ERP-система хранит факты: заказ создан, платёж получен, товар поступил, с контрагентом есть договорённость. Но каждый факт может требовать следующего действия — проверить оплату, согласовать документ, сверить расхождения или подготовить отгрузку.

Задачи в Skynum связывают данные ERP с работой команды. У каждого поручения есть конкретное действие, исполнитель, срок, статус и ссылка на объект, которого оно касается. Сотрудник видит свой план в одном списке, а руководитель понимает, что уже выполняется, что запланировано на сегодня и кто отвечает за результат.

Простое правило: если работу должен выполнить конкретный человек, а результат нужно проконтролировать, создайте задачу.

Как выглядит рабочий цикл

Работа с задачей проходит пять понятных этапов:

  1. Зафиксируйте действие. Сформулируйте, какой результат нужно получить.
  2. Добавьте контекст. Свяжите работу с документом, платежом, контрагентом или диалогом.
  3. Назначьте ответственного. Выберите исполнителя, начало и срок выполнения.
  4. Работайте в одной карточке. Уточняйте детали в комментариях и переходите к связанному объекту.
  5. Зафиксируйте результат. Нажмите Выполнить, когда работа завершена.

Для ежедневной работы откройте Контроль → Задачи. Здесь собраны личные, нераспределённые, общие и завершённые задачи компании — в пределах прав доступа пользователя.

Создавайте задачи там, где возникла работа

Отдельную задачу можно создать кнопкой Новая задача в разделе Контроль → Задачи. Этот вариант подходит для внутренней работы, которая не связана с конкретной записью: подготовить отчёт, провести инвентаризацию или заказать упаковочные материалы.

Если поручение относится к конкретной операции, лучше создавать его непосредственно из рабочего объекта. В Skynum это можно сделать:

  • Документ или платёж — откройте вкладку Задачи.
  • Карточка контрагента — перейдите к задачам клиента или поставщика.
  • Диалог мессенджера — воспользуйтесь действием Создать задачу.

Созданная таким способом задача сохраняет связь с предметом работы. Исполнитель сразу понимает контекст и переходит к нужному документу, оплате, контрагенту или переписке без дополнительного поиска.

Как сформулировать понятную задачу

Название должно описывать действие, а не тему. Сравните:

  • Клиент Мечта — непонятно, что нужно сделать;
  • Подтвердить оплату от ООО «Мечта» — есть конкретное действие и понятный результат.

В форме доступны поля:

  • Задача — краткое название действия;
  • Начало — когда нужно приступить к работе;
  • Статус — настроенное компанией обозначение: этап, категория или приоритет;
  • Срок выполнения — момент, к которому нужен результат;
  • Исполнитель — один ответственный пользователь;
  • Описание — условия, ожидаемый результат и важные детали.

Если не менять исполнителя, новая задача будет назначена вам. Чтобы передать её другому сотруднику, выберите пользователя в поле Исполнитель. Чтобы отправить работу в общую очередь, очистите это поле перед сохранением.

Как задачи помогают в ежедневных ERP-процессах

Контроль оплаты заказа

Менеджер ожидает оплату по заказу покупателя №1042. Вместо отдельного сообщения бухгалтеру он создаёт задачу из документа: Проверить зачисление оплаты по заказу №1042, назначает финансового специалиста и указывает срок.

Исполнитель получает уведомление, открывает задачу во вкладке Мои и переходит прямо к связанному заказу. После проверки он фиксирует результат в комментарии и выполняет задачу. Менеджер видит результат без дополнительных уточнений, а история действия остаётся рядом с заказом.

Проверка поступления товаров

В документе поступления обнаружили расхождение между ожидаемым и фактическим количеством товара. Ответственный создаёт из документа задачу Проверить расхождения в поступлении товаров, назначает кладовщика и указывает в описании, какие позиции нужно сверить.

Кладовщик открывает документ из карточки задачи, проверяет товары и оставляет итог в комментарии. Все участники работают с одним объектом, поэтому номер документа, перечень товаров и результат проверки не рассеиваются между разными каналами коммуникации.

Подготовка производства

Перед началом производства нужно проверить, правильно ли подобраны материалы и готов ли документ к работе. На вкладке Задачи документа Производство продукции ответственный создаёт задачу Проверить материалы для производства продукции №44, назначает сотрудника производства и устанавливает срок до запланированного начала.

Исполнитель переходит из задачи прямо к производственному документу, открывает вкладку Материалы, проверяет технологические карты, состав и количество сырья. Результат он фиксирует в комментарии и выполняет задачу. Документ, продукция, материалы, срок и ответственный остаются в одном рабочем контексте — производство можно начинать на основе проверенных данных.

Главное преимущество: задача работает не отдельно от учёта, а вместе с ним. Сотрудник видит действие, срок и ответственного, а одним переходом открывает документ, платёж или контрагента со всеми актуальными данными.

Что исполнитель видит каждый день

Вкладка Мои — основной рабочий список сотрудника. Открытые задачи автоматически распределяются на четыре группы:

  • Просроченные — срок уже истёк;
  • На сегодня — работу нужно начать или завершить сегодня;
  • Будущие — начало или срок приходится на следующие дни;
  • Без срока — дата начала и срок не указаны.

Если начало установлено на более позднее время сегодня, задача всё равно уже находится в группе На сегодня. Это помогает с утра увидеть весь план дня, а не ждать наступления конкретного часа.

Счётчик возле Мои показывает объём актуальной работы: задачи, которые уже нужно начать, а также задачи со сроком сегодня или ранее. Сотрудник сразу видит нагрузку, а группы помогают начать день с самых актуальных действий.

Вкладки для личной и командной работы

  • Мои — открытые задачи, где вы являетесь исполнителем.
  • Нераспределённые — общая очередь открытых задач без исполнителя.
  • Все — доступные вам открытые задачи компании.
  • Завершённые — выполненные задачи, которые вы имеете право просматривать.

Нераспределённая очередь полезна для работы, которую может взять любой участник команды: проверить новый запрос, обработать обращение или сверить документ. Откройте вкладку Нераспределённые и нажмите Забрать. Вы станете исполнителем, задача переместится в Мои, а её владелец получит уведомление.

Очередь защищает команду от двойной работы: забрать одну нераспределённую задачу может только один пользователь. После этого у задачи появляется исполнитель, а сама задача покидает общую очередь.

Сортировка и приоритизация задач

В списке есть два способа организовать работу.

Свой порядок позволяет перетаскивать задачи вручную внутри одной группы. Разместите сверху то, что имеет наибольшее значение именно сейчас. Ручная позиция является общей: если изменить её во вкладке Все, она сохранится и в других списках, где отображается эта задача.

По сроку автоматически сортирует задачи по датам. Этот режим подходит для объективного контроля сроков, а ручная приоритизация остаётся доступной в режиме Свой порядок.

Команда Упорядочить работает иначе: она один раз перезаписывает ручной порядок текущего отфильтрованного списка по срокам. Используйте её, когда хотите сделать порядок по датам новой основой для дальнейшего ручного планирования.

Поиск и фильтры

Когда задач много, используйте фильтры по сроку, владельцу, исполнителю и статусу. Поиск проверяет название и описание, поэтому в названии стоит использовать слова, по которым работу легко найти: название клиента, номер документа или конкретное действие.

Через настройки таблицы можно добавить колонки с предметом, источником, владельцем, временем создания, обновления или выполнения. Так менеджер может собрать компактный список для ежедневной работы, а руководитель — более широкий обзор для контроля команды.

Комментарии и уведомления

Задача является частью более широкого цикла, в котором команда обсуждает ситуацию рядом с данными ERP, адресует реплику нужному коллеге и превращает решение в контролируемое действие. Подробнее обо всём подходе: совместная работа в Skynum.

Комментарии сохраняют уточнения и результат рядом с задачей. Новые реплики появляются над предыдущими, а отправить текст можно кнопкой Отправить или комбинацией Ctrl + Enter.

Чтобы продолжить конкретную часть обсуждения, нажмите Ответить под нужной репликой. Её автор получит адресное уведомление, а в ответе останется ссылка на исходный комментарий. Если к работе нужно привлечь другого коллегу, введите @, начните набирать имя и выберите пользователя из списка.

Обычный комментарий уведомляет владельца и исполнителя задачи, кроме автора. Если один пользователь одновременно является адресатом ответа, упомянутым коллегой или участником задачи, Skynum покажет ему одно уведомление. Оно появится во время работы без обновления страницы, а счётчик возле колокольчика сразу изменится. Нажатие откроет карточку на нужном комментарии, поэтому искать реплику в истории не придётся.

Не дублируйте в комментариях структурированные данные: срок изменяйте в поле Срок выполнения, ответственного — в поле Исполнитель, а настроенную метку — в поле Статус.

Уведомления также поступают, когда:

  • Пользователю назначили или переназначили задачу.
  • Сотрудник забрал работу из общей очереди.
  • Задачу выполнили.
  • Задачу вернули в работу.

Статус как этап, метка или приоритет

Поле Статус можно адаптировать к способу работы команды. Компания самостоятельно создаёт значения, задаёт их цвета и порядок. Поэтому статус может обозначать:

  • Этап процесса — «Новое», «В работе», «На согласовании».
  • Категорию или метку — «Оплата», «Склад», «Работа с клиентом».
  • Приоритет — «Срочно», «Высокий», «Плановый».

У одной задачи может быть одно такое обозначение. Если статусы используются как этапы, для них можно настроить разрешённые переходы. Если как приоритеты или метки — цвет поможет быстро различать задачи в списке.

Факт завершения фиксируется отдельно кнопкой Выполнить. Благодаря этому команда свободно использует статусы в своём бизнес-смысле, а Skynum независимо сохраняет точный результат работы и переносит задачу в Завершённые. Чтобы продолжить работу, откройте её в этой вкладке и нажмите В работу.

Как подготовить задачи для команды

Перед запуском определите простые правила:

  1. Определите, что будут обозначать статусы: этап, категорию или приоритет.
  2. Договоритесь, кто создаёт и назначает задачи.
  3. Настройте, кто видит только собственную работу, а кто — всю команду.
  4. Решите, какие поручения попадают в нераспределённую очередь.
  5. Зафиксируйте, когда сотрудник должен нажимать Выполнить.

Статусы настраиваются в разделе Настройки → Статусы → Задачи. Права — в разделе Настройки → Пользователи → Роли компании, на вкладке Координация в строке Задачи.

Для просмотра и редактирования можно предоставить доступ только к задачам пользователя, к собственным и назначенным ему задачам либо ко всем задачам компании. Создание и удаление настраиваются отдельно.

Семь правил полезной задачи

  1. Начинайте название с действия: проверить, согласовать, сверить, подготовить.
  2. Оставляйте одного ответственного. Если работа переходит между ролями, создавайте отдельные задачи для отдельных результатов.
  3. Устанавливайте срок только там, где он действительно есть. Задача без срока лучше, чем случайная дата.
  4. Создавайте задачу из рабочего объекта, когда исполнителю нужен документ, платёж, контрагент или диалог.
  5. Договоритесь о едином смысле статусов, чтобы команда одинаково понимала этапы, метки или приоритеты.
  6. Фиксируйте итог в комментарии, если он понадобится владельцу или коллегам.
  7. Закрывайте работу кнопкой «Выполнить», чтобы список открытых задач оставался актуальным.

Начните с одного процесса

Для внедрения выберите один повторяющийся процесс: контроль оплат, проверку поступлений или согласование документов. Договоритесь о названиях, сроках, ответственных и моменте завершения, а затем распространяйте удобный подход на другие команды.

Подробные пошаговые инструкции со всеми полями, фильтрами и правилами доступа собраны в разделе Задачи полной документации Skynum.

Итог

Задачи в Skynum связывают работу человека с операционным контекстом ERP. Сотрудник видит, что нужно сделать сегодня, сразу переходит к нужному документу, платежу или контрагенту, обсуждает детали в одном месте и фиксирует выполнение. Команда получает понятный путь от данных и договорённостей к контролируемому результату.