Начислить зарплату — половина дела. Дальше деньги нужно выдать: кому-то на карту через банк, кому-то наличными из кассы, одному — раньше всех, потому что он увольняется. Потом уплатить налоги и убедиться, что после всего этого никто никому не должен. Именно здесь в таблицах теряются суммы: аванс выдали, а в расчёте не учли; зарплату за ноябрь заплатили в декабре и забыли, к какому месяцу она относится.
В Skynum выплата — продолжение расчёта. Авансовая и зарплатная ведомости сами собирают людей и суммы, каждая выплаченная ведомость и каждый кассовый ордер становятся платежом в разделе Финансы, а платежи по налогам система создаёт сама с суммой, которую бюджет ожидает именно сейчас. Вы выбираете, кому и как платить, а суммы считает Skynum.
Простое правило: аванс выплачивают до того, как подтверждён расчёт за месяц, зарплату — после. Skynum не даст сделать наоборот.
Это продолжение серии о зарплате в Skynum. Как принять сотрудников и дойти до первой выплаты — в статье Зарплата: от первого сотрудника до выплаты. Здесь — всё о деньгах: как считается аванс, как ведомость проходит путь до выплаты, как выдать зарплату одному человеку, что означают долги на границе месяцев и как уплатить налоги.
Как деньги проходят месяц
Ежемесячно выплаты идут в таком порядке:
- Аванс в середине месяца. Авансовая ведомость на всех или кассовый ордер одному человеку.
- Расчёт в конце месяца. Выданный аванс попадает в расчёт и уменьшает сумму к выдаче.
- Зарплата после подтверждения расчёта. Зарплатная ведомость или кассовый ордер.
- Налоги после каждой выплаты. Платёж по каждому налогу Skynum создаёт сам — остаётся проверить и активировать.
Ведомости и налоги — на вкладке Зарплата → Выплаты: Авансовые ведомости, Зарплатные ведомости и Оплата налогов, всегда в пределах выбранного учётного месяца. Кассовые ордера — в разделе Финансы.
Сколько платить авансом
Аванс в Skynum уже посчитан, настраивать ничего не нужно. В новой компании аванс — это зарплата за рабочие дни с 1 по 15 число по табелю, после удержания НДФЛ и военного сбора. Администратор с окладом 21 000 в месяце с 21 рабочим днём, из которых 10 приходится на первую половину, получает 7 700: начислено 10 000, удержано 2 300 налогов. Кассир с оплатой 800 за смену, 8 смен до 15-го, — 4 928.
Метод расчёта аванса задан в Зарплата → Конфигурация → Параметры, поле Метод расчета аванса, — один на всю компанию. Методов три:
- За фактически отработанное время — стоит в новой компании: зарплата за рабочие дни с 1 по 15 число по табелю. Администратор: начислено 10 000, на руки 7 700.
- Аванс до вычета налогов (брутто) — процент от оклада начисляют и удерживают с него налоги. 50% от 21 000: начислено 10 500, на руки 8 085.
- Аванс после вычета налогов (нетто) — процент от оклада это сумма на руки, налоги считаются сверх неё. Те же 50%: на руки ровно 10 500.
Если в вашей компании аванс — процент от оклада, выберите брутто или нетто и задайте процент в поле Процент аванса от зарплаты по умолчанию.
Если одному человеку нужно выдать авансом другую сумму, чем вышло по табелю, сделайте это кассовым ордером — как именно, описано ниже. При брутто и нетто отдельному человеку можно задать свой процент или фиксированную сумму: откройте его карточку, вкладку Правила расчётов, правило Аванс; для фиксированной суммы в поле Для расчета суммы использовать выберите Сумма из текущего правила, впишите сумму и поставьте 100%.
Авансовая ведомость
Откройте Выплаты → Авансовые ведомости и нажмите Создать ведомость. Укажите филиал, Дату ведомости и Дату выплаты, выберите Форму оплаты — безналично или наличными — и, в зависимости от неё, Банковский счет или Кассу. Если отделов несколько, выберите ещё и отдел. Сохраните. Skynum сам добавит в ведомость всех, кому платят так, как вы выбрали, — на карту или наличными, — и посчитает каждому аванс.
Перед вами список сотрудников. Напротив каждого — начисленный аванс и Сумма к выплате: сколько выдать на руки после удержания НДФЛ и военного сбора. С аванса удерживаются только налоги; алименты и другие удержания Skynum удержит в расчёте за месяц. Суммы в ведомости не редактируют — Skynum считает их сам. Нужна кому-то другая сумма аванса — выдайте её кассовым ордером, как описано ниже.
Одна ведомость — одна форма оплаты. Если части людей платят на карту, а части наличными, создайте две ведомости: безналичную со счётом и наличную с кассой. Так же создавайте отдельную ведомость на каждый отдел, если их несколько. Если кого-то в ведомости нет, проверьте в его карточке форму оплаты и правило Аванс на вкладке Правила расчётов.
Выплатите аванс
Если деньги выдаёте сразу — нажмите Выплатить. Ведомость отмечается выплаченной, в Финансы → Касса или Банк появляется платёж «Авансовая платежная ведомость», а в расчёте за месяц аванс каждого стоит как уже выданный.
Если деньги выдадут позже — ведомость идёт кассиру или в банк, — нажмите Утвердить. После этого суммы изменить нельзя, а дату выплаты, счёт или кассу — можно. Когда деньги выданы, нажмите Выплатить. Утверждённую ведомость возвращает в черновик кнопка Вернуть в черновик, черновик удаляет Действия → Удалить.
Отправьте ведомость в банк
Для безналичной ведомости кнопка Экспорт формирует файл под ваш банк: Privat24, Ukrsibbank, Pumb, а также Oschadbank, Raiffeisen и Универсальная в формате iBank2, или Стандартная таблица в Excel. Загрузите файл в клиент-банк, а когда банк провёл выплату, нажмите в ведомости Выплатить. Для наличной ведомости экспорт сразу даёт стандартную таблицу.
Файл собирается из карточек, поэтому перед первой выплатой проверьте реквизиты:
- В карточке сотрудника — IBAN, налоговый номер, табельный номер и банк.
- В Настройка → Справочники → Банки — МФО банка; его требует Pumb.
- В карточке филиала — расчётный счёт, банк и ЕГРПОУ; они идут в файл iBank2 как реквизиты плательщика.
Если банк отклонил файл, чаще всего причина — пустой реквизит. Заполните его и выгрузите файл снова; ведомость пересоздавать не нужно.
Выдайте наличные под подпись
Для наличной ведомости нажмите Печать — Skynum сформирует платёжную ведомость: компания, отдел, дата, по каждому сотруднику табельный номер, сумма к выплате и графа для отметки о получении, итог и сумма прописью. Кассир выдаёт деньги под подпись.
Зарплатная ведомость
Создавайте зарплатную ведомость после того, как подтвердили расчёт за месяц на вкладке Расчет. Если у кого-то расчёт ещё не подтверждён, Skynum ведомость не создаст.
Откройте Выплаты → Зарплатные ведомости, нажмите Создать ведомость, укажите филиал, Дату ведомости, Дату выплаты, Форму оплаты и счёт или кассу, сохраните.
Skynum добавит в ведомость всех с выбранной формой оплаты; сумма каждого — К выдаче из его расчёта. Если кому-то часть уже выдали кассовым ордером, в ведомости стоит остаток. Дальше те же шаги: файл для банка или печать, при необходимости Утвердить, и Выплатить.
После выплаты на вкладке Расчет видно, что зарплата выдана, а долг компании перед сотрудником закрыт. В Финансы → Касса или Банк стоит платёж «Зарплатная платежная ведомость».
Выплата отдельному человеку кассовым ордером
Когда деньги нужны одному человеку вне ведомости — аванс другой суммой, чем по правилу, или зарплата тому, кто увольняется, — оформите расходный кассовый ордер:
- Откройте Финансы → Касса, нажмите Новый платеж → Расходный.
- В поле Тип платежа выберите Расчеты с сотрудниками, затем сотрудника.
- В поле Учётный месяц выберите месяц, к которому относится выплата.
- Для аванса включите Аванс сотруднику; для зарплаты оставьте выключенным.
- Укажите сумму и дату в пределах учётного месяца, сохраните и нажмите Активировать.
Сумму авансового ордера вы указываете сами — правило аванса здесь не действует. Ордер на зарплату Skynum активирует только после подтверждения расчёта и не больше чем на сумму, которая ещё не выдана; если ввести больше, он скажет, что сумма превышает доступную.
Все выплаты ордерами собраны в отчёте Зарплата → Отчеты → Прямые выплаты: период, тип — аванс или зарплата, сотрудник, касса, сумма. Это ответ на вопрос «почему в ведомости меньшая сумма, чем к выдаче»: разница — ордера.
Долги на границе месяцев
На вкладке Расчет есть Долг на начало месяца и Долг на конец месяца, каждый с делением на Сотрудника и Компании. Читаются они так:
- Долг сотрудника — человеку выдали больше, чем пока начислено. До подтверждения расчёта здесь стоит выданный аванс, и это нормально.
- Долг компании — компания должна человеку. После подтверждения расчёта здесь появляется сумма к выдаче, а после выплаты ведомости с датой в этом же месяце — исчезает.
Если зарплату за ноябрь выплатили 5 декабря, в ноябрьском расчёте долг компании на конец месяца останется: на 30 ноября деньги ещё не были выданы. Он перейдёт в декабрь как долг на начало месяца и закроется там выплатой. Так же ведёт себя отчёт Обороты.
Налоги
Налоги перечисляют при каждой выплате: с аванса — в день аванса, с зарплаты — в день зарплаты. Платежи Skynum создаёт сам. Откройте Зарплата → Выплаты → Оплата налогов, нажмите Создать платежи, выберите счёт, с которого платите, и нажмите Создать. Появятся три платежа — на НДФЛ, военный сбор и ЕСВ, — каждый с учреждением-получателем, сегодняшней датой и суммой, которую бюджет ожидает на сегодня. Проверьте суммы и нажмите Активировать платежи.
Сумма платежа — это налоги со всех подтверждённых расчётов и выплаченных авансов за минусом уже уплаченного. Поэтому за месяц налоги платят дважды: после аванса и после зарплаты.
Суммы легко сверить с расчётом: НДФЛ и военный сбор — это удержания сотрудников, ЕСВ — отдельная сумма рядом с каждым. Если нажать Создать платежи ещё раз, неактивированные платежи месяца Skynum заменит новыми с текущими суммами — удвоения не будет. Платежи видны и в Финансы → Банк как расходные платежи типа Зарплатные налоги и сборы.
Алименты и другие удержания
Алименты, профсоюзные или другие взносы удерживаются из зарплаты правилом в карточке сотрудника. Откройте его карточку, вкладку Правила расчётов, нажмите Добавить и выберите удержание, например Аліменти. В правиле укажите получателя — в поле Кому будет направлено, — базу в поле Для расчета суммы использовать и Процент, например 25% от суммы начислений после удержаний. Skynum удерживает эту сумму один раз в месяц, в расчёте зарплаты; с аванса такие удержания не делаются. Все правила и их поля описаны в справке Правила расчётов.
После подтверждения расчёта удержанная сумма становится долгом компании перед получателем — человеком или организацией из правила. Откройте карточку получателя в разделе Контрагенты: долг виден как Наша задолженность.
Перечислите эту сумму обычным платежом: в Финансы → Банк или Касса нажмите Новый платеж → Расходный, выберите тип Дебиторы и кредиторы, получателя и сумму долга, сохраните и нажмите Активировать. Долг закрыт — в карточке получателя задолженности нет.
Проверьте, что долгов нет
Когда аванс, зарплата и налоги за месяц выплачены, откройте отчёт Зарплата → Отчеты → Обороты. По четырём направлениям — налоги, обязательные платежи, ЕСВ и зарплата — видны долг на начало месяца, начислено и уплачено за месяц и долг на конец. Когда всё выплачено и уплачено в пределах месяца, на конец долгов нет.
Если нужно что-то отменить
Выплату ведомости отменяет кнопка Отменить выплату: ведомость возвращается в черновик, и её можно пересчитать или удалить. Выплату аванса можно отменить, пока расчёт за месяц не подтверждён; выплату зарплаты — пока не подтверждён расчёт за следующий месяц. Если расчёт уже подтверждён, сначала отмените подтверждение на вкладке Расчет, потом выплату.
Кассовый ордер деактивируют в Финансах. Для авансового ордера действует то же правило: пока расчёт за месяц подтверждён, сначала отмените подтверждение.
Как это работает в жизни
Все на карту, один наличными
В компании всем платят на карту, и охранник попросил наличными. Бухгалтер ставит в его карточке Форму оплаты — Наличными. В середине месяца создаёт две авансовые ведомости: безналичную со счётом — в ней администратор, бухгалтер и кассир — и наличную с кассой, в которой один охранник. Для первой выгружает файл для банка, после зачисления нажимает Выплатить; вторую печатает, кассир выдаёт деньги под подпись, и бухгалтер так же нажимает Выплатить. Обе выплаты видны в Финансы → Банк и Касса, а в расчёте за месяц у каждого стоит его аванс.
Зарплата пятого числа следующего месяца
Компания платит зарплату 5-го числа следующего месяца. В конце ноября бухгалтер подтверждает расчёт, создаёт зарплатную ведомость с датой выплаты 5 декабря и нажимает Утвердить. В ноябрьском расчёте долг компании на конец месяца равен сумме к выдаче — так и должно быть. 5 декабря ведомость выплачивают, и в декабрьском расчёте этот долг стоит на начало месяца и закрывается выплатой. Отчёт Обороты за декабрь показывает то же.
Расчёт при увольнении
Администратор увольняется 19 ноября, и деньги ему нужны в день увольнения. После записи об увольнении и документа с компенсацией бухгалтер открывает его расчёт за ноябрь и подтверждает только его — в карточке расчёта есть своя кнопка Активировать. К выдаче 6 160: начислено 18 000, удержано 4 140 налогов, аванс 7 700 уже выдан. Эту сумму выдают кассовым ордером с типом Расчеты с сотрудниками с датой 19.11. Когда в конце месяца создаётся зарплатная ведомость, администратора в ней уже нет — его сумма выдана ордером, и отчёт Прямые выплаты это показывает.
Практические правила
- Заполните IBAN, налоговый номер и банк в карточках до первой безналичной ведомости — файл для банка собирается из них.
- Ставьте в ведомости реальную дату выплаты: от неё зависит, в каком месяце закроется долг.
- Аванс — до подтверждения расчёта, зарплата — после; налоги — после каждой выплаты.
- Выплаты вне ведомости делайте ордерами, а не правкой ведомости: так они видны в отчёте Прямые выплаты.
- Закрывая месяц, смотрите Обороты: на конец месяца долгов быть не должно, кроме тех, что вы сознательно перенесли на следующий.
Итог
Выплата зарплаты в Skynum — это несколько кнопок, за которыми стоит полный учёт. Ведомости заполняются сами, файл для банка готов за секунду, налоги уплачиваются в два клика, а каждая гривна, выданная сотруднику или бюджету, сразу видна в финансах и в отчёте Обороты. Зарплату больше не нужно сверять с кассой и банком: они в одной системе и не могут разойтись. Пошаговые инструкции по ведомостям, ордерам и налогам — в разделе справки Выплата зарплаты.