Современный мир не стоит на месте, а технологии внедряются в каждую сферу нашей жизни, поэтому неудивительно, что уже на государственном уровне происходит полная компьютерная автоматизация. После запуска приложения «Дія» многое изменилось. Это коснулось и трудовой документации, а именно под прицел попала цифровая трудовая книжка.
Электронная трудовая книжка - это своего рода полный аналог бумажной трудовой книги в электронном виде.
Трудовая электронная книжка - преимущества:
- возможность хранения всех данных о местах работы гражданина в одной облачной системе;
- избавление от бумажной волокиты;
- синхронизация между разными организациями и предприятиями;
- снижение риска потери бумажного варианта и дальнейших проблем с восстановлением;
- автоматический расчет и начисление пенсионных выплат (пока что только планируется).
Когда трудовая книжка электронная должна быть внедрена на предприятии?
Начнем с того, что официально закон о вводе такого рода документа как электронная трудовая вступает в действие с 10 июня 2021 года, но это не является конечной датой.
Согласно закону все государственные и негосударственные предприятия, организации и компании должны внедрить цифровые трудовые книжки в течение пяти лет. За это время планируется, что Пенсионный фонд сможет полностью внести данные в Реестр деятельности сотрудников.
Учтите, что есть ряд положений, в которых указано, что не Пенсионный фонд, а именно работодатель или сотрудник должны заняться внесением информации.
Электронная трудовая книжка Украина - как внедрить?
Ведение трудовой книжки в электронном виде несложная задача, но со всем нужно разобраться. В том числе и с правильной регистрацией и внесения данных. Давайте вместе разберем алгоритм.
Шаг 1. Регистрация или вход на сайт электронных услуг от Пенсионного фонда
Войти или зарегистрироваться на портале можно при помощи электронной цифровой подписи, которая используется сейчас во множествах государственных предприятиях.
У нас есть пошаговая инструкция о том, как получить электронную цифровую подпись бесплатно, не выходя из дома.
Без ЭЦП зарегистрироваться можно, но займет это много времени, ведь для начала вам придется взять регистрационный код в местном представительстве Пенсионного фонда.
Шаг 2. Проверка бумажной трудовой книжки на наличие ошибок
Чтобы избежать дальнейшей волокиты, советуем вам сразу проверить документы на предмет ошибок. Обязательно посмотрите Ф.И.О. и все места работы, которые были внесены у сотрудника до начала работы с вами.
Шаг 3. Сканирование бумажной трудовой книги
Сейчас мы перешли к самому важному моменту - сканирование трудовой книжки. Тут есть и свои отдельные требования:
- должны быть отсканированы такие документы - бумажная трудовая книжка и согласие на обработку данных сотрудника, чья книга проходит сканирование;
- сканы должны быть сделаны качественно и в цвете, все надписи остаются читабельными;
- отправляйте либо отдельным PDF-файлом все сканы, либо каждый отдельно в формате JPG.
Шаг 4. Непосредственное заполненное электронной трудовой книжки
Когда вы перейдете в свой личный кабинет, нажмите «Комунікації з ПФУ» и далее «Відомості про трудові відносини». Вам откроется страница, где нужно указать информацию о сотруднике, копии трудовой книжки и в конце поставить подпись под анкетой.
Окончательно сформированная трудовая книжка электронная считается в том случае, когда все данные, сканы отправлены, а должностное лицо представителя подтвердит обработку информации.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Конечно же, бумажные трудовые книжки никуда не денутся и не уйдут из нашей жизни навсегда. Даже спустя пять лет переходного периода они будут действительны. Просто теперь бумажный вариант не считается обязательным.
Тем не менее при желании сотрудника получить старый образец трудовой книжки, работодатель не может отказаться. В таком случае заполняется и трудовая книжка онлайн, и бумажная.
Как видите трудовая книжка 2021 - это не такая уж и большая проблема ни для работодателя, ни для сотрудника. В ближайшее пять лет законодательством Украины официально могут использоваться электронная и бумажная трудовая книга, а дальше будем следить за обновлениями.