В этой инструкции вы ознакомитесь с основными шагами по начислению и выплате заработной платы сотрудникам с помощью платформы Скайнум.

Шаги работы с модулем заработной платы

I. Настройка и заполнение справочников – выполняется один раз, в дальнейшем дополнения вносятся по необходимости

II. Заполнение карт сотрудников - выполняется при создании сотрудника в системе, включает следующие действия:

  • создание Карточки сотрудника, связывание сотрудника с соответствующим пользователем в системе
  • создание Карьеры (карты служебного перемещения)
  • создание Правил расчетов (создание и настройка карт долгосрочных начислений и удержаний по зарплате сотрудника)

III. Создание расчетной ведомости – выполняется в начале каждого месяца

IV. Создание первичных документов – выполняется в начале каждого месяца

V. Создание и активация авансовой платежной ведомости – выполняется в первой половине месяца

VI. Расчет, активация расчетной ведомости – производится в конце каждого месяца

VII. Создание, активация ведомости на выплату зарплаты – выполняется в конце каждого месяца

VIІI. Уплата зарплатных налогов – выполняется каждый раз при выплате зарплаты

Шаги от III до VIII повторяются ежемесячно.
Рассмотрим подробно все шаги.
Перейдите к разделу Зарплата. 
Раздел содержит подразделы: Персонал, Расчет и выплаты, Первичные документы, Учет времени, Конфигурация, Отчеты, а также поле выбора учетного месяца.



I. Настройка и заполнение справочников

1. Раздел Зарплата – Конфигурация

1.1 Отделы, подразделения

По умолчанию здесь уже созданы отделы. Удалите ненужные, создайте те, которых вам не хватает. Имейте в виду, что выплатные ведомости по зарплате будут формироваться по отделам, поэтому если вам будет удобно формировать одну ведомость на всех работников, то создайте всего один отдел.

1.2 Должности

Удалите лишние должности сотрудников или создайте отсутствующие.

1.3 Правила расчетов

Это правила расчетов с использованием долгосрочных начислений и удержаний в целом для всех сотрудников. Как создавать такие правила будет разъяснено в разделе II пункт 3.

1.4 Параметры

Метод расчета аванса

В настройке "Метод расчета аванса" выберите подходящий вариант метода, по которому будет рассчитываться аванс.

  • Аванс после вычета налогов (нетто)

Этот вариант используется, когда нужно выдавать на руки конкретную сумму (так называемый "чистый аванс"). Он рассчитывается из условной базы зарплаты, рассчитываемой исходя из суммы чистого аванса. Сама же сумма чистого аванса указывается в настройках Правила расчета (об этом будет далее в пункте "Создание правил расчетов").

  • Аванс до вычета налогов (брутто)

Сумма аванса исчисляется как процент от оклада (или указанной точной величины в настройках Правила расчета), с нее удерживаются обязательные налоги, результат выплачивается сотруднику.

Процент аванса по умолчанию

Указывается процент от суммы начислений за месяц, который будет устанавливаться по умолчанию для расчета аванса создаваемых Правил расчетов каждого работника.

2. Раздел Зарплата – Учет времени – Графики

В этом разделе создаются и редактируются графики рабочего времени. Может существовать несколько графиков, если в вашей компании часть персонала работает по другому графику. 

Каждый график продолжают по годам.

Для нового графика нажмите кнопку "Добавить график". Укажите его название и сохраните.
Теперь вы можете добавлять в график расписания каждый год.

Нажмите кнопку "Сгенерировать график в год". Укажите год, продолжительность рабочего дня и нажмите кнопку "Подтвердить".

Окно графика автоматически адаптируется к размерам вашего экрана.

Сразу можно установить дополнительные выходные или праздничные дни, а также указать для отдельных дней отличное от других значение количества рабочих часов. Для этого нужно нажать нужный день в графике, установить значение и сохранить.

Редактирование графика возможно, если месяц, в котором вы хотите делать редактирование еще не начался в бухгалтерском учете на платформе. То есть если, например, вы начали создавать расчетные сведения за май текущего года, то запрещается редактировать график рабочего времени за весь период до апреля включительно.

3. Раздел Настройки - Справочники - Затраты

При наличии разных категорий работников в компании выплата заработной платы может финансироваться из разных источников. В таком случае для корректного отображения в отчетах расходов на заработную плату необходимо произвести соответствующие настройки.

Расходы на заработную плату для разных категорий сотрудников можно распределять по статьям затрат.

В системе предусмотрены следующие статьи затрат по заработной плате:
  • Затраты производства
  • Затраты общепроизводственные
  • Затраты административные
  • Затраты продаж
Какие статьи затрат при этом использовать решает бухгалтер. 
Рассмотрим, как настроить затраты.
Сначала для удобства можно сделать группу затрат для заработной платы.
В разделе Настройки – Справочники – Группы затрат добавьте новую группу с нужным вам названием, например, "Затраты компании на зарплату".
Далее создайте карточки затрат, которые войдут в эту группу.
Для этого откройте раздел Настройки – Справочники – Затраты. Нажмите кнопку "Добавить вид затрат". Заполните поля:
  • Название – например, "Зарплата кассиров"
  • Группа – выберите из выпадающего списка созданную группу "Затраты компании на зарплату"
  • Тип – выберите из выпадающего списка статью затрат, например "Затраты продаж"
Нажмите кнопку "Сохранить".

Аналогично создайте другие карточки затрат. 

Если компания небольшая, например, просто точка продаж, то достаточно создать одну карточку для затрат зарплаты без создания группы.

4. Раздел Настройки - Справочники - Налоги

Для уплаты налогов на зарплату используются карты этих налогов. 

По умолчанию в системе созданы карты основных налогов по зарплате. Просмотрите их в разделе Настройки - Справочники - Налоги. Не изменяйте настройки, если не уверены в необходимости изменения.

В карточке налога с зарплаты важными для заполнения являются следующие поля:
  • Уникальный код налога – заполняется согласно кодам классификации доходов бюджета
  • Название – наименование налогов и сборов по классификации доходов бюджета
  • Категория – выберите из выпадающего списка категорию "Зарплатные налоги"
  • Назначение (бух.счет) – должен быть один из следующих счетов:
– "Расчеты по налогам"
– "Расчеты по обязательным платежам"
– "Расчеты по единому социальному взносу"
    • Налоговая ставка – процент налога
    • Вид удержания - указывается к какому конкретному удержанию относится налог
    • Получатель – организация, куда перечисляются средства на уплату налога
    • Активный – во внимание в расчетах принимаются только активные карты налогов.

      Важно! Если налог использовался в расчетах, а спустя некоторое время стал неактуальным, то его карточку не нужно удалять, а нужно переключить в состояние неактивной. При необходимости создается аналогичная активная карточка, но уже с некоторыми другими настройками, например, с другим процентом.



      II. Заполнение карточек сотрудников

      Раздел Зарплата - Персонал - Сотрудники

      1. Создание Карточки сотрудника, связывание сотрудника с соответствующим пользователем в системе

      Для создания карточки сотрудника нажмите кнопку "Новый сотрудник".  Заполните все поля карточки и сохраните ее.

      Если сотрудник имеет доступ к программе Скайнум, свяжите с ним соответствующего пользователя. Для этого в разделе Настройки – Пользователи откройте карточку соответствующего пользователя, в поле "Сотрудник" выберите нужного и сохраните изменения в карточке.

      2. Создание Карьеры (служебного перемещения)

      В карточке сотрудника ( Раздел Зарплата - Персонал - Сотрудники) перейдите на вкладку Карьера и нажмите "Добавить служебное перемещение". Заполните форму и сохраните.

      Обязательно нужно выбрать статью расходов, по которой будет начисляться основная зарплата сотруднику по окладу. Это не относится к начислениям сдельной работы. 

      Для выплаты за сдельную работу используются настройки в Правилах расчетов, о чем рассказывается далее в пункте "Создание правил расчетов".

      Для всех последующих служебных перемещений сотрудника в дальнейшей работе нужно создавать такие же карточки карьеры, но с другими типами перемещений.
      Важно! Карточки служебных перемещений не редактируются, если меняется зарплата, должность или отдел. Надо создавать новые.

      Всего в карточке карьеры на выбор есть следующие типы перемещений:

      • Прием на работу
      • Смена должности
      • Смена зарплаты
      • Перевод в другой отдел
      • Увольнение
      Первые карточки карьеры для каждого сотрудника должны иметь в графе "Тип перемещения" значение "Прием на работу".
      Соблюдайте логическую последовательность при создании перемещений. Указывайте правильный тип перемещения и дату начала.
      • Карточка с типом "Прием на работу" может быть только первой.
      • После карточек с любым типом, кроме "Увольнения" могут быть карточки с любым типом, кроме "Прием на работу".
      • После карточки с типом "Увольнение" нельзя создавать новую карьеру. В случае, если работника принимают снова после увольнения, для него создается новая карточка сотрудника с новым табельным номером и работа с карьерой проводится как для нового сотрудника.
      • Карточка с типом "Увольнение" может быть только последней и идти после карточки с любым типом.

      3. Создание Правил расчетов

      На этом шаге выполняются важные подготовительные настройки для будущих автоматических формирований расчетных ведомостей, табелей, авансовых и зарплатных выплат.
      Важно! Прежде всего, нужно знать, что в этой инструкции рассказывается какие действия выполняются для настройки долгосрочных начислений и удержаний. Но какие конкретные правила создавать и какие расчеты в них делать решает бухгалтер компании.

      Вследствие того, что дальнейшие действия с расчетом сведений будут автоматическими, очень важно на этапе создания правил сделать все верно.

      Рассмотрим, как настраиваются эти правила.
      Каждое правило – это карточка долгосрочного начисления или удержания с определением правила их применения. Каждое начисление/удержание будет участвовать в ежемесячном начислении заработной платы сотрудника.

      По умолчанию в Скайнум доступно создание правил расчетов с использованием следующих начислений и удержаний:

      • Начисление за сдельную работу
      • Налог на доходы
      • Военный сбор
      • Профвзносы
      • Алименты
      • Аванс и другие
      При необходимости можно создать дополнительные, но только стандартные, используемые любыми компаниями.
      Единый социальный взнос (ЕСВ) не входит в этот перечень, потому что здесь указываются только начисления и удержания для сотрудника.

      Пример.

      Для примера будем считать, что сотруднику каждый месяц требуется дополнительно к окладу:
      1. Начислить вознаграждение 0,01 процента от объема продаж категорий товаров "Обувь детская" и "Обувь спортивная" за прошлый учетный месяц (т.е. начислить сдельную зарплату)
      2. Удержать налог на доходы
      3. Удержать военный сбор
      4. Удержать алименты
      5. Выплатить аванс
      Ваши действия.

      1) Начисление вознаграждения 0,01 процента от объема продаж категорий товаров "Обувь детская" и "Обувь спортивная" за прошлый учетный месяц

      В карточке сотрудника зайдите на вкладку "Правила расчетов". Нажмите кнопку "Добавить".
      В карточке правила укажите следующее:
      • Сотрудник – выбрать сотрудника
      • Начисление или удержание - выбрать "Сдельная зарплата, % от продаж"
      • Дата начала – дата должна совпадать с датой начала действующей карьеры
      • Дата окончания – оставляем пустой
      • Статья расходов - из выпадающего списка затрат, которые вы создали, выберите "Зарплата кассиров"
      • Выберите категории - из списка категорий выберите последовательно 2 категории "Обувь детская" и "Обувь спортивная"
      • Для расчета суммы использовать - выберите "Сумма продаж исполнителя за прошлый месяц"
      • Процент – укажите 0,01

      Затем сохраните правило и нажмите кнопку "К сотруднику", чтобы продолжить добавление следующих правил.

      Также можно создавать правила, пользуясь общим списком (Раздел Зарплата – Конфигурация – Правила расчетов), если так удобнее.

      2) Удержание налога на доходы

      Расчет этого удержания установлен в системе, поэтому достаточно выбрать название "НДФЛ 18%" и установить дату начала.

      Важно! В поле "Процент" оставьте значение 0. Только в случае, если по каким-либо причинам у сотрудника удерживается частично этот налог, можно указать процент от стандартной рассчитанной суммы.
      Сохраните правило и нажмите "К сотруднику".

      3) Заполнение правила для военного сбора

      Надо выбрать "Военный сбор 5%" и установить дату начала, которая, как и для других начислений или удержаний, должна совпадать с датой начала действующей карьеры.

      4) Заполнение правила для алиментов

      В карточке правила указываем следующее:
      • Сотрудник – выбрать сотрудника
      • Начисление или удержание - выбрать "Алименты"
      • Дата начала – дата должна совпадать с датой начала действующей карьеры
      • Дата окончания – оставляем пустой
      • Кому будет направлено – из выпадающего списка контрагентов выберите получателя алиментов
      • Для расчета суммы использовать
      В выпадающем списке нужно выбрать показатель, являющийся основой для расчета суммы алиментов.
      - 'Сумма начислений и удержаний' - основой будет сумма всех начислений сотрудника за учетный месяц за вычетом всех удержаний
      - 'Сумма из текущего правила' - если выбрать этот показатель, то в форме откроется поле "Сумма", и в расчетах будет использована введенная сумма
      - 'Сумма продаж исполнителя за учетный месяц' - расчет от результата сдельной работы сотрудника за учетный месяц
      - 'Сумма продаж исполнителя за прошлый месяц' - расчет произойдет от результата сдельной работы сотрудника за прошлый месяц
      - 'Оклад сотрудника' - за основу для расчета алиментов берется оклад по действующей карьере
      • Процент – значение процента применяется к сумме правила

      После этого сохраните правило и нажмите "К сотруднику"

      5) Заполнение правила для аванса

      В карточке правила указываем следующее:
      • Сотрудник – выбрать сотрудника
      • Начисление или удержание - выбрать "Аванс"
      • Дата начала – дата должна совпадать с датой начала действующей карьеры
      • Дата окончания – оставляем пустой
      • Для расчета суммы использовать
      Напоминаем, что расчет аванса происходит согласно настройке "Метод расчета аванса" в разделе Зарплата – Конфигурация – Параметры. Эта настройка действует для всех сотрудников компании.
      А в Правилах расчета мы указываем кому, с какой даты, с какой базовой величины и каким процентом нужно начислить аванс.
      Следовательно, в выпадающем списке нужно выбрать показатель, являющийся основой для расчета суммы аванса.
      • 'Сумма из текущего правила' - если выбрать этот показатель, то в форме откроется поле "Сумма", и в расчетах будет использована введенная в это поле сумма
      • 'Оклад сотрудника' - за основу для расчета берется оклад по действующей карьере
      • Процент -
      Это поле работает следующим образом:
      - Когда для расчета суммы используется 'Сумма из текущего правила', то значение процента применяется к сумме правила.
      - Когда для расчета суммы используется 'Оклад сотрудника', то значение процента применяется к окладу.

      Сохраните правило и нажмите "К сотруднику". Теперь в списке правил для сотрудника вы увидите все начисления и удержания, которые попадут в его расчетный лист.

      Клонирование правил расчета

      Для быстрого создания правил следующим сотрудникам можно использовать функционал клонирования.

      - Находясь в карточке сотрудника, у которого еще нет правил расчета, можно воспользоваться клонированием правил с карточки другого сотрудника, у которого уже настроены правила.
      Перейдите на вкладку Правила расчета и нажмите кнопку "Клонировать".
      Выберите сотрудника, правила которого должны быть образцом. Если оставить галочку "Заменить текущие правила расчетов" и нажать "Подтвердить", правила расчетов в принимающей карточке сотрудника заполнятся правилами выбранного образца.
      Если нужно только дополнить, не удаляя существующие правила, то уберите галочку.

      Важно! После заполнения правилами установите в них правильные даты начала (если начало карьеры работника отличается от текущей даты) и укажите получателя в таких удержаниях, где это требуется, например, в алиментах.

      - Находясь в карточке сотрудника, используемого за образец, на вкладке Правила расчетов нажмите кнопку "Применить к другим".
      Оставляйте поля пустыми, чтобы применить правила расчета для всех сотрудников, оставьте галочку "Заменить текущие правила расчетов" и нажмите кнопку "Подтвердить".
      Чтобы применить правила к отдельным работникам, используйте фильтры в этом модальном окне (можно выбрать филиал, отдел или работников).

      Важно! Дата начала в каждом новом правиле будет текущая дата, исправьте ее при необходимости.



      III. Создание расчетной ведомости

      Раздел Зарплата – Расчет и выплаты – Расчет зарплаты
      Для создания расчетной ведомости прежде всего выберите учетный месяц.  Дальше вы будете работать в рамках этого месяца.
      Нажмите "Создать" и выберите объем сведения - на весь филиал, на отдел или на одного сотрудника, нажмите "Подтвердить".

      Сформируется ведомость по первоначальной задолженности.

      Важно! После создания расчетной ведомости (но перед ее активацией) необходимо создать и активировать первоначальные документы и авансовые выплаты.



      IV. Создание первичных документов

      Раздел Зарплата - Первичные документы
      Первичные документы для начисления заработной платы могут быть разных типов: Трудовой отпуск, Больничный, Неоплачиваемый отпуск и другие. Они необходимы для создания табеля учета рабочего времени за текущий учетный месяц и расчета суммы выплаты работникам.

      Создание первичных документов почти одинаково для разных типов. Рассмотрим общие моменты и отличия на примере нескольких документов.
      Нажмите "Новый документ".


      Документ Трудовой отпуск.
      Заполните поля в верхней части документа:
      • № – номер документа
      • Дата документа
      • Отдел
      В нижней части "Сотрудники" внесите список работников, у которых есть отпуск в учетном месяце.

      Для этого выберите сотрудника, укажите дату начала и окончания отпуска и стоимость дня. Активируйте документ.

      Документы Больничный и Декретный отпуск заполняются так же, как Трудовой отпуск, только для каждого работника автоматически подтягивается процент с карточки работника, который можно корректировать в документе.

      Сумма рассчитывается автоматически как произведение количества дней, цены дня и процента.

      В документах Неоплачиваемый отпуск и Отсутствие в строке работника указываются только дата начала и дата окончания.

      В Увольнении в строке работника указываются только дата начала и цена дня.

      Документ Зарплатное распоряжение используется для создания начислений произвольной суммы и типа. Заполните поля в верхней части документа: номер документа, дата документа, выберите отдел, в поле "Начисление или удержание" выберите, например, "Премия".

      Нажмите кнопку "Заполнить". При этом документ заполнится списком сотрудников избранного отдела. Укажите для каждого из них необходимую сумму. Активируйте документ.



      V. Создание и активация авансовой платежной ведомости

      Раздел Зарплата - Расчет и выплаты - Авансы
      Авансовая платежная ведомость (ведомость на выплату заработной платы за первую половину месяца) создается и активируется после создания расчетной ведомости, которая будет ее содержать. Это можно делать как для создания и активации первичных документов текущего учетного месяца, так и перед этим.

      Важно! Чтобы авансовые сведения и первичные документы попали в расчетную ведомость, они должны быть созданы и активированы после создания расчетной ведомости, но до начала ее расчета и активации.

      Нажмите "Создать", укажите номер документа, выберите отдел, филиал, укажите дату документа, форму оплаты (наличная или безналичная), кассу или расчетный счет и сохраните.
      После этого нижняя часть авансовой ведомости заполнится списком работников соответствующего отдела, у которых в правилах расчетов указан аванс, а в карточках указана соответствующая созданному документу форма оплаты (наличная или безналичная).
      Когда ведомость сформирована и проверена, нажмите кнопку "Направить на выплату".

      После подтверждения выплаты аванса работникам выберите дату выплаты 

      и нажмите "Выплатить". 

      Теперь ведомость активирована и результат списания средств можно увидеть в разделе Финансы.

      Готовую ведомость можно распечатать – кнопка "Печать", ведомость с наличной оплатой экспортировать в Эксель, а ведомость с безналичной оплатой экспортировать в форматы, которые используют разные банки.



      VI. Расчет, активация расчетной ведомости

      Раздел Зарплата – Расчет и выплаты – Расчет зарплаты
      После активации первичных документов и авансов в текущем месяце рассчитывается и активируется расчетная ведомость.
      Для выполнения этого перейдите к заранее созданной расчетной ведомости, нажмите "Рассчитать" и "Активировать". В графе "Активно" вы увидите, что каждая строчка в расчетной ведомости (расчетное письмо каждого сотрудника) стала активной.

      Вы можете перейти в карточку сотрудника, вкладка "Расчетные листки" и посмотреть полную информацию о начислениях текущего месяца. 

      Там можно также деактивировать расчетное письмо, при необходимости изменить настройки расчета, произвести повторный расчет, активировать и вернуться в общий список, нажав кнопку "Введите".

      Форма расчетной ведомости имеет следующие фильтры:
      • Режим просмотра
      • Сотрудник
      • Отдел
      • Активность
      • Начисление подробно
      В режиме просмотра "Стандартная" форма имеет следующие графы:
      • Активно
      • Сотрудник
      • Отдел
      • Табельный номер
      • Оклад/тариф
      • Долг на начало месяца (Сотрудника/Компании)
      • Дни
      • Начислено
      • Удержано
      • К выдаче
      • Выдано
      • Долг на конец месяца (Сотрудника/Компании)
      • Единый социальный взнос
      При переключении кнопки "Начисление подробно" отображаются столбцы с каждым начислением и удержанием.

      Режим просмотра "Печатная форма" показывается после активации расчетной ведомости.
      В этом режиме форма имеет следующие графы:
      • Отдел
      • №
      • Сотрудник
      • Оклад/тариф
      • Начислено (всего и в разрезе каждого начисления)
      • Удержано (всего и в разрезе каждого содержания)
      • К выдаче
      Расчетную ведомость можно распечатать.
      При необходимости внести изменения в ведомость можно деактивировать и удалить (Кнопка "Опции").

      Следует заметить, что это возможно сделать только если не создана ведомость нового учетного месяца.



      VII. Создание, активация ведомости на выплату зарплаты

      Раздел Зарплата - Расчет и выплаты - Ведомость по зарплате
      Ведомость на выплату заработной платы за вторую половину месяца создается и активируется после активации расчетной ведомости за учетный месяц.
      Нажмите "Создать", укажите номер документа, выберите отдел, филиал, укажите дату документа, форму оплаты (наличная или безналичная), кассу или расчетный счет и сохраните. При этом ведомость заполнится списком работников, относящихся к избранному отделу и форме оплаты.
      Когда ведомость сформирована и проверена, переключите ее в состояние "Направлено на выплату".

      После подтверждения выплаты зарплаты работникам выберите дату выплаты и нажмите "Выплатить". Теперь ведомость активирована и результат списания средств можно увидеть в разделе Финансы.
      Ведомость можно распечатать или экспортировать в нужные форматы.



      VIIІ. Уплата зарплатных налогов

      Итоговые суммы к уплате налогов с аванса за учетный месяц можно увидеть в разделе Зарплата – Расчет и выплаты – Авансы.
      Итоговые суммы к уплате налогов с заработной платы (за вторую половину месяца) можно увидеть в разделе Зарплата – Расчет и выплаты – Ведомости на выплату зарплаты, а также в Расчетной ведомости за учетный месяц.

      Уплату налогов, удержанных из заработной платы работников и налогов за счет работодателя производят в разделе Финансы – Банк.

      Это делается следующим образом. Нажмите "Новый платеж", выберите "Расходный".

      Заполните в новой форме "Исходное платежное поручение" следующие поля:
      • Банк – выберите расчетный счет, с которого нужно перечислить средства
      • Тип платежа – выберите "Зарплатные налоги и сборы"
      • Налоги – в выпадающем списке выберите нужный налог
      • Учетный месяц – месяц, за который уплачивается налог
      • Назначение
      • Номер
      • Дата
      • Владелец – работник, по которому учитывается документ
      • Исполнитель - работник, заполняющий и активирующий документ
      • Сумма
      Активируйте платежное поручение.



      Отчеты

      Раздел Зарплата - Отчеты
      Отчет "Обороты" отображает начальные сальдо, конечные сальдо и обороты в выбранном учетном месяце по следующим счетам:
      • Расчеты по налогам
      • Расчеты по обязательным платежам
      • Расчеты по общеобязательному социальному страхованию
      • Расчеты по зарплате


      Раздел Контроль – Бухгалтерия – Финансовая справка

      В Финансовой справке:
      • блок "Расходы" содержит начисленную заработную плату и социальный взнос за учетный месяц (если расчетная ведомость активирована за этот месяц)
      • блок "Платежи по зарплате" – уплаченные зарплатные налоги.