрытии старого магазина и открытии нового;
- желание очистки платформы от информации до определенного периода и т.д.
Проведение среза базы данных
Чтобы выполнить срез, необходимо перейти в «Настройки» и из представленных разделов выбрать «Сервис».
Здесь будет доступно несколько вариантов среза базы данных. Выберите нужный для вас. О них более подробно мы поговорим дальше.
В зависимости от ситуации можно выбрать определенный вариант, по которому будет производиться срезка информации из базы данных. Разберем каждый из них и ситуации, когда они используются.
Тотальный вариант
Тотальный способ извлечения информации из базы данных наиболее радикален, ведь стираются абсолютно все данные. То есть программа сбрасывается до «заводских» настроек.
Такой вариант очень серьезный, ведь в системе не будет сохранено никакой информации.
Например, этот способ можно использовать, когда компания тестирует функционал программы, используя вымышленные ложные данные. После завершения тестирования необходимо удалить все и начать работу с «чистого листа».
Обратите внимание, что выполнение этой функции возможно только на данный момент. Проведение тотального среза невозможно другой датой.
Вариант по сохранению справочников
При использовании способа сохранения справочников определенная часть информации сохраняется, а именно справочники и карточки товаров.
Это необходимо, когда компания имеет обширную номенклатуру товаров, групп контрагентов, банков, налогов и других справочников, но при этом нужно удалить все произведенные операции. В этом случае будут изъяты документы, остатки и платежи.
Когда это нужно? К примеру, у вас закрылся магазин, но на его месте вы открываете новый. При этом у вас не будет остатка товаров и задолженностей с контрагентами. В таком случае даже при наличии остатков вы сможете внести их самостоятельно вручную.
Будьте внимательны, ведь вариант среза с сохранением справочников предусматривает также удаление всех операций на момент его выполнения без возможности выбора другой даты.
Вариант с сохранением остатков
При выполнении среза с сохранением остатков будет сохранена информация по справочникам, карточкам товаров, а также в безопасности будут остатки. При этом удаляются документы и платежи, осуществленные до этого.
Справочники и карточки товаров останутся в системе по аналогии как в варианте с сохранением справочников. Остатки же имеют некоторые особенности.
После такого вида среза будут автоматически созданы документы «Оприходование излишков» для товаров и «Исходящие финансовые остатки – Универсальные» для всех счетов, кроме касс, банков и контрагентов. Для этих документов будут созданы свои документы по остаткам в разделе «Финансы – Входные остатки». Информация по остаткам будет актуальна именно в то время и день, когда произошел срез, ведь выполнить эту функцию можно только в реальном времени.
Такой вариант можно использовать, когда закончился календарный год, и вы хотите начать работу, сохраняя все остатки, но при этом освободить базу данных.
Помните о том, что в этом случае вы не сможете проследить, по каким именно партиями и ценами поступили товары в остатке и где образовалась определенная задолженность по контрагентам.
Щадящий вариант
Щадящий срез считается наиболее безопасным и гибким способом удаления информации.
При этом вы сможете удалить все документы, кроме следующих: приходные накладные с остатками и неоплаченные продажи. Сохраненные документы станут полностью недоступны для редактирования, их деактивация тоже невозможна. Также будут сохранены карты товаров, справочники, финансовые и товарные остатки останутся без изменений.
Отличие этого варианта – возможность произвести срез с выбором даты. Например, вы можете указать 6 сентября, а значит, все данные к этому числу будут удалены. Информация после этой даты будет доступна.
Данный способ - отличный вариант, когда нужно проследить откуда появилась непогашенная задолженность и оставшийся приход товара.
Особенности среза базы данных
Чтобы срезать информацию из базы данных, необходимо иметь определенные права доступа. Таким образом, только пользователь с правами администратора может выполнять это действие. Обязательно не забывайте о том, какие последствия имеет срез и безвозвратное удаление информации, поэтому подходите к этому вопросу с особой тщательностью и обдуманностью.
Кроме того, в сам момент проведения срезки останавливаются абсолютно все действия в программе, включая продажи через Skypos.
Процесс удаления информации может занять некоторое время в зависимости от объема данных на платформе. Обычно это несколько минут.
Срез базы данных - это удобный способ быстрого удаления информации, но при этом очень ответственный и серьезный.
Вместе с платформой Skynum вы сможете работать легко и комфортно. Еще большее подробной информации о работе с системой читайте в нашей Базе знаний.