Пока сотрудников трое, зарплату можно держать в голове: оклад, аванс, остаток в конце месяца. Но уже с первым больничным, первой премией и первым увольнением появляются вопросы, на которые простая таблица в Excel не отвечает. Сколько дней человек отработал? Сколько ему уже выдано? Сколько компания должна бюджету? И совпадают ли эти цифры с тем, что ушло из кассы и со счёта?

Skynum отвечает на каждый из этих вопросов. Отработанные дни он берёт из табеля, который строит из графика. Выданный аванс вычитает из зарплаты сам. Налоги считает по ставкам из справочника и показывает, сколько уплатить в бюджет. А каждая выплата — это платёж в кассе или банке, поэтому цифры зарплаты и денег совпадают.

Простой ритм месяца: создайте табель → выплатите аванс → отмечайте в табеле отпуска и больничные → рассчитайте и выплатите зарплату → уплатите налоги. Каждый следующий шаг возможен только после предыдущего, и Skynum не даст их перепутать.

Эта статья — первая в серии о зарплате в Skynum. В ней мы пройдём путь от пустой компании до первой выплаченной зарплаты на примере магазина с четырьмя сотрудниками: администратор получает оклад, бухгалтер — оклад на полставки, кассир работает посменно и получает плату за каждую смену, охранник — плату за час. Подробности, которых здесь нет, — в других статьях серии: табель рабочего времени, кадровые события, выплата зарплаты, оплата за день и час, процент от продаж и сдельный наряд из производства.

Что вы будете делать каждый месяц

Когда сотрудники заведены, зарплата за месяц — это пять шагов:

  1. В начале месяца создайте табель. Один клик — и месяц заполнен рабочими днями из графика.
  2. В середине месяца выплатите аванс. Создайте авансовую ведомость: Skynum сам добавит в неё сотрудников и посчитает каждому аванс. Зарплату за месяц для этого считать ещё не нужно.
  3. В течение месяца отмечайте в табеле, кого не было. Отпуск, больничный, прогул — прямо в табеле; премия — отдельным документом.
  4. В конце месяца рассчитайте и выплатите зарплату. Проверьте по каждому, сколько начислено, удержано и сколько выдать на руки с учётом аванса, подтвердите расчёт и создайте зарплатную ведомость.
  5. Уплатите налоги. Skynum сам создаст платёж на каждый налог с суммой, которую вы должны бюджету, — остаётся активировать. После этого месяц закрыт.

Всё это делается в разделе Зарплата. Справа в его шапке — учётный месяц: месяц, с которым вы сейчас работаете. Перед первым шагом выберите месяц, с которого начинаете вести зарплату: табель, документы и ведомости попадут именно в него.

Что уже настроено

В новой компании всё, что нужно для расчёта зарплаты, уже настроено, и делать с этим сейчас ничего не надо — переходите к сотрудникам. Что именно настроено и зачем оно нужно:

  • Графики работы — по какому графику работает каждый сотрудник; из него Skynum заполняет табель.
  • Статья затрат — на какую статью ложится начисленная зарплата; благодаря ей зарплата видна в затратах компании.
  • Зарплатные налоги — ставки НДФЛ, военного сбора и ЕСВ, по которым Skynum удерживает налоги и готовит платежи в бюджет.
  • Метод аванса — как считать аванс: за отработанные дни с 1 по 15 число или процентом от оклада.

Шаг 1. Примите сотрудников на работу

На вкладке Персонал нажмите Новый сотрудник. Заполните фамилию, имя и отчество, ИНН и табельный номер.

Под заголовком Кадры — условия работы:

  • Дата начала — с какого дня Skynum считает этому человеку зарплату.
  • Должность — выберите из перечня. Если нужной нет, добавьте её в Конфигурация → Должности.
  • Отдел — в новой компании отдел один, поэтому поля в форме нет, и так проще всего: одна ведомость на всех. Отделы нужны, только если хотите выдавать зарплату отдельно по подразделениям, — но тогда у каждого отдела будут свои ведомости ежемесячно, и работы станет больше. Если это действительно нужно, добавьте их в Конфигурация → Отделы, и поле появится.
  • Статья затрат — в новой компании статья затрат одна, «Заробітна плата», поэтому поля в форме нет: вся зарплата идёт на неё. Несколько статей нужны, только если хотите видеть в затратах отдельно, скажем, зарплату продавцов и администрации. Тогда добавьте их в Настройки → Справочники → Затраты, и поле появится.
  • График работы — по какому графику работает человек; из него Skynum заполнит табель. В нашем магазине администратор и бухгалтер работают с понедельника по пятницу — им подойдёт «П'ятиденний тиждень, 8 годин». Кассир работает посменно, через день — ему «Позмінно, 8 годин»; охранник — 2 через 2 по 12 часов, ему «Позмінно, 12 годин». В сменных графиках все дни рабочие, а выходные отмечаются в табеле.
  • Тип оплаты — как считать основную зарплату: «Месячная» — оклад за месяц, за неполный месяц — часть оклада за отработанные дни; «Поденная» — плата за каждый отработанный день; «Почасовая» — плата за каждый отработанный час; «Сдельная» — основной оплаты нет.

Тип оплаты определяет только основную зарплату. Процент от продаж и наряды из производства — это дополнительные начисления, и их можно дать кому угодно: администратору на окладе, кассиру на поденной. «Сдельную» выбирают только тогда, когда основной оплаты нет совсем и человек зарабатывает только на продажах или нарядах. Как настроить процент и наряды — в статьях Процент от продаж и Сдельный наряд из производства.

Таким образом, администратору выберите Месячная и впишите оклад, например 21 000. Бухгалтеру — тоже Месячная, оклад 25 200 и Ставка зарплаты 0,5: он работает на полставки. Кассиру — Поденная и 800 за смену. Охраннику — Почасовая и 100 за час. Дальше все шаги для них одинаковы; что особенного в работе по сменам и почасовой оплате — в статье Поденная и почасовая оплата в Skynum.

Условия работы Skynum хранит отдельной записью с датой — это карьера сотрудника. Если условия ещё не известны, оставьте поля под заголовком Кадры пустыми и добавьте запись позже на вкладке Карьера кнопкой Добавить служебное перемещение. Повышение оклада, перевод или увольнение — тоже новая запись, а не правка старой; как их оформить — в статье Кадровые события в Skynum.

Ниже, под заголовком Расчёт зарплаты, — как платить:

  • Форма оплаты — наличными или безналично. От неё зависит, в какую ведомость будет попадать сотрудник: наличную или безналичную.
  • Банк для зарплаты и IBAN — для безналичной: с ними ведомость отправляется в банк файлом.
  • % начисления больничных — сколько процентов среднего заработка человек получает за день болезни; зависит от страхового стажа, значение даёт бухгалтер.

Сохраните. В карьере сотрудника появится первая запись — Прием на работу — со всем, что вы указали. Так же заведите остальных.

Вместе с карточкой Skynum добавляет сотруднику четыре правила расчёта (вкладка Правила расчётов): ПДФО 18%, Військовий збір 5%, ЄСВ 22% и Аванс. Благодаря им налоги и аванс этому человеку считаются сразу — одинаково для оклада, смены и часа.

Правила расчётов определяют, что именно будет начислено или удержано каждому сотруднику. В системе есть все нужные правила, которые вы самостоятельно настраиваете. Скажем, на кассира поступил исполнительный лист на алименты: нажмите Добавить, выберите Аліменти, укажите получателя, а базу и процент — из исполнительного листа, например 25% от суммы начислений после удержаний. Со следующего расчёта удержание пойдёт само. Когда удержание закончится, поставьте в правиле Дату окончания или удалите его. Все правила и их поля описаны в справке Правила расчётов.

Шаг 2. В начале месяца создайте табель

Проверьте учётный месяц, откройте Табели и нажмите Создать. В окне оставьте период на весь месяц, укажите филиал, а отдел и сотрудника не заполняйте — табель создастся сразу на всех. Нажмите Подтвердить.

Перед вами табель: напротив каждого сотрудника — все дни месяца, в рабочие дни уже стоят часы по графику, выходные обозначены буквой В. Одновременно на вкладке Расчет у каждого появился расчёт за месяц — пока пустой.

У кассира и охранника со сменными графиками все дни пока рабочие — разметьте их смены. Кликните по любому дню напротив фамилии кассира: над выделенным днём появится панель кнопок. Нажмите Схема на месяц, выберите схему «Через день», укажите Первую рабочую смену и нажмите Разметить — дни между сменами станут выходными.

Так же разметьте охранника по схеме «2 через 2». Если кто-то вышел не в свою смену, выделите эти дни и нажмите на панели Рабочий день или Выходные.

Охраннику платят за часы, и они уже стоят из графика — 12 на смену. Если смена вышла длиннее или короче, кликните по этому дню, нажмите на панели Отработано часов, впишите фактические часы и сохраните.

В течение месяца отмечайте, кого не было

Табель не заполняют вручную: он уже готов по графику. Вы лишь отмечаете дни, когда человека не было на работе. Выделите мышью нужные дни напротив фамилии (один день — просто кликните по нему) и нажмите на панели, что это были за дни:

  • Ежегодный отпуск или Больничный — откроется окно, где нужна Цена дня: среднедневной заработок, который бухгалтер считает по правилам средней зарплаты (почему Skynum не считает его сам — в статье о табеле). Для больничного ещё Процент — он уже стоит из карточки сотрудника. Нажмите Сохранить.
  • Отпуск без сохранения или Неявка — срабатывают сразу: эти дни не оплачиваются.

Skynum создаст соответствующий документ — отпуск, больничный или неявку — и сразу учтёт его в зарплате. В табеле вместо часов в эти дни появятся отметки: ЕО — отпуск, ВН — больничный, БС — отпуск без сохранения, Н — неявка. Сам документ с номером, датами и суммой лежит на вкладке Первичные документы; оттуда его можно распечатать.

Скажем, кто-то из сотрудников болел три дня. Вы выделяете эти дни напротив его фамилии, нажимаете Больничный и вводите цену дня 900. В расчёте за месяц появится начисление «Лікарняні» за три дня, а основная зарплата — за остальные дни. Пересчитывать её вручную не нужно.

Перед расчётом удобно включить Итоги: по каждому сотруднику видно, сколько дней он отработал за месяц.

Премия или разовая доплата не касаются рабочего времени, поэтому оформляются документом Зарплатное распоряжение. На вкладке Первичные документы откройте Зарплатное распоряжение и нажмите Новый документ. В документе выберите начисление Премія и нажмите Заполнить — в документ попадут все сотрудники. Проставьте суммы и активируйте.

Всё, что касается табеля — декретный отпуск, прогулы, неполный день, отпуск на границе двух месяцев, — собрано в статье Табель рабочего времени в Skynum.

Шаг 3. В середине месяца выплатите аванс

На вкладке Выплаты → Авансовые ведомости нажмите Создать ведомость.

Укажите филиал, дату ведомости и дату выплаты, форму оплаты и, в зависимости от неё, банковский счёт или кассу. Сохраните. Skynum добавит в ведомость всех сотрудников, которым платят именно так — наличными или на карту, — и посчитает каждому аванс как зарплату за рабочие дни с 1 по 15 число.

В ноябре с 1 по 15 число 10 рабочих дней из 21. Для администратора с окладом 21 000 ведомость покажет: начислено 10 000, НДФЛ 1 800, военный сбор 500, Сумма к выплате 7 700. Для бухгалтера на полставки — начислено 6 000, НДФЛ 1 080, военный сбор 300, к выплате 4 620. Кассир работает через день, так что с 1 по 15 число у него 8 смен: начислено 8 × 800 = 6 400, НДФЛ 1 152, военный сбор 320, к выплате 4 928. Охранник работает 2 через 2, с 1 по 15 число у него 8 смен по 12 часов: начислено 96 × 100 = 9 600, НДФЛ 1 728, военный сбор 480, к выплате 7 392. Проверьте суммы.

Если деньги выдаёте сразу — нажмите Выплатить. Если ведомость сначала идёт кассиру или в банк — нажмите Утвердить: поля закрываются от правок, а Выплатить нажмёте, когда деньги выданы. Выплата появится как платёж в Финансы → Касса или Банк, а в расчёте за месяц аванс будет показан как уже выданный.

В нашем магазине всем платят на карту, поэтому ведомость одна — со всеми четырьмя. Если кому-то платите наличными, на таких сотрудников будет отдельная, наличная ведомость — с кассой вместо счёта; если завели отделы, ведомость ещё и на один отдел. Кнопка Экспорт формирует файл в формате вашего банка.

Налоги с аванса платятся в день аванса, поэтому сразу после выплаты зайдите в Выплаты → Оплата налогов и нажмите Создать платежи — как это работает, описано в шаге 5.

Методы аванса, файлы для банка, выплата отдельному человеку кассовым ордером и долги на границе месяцев подробно описаны в статье Выплата зарплаты в Skynum.

Шаг 4. В конце месяца рассчитайте и выплатите зарплату

Откройте вкладку Расчет и нажмите Рассчитать. Skynum возьмёт отработанные дни из табеля, отпуска и больничные из документов, налоги из правил расчётов и выданный аванс — и покажет по каждому, сколько начислено, удержано и сколько выдать на руки. Включите Начисления детально, чтобы видеть каждое начисление и удержание отдельно.

Вот расчёт за полный месяц:

  • Администратор: основная зарплата 21 000,00 за 21 рабочий день; НДФЛ 18% — 3 780,00, военный сбор 5% — 1 050,00; аванс 7 700,00 уже выдан; К выдаче — 8 470,00; ЕСВ — 4 620,00.
  • Бухгалтер: основная зарплата 12 600,00 (половина оклада 25 200); НДФЛ — 2 268,00, военный сбор — 630,00; аванс 4 620,00; К выдаче — 5 082,00; ЕСВ — 2 772,00.
  • Кассир: основная зарплата 15 смен × 800 = 12 000,00; НДФЛ — 2 160,00, военный сбор — 600,00; аванс 4 928,00; К выдаче — 4 312,00; ЕСВ — 2 640,00.
  • Охранник: основная зарплата 16 смен × 12 часов = 192 часа × 100 = 19 200,00; НДФЛ — 3 456,00, военный сбор — 960,00; аванс 7 392,00; К выдаче — 7 392,00; ЕСВ — 4 224,00.

ЕСВ компания платит сверх зарплаты, поэтому в расчёте он показан отдельно и из суммы к выдаче не вычитается.

Клик по фамилии открывает расчёт этого человека подробно: каждое начисление и удержание, документы за месяц и табель по дням.

Если что-то не сходится, исправьте причину — документ, правило или табель — и расчёт обновится, как только вы снова откроете Расчет.

Когда всё сходится, нажмите Активировать — расчёт подтверждён. Табель и документы за этот месяц теперь закрыты от изменений (чтобы что-то исправить, придётся отменить подтверждение), а сумма К выдаче стала долгом компании перед сотрудником — её видно как Долг на конец месяца.

Зарплатная ведомость

Когда расчёт подтверждён, откройте Выплаты → Зарплатные ведомости, нажмите Создать ведомость и заполните те же поля, что в авансовой.

В ведомость попадут сотрудники с выбранной формой оплаты, а суммы возьмутся из их расчётов: К выдаче за минусом того, что уже выдано. В нашем магазине ведомость покажет: администратор 8 470, бухгалтер 5 082, кассир 4 312, охранник 7 392. Дальше при необходимости Печать платёжной ведомости с графой для подписи или Экспорт для банка — и Выплатить; если между печатью и выдачей проходит время, сначала Утвердить. Выплата, как и аванс, появится платежом в Финансы → Касса или Банк.

После выплаты на вкладке Расчет будет видно, что зарплата выдана, а долг компании перед сотрудником закрыт. Если зарплату за ноябрь вы выплачиваете 5 декабря, в шапке раздела выберите ноябрь и создайте ведомость за него с датой выплаты 5 декабря: долг перейдёт на декабрь как Долг на начало месяца и закроется там. Это обычная ситуация, а не ошибка.

Шаг 5. Уплатите налоги

Платежи по налогам Skynum создаёт сам. Откройте Выплаты → Оплата налогов и нажмите Создать платежи. В окне выберите счёт, с которого платите, и нажмите Создать — в списке появятся три исходящих платежа: на НДФЛ, военный сбор и ЕСВ, каждый со своим учреждением-получателем, сегодняшней датой и суммой, которую бюджет ожидает по всем подтверждённым расчётам. Проверьте суммы и нажмите Активировать платежи. Так же после каждой выплаты: сумма платежа — это всё, что бюджет ожидает на сегодня за минусом уже уплаченного, так что после аванса и после зарплаты налоги платятся в два захода. Суммы легко сверить с расчётом: НДФЛ и военный сбор — это удержания сотрудников, ЕСВ — отдельная сумма рядом с каждым из них.

Перед переходом к следующему месяцу откройте Зарплата → Отчеты → Обороты. Отчёт показывает по четырём направлениям — налоги, обязательные платежи, ЕСВ и зарплата сотрудникам, — сколько компания была должна на начало месяца, сколько начислила и уплатила в течение месяца и сколько осталась должна на конец. Если всё выплачено и уплачено в пределах месяца, на конец долгов нет. Месяц закрыт. Новый месяц начинается с того же: выберите его в шапке раздела Зарплата, создайте табель — и дальше те же шаги, что и в этом месяце.

Что ещё умеет модуль

Это базовый путь — его достаточно компании, где платят оклад, за смену или за час. Модуль умеет значительно больше; читайте ту статью, которая касается вашего бизнеса:

  • Табель рабочего времени. Что означают отметки в табеле и как оформить отпуск, больничный, декретный отпуск, прогул или неполный день — прямо в табеле или документом. Что делать, когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом.
  • Кадровые события. Как оформить повышение оклада, смену должности, перевод в другой отдел и увольнение с окончательным расчётом, что делать, когда человек возвращается, как загрузить сотрудников из Excel и скопировать правила целому отделу.
  • Выплата зарплаты. Три метода аванса и когда какой выбрать. Как ведомость проходит путь от черновика до выплаты. Файл для банка в формате Privat24, Ukrsibbank, Pumb или iBank2. Выплата отдельному человеку кассовым ордером. Что означают долги сотрудника и компании на границе месяцев. Оплата налогов и отчёт Обороты.
  • Поденная и почасовая оплата. Схемы смен 2 через 2, оплата за час, фактические часы в табеле, переход с оклада на оплату за день.
  • Процент от продаж. Как кассиру или менеджеру начислять процент с чеков и накладных, которые он оформил, — с выбранных категорий товаров, за текущий или прошлый месяц. Отчёт «Процент от продаж» для сверки.
  • Сдельный наряд из производства. Сдельные расценки, калькуляция изделия, наряд из документа производства и распределение суммы между исполнителями по коэффициенту трудового участия.

Всё остальное — алименты, копирование правил расчётов целому отделу, загрузка сотрудников из Excel, пошаговые инструкции по каждому экрану и справочник сообщений системы — собрано в разделе справки Зарплата и кадры.

Перед первой выплатой

Короткий чек-лист, чтобы первый месяц прошёл без переделок:

  1. Выбран именно тот учётный месяц, который вы считаете.
  2. У каждого сотрудника указаны дата начала, тип оплаты, график и форма оплаты, для безналичной — банк и IBAN.
  3. Если компания не работает в праздничные дни, они отмечены как выходные в графике (Конфигурация → Графики).
  4. Табель создан и смены размечены до того, как вы вносите отпуска и больничные и платите аванс.
  5. Аванс выплачен до подтверждения расчёта, зарплатная ведомость создана после.

Итог

Зарплата в Skynum — это полноценный расчёт, а не калькулятор. Четыре типа оплаты и любые их сочетания, табель из графика со сменами по схеме, отпуска и больничные одним кликом, аванс за отработанные дни, налоги и готовые платежи в бюджет, ведомости с файлом для банка — и всё это в том же учёте, где ваша касса, банк и финансовые отчёты. Один раз укажите условия каждому сотруднику — дальше ежемесячно те же пять шагов, а всё между ними Skynum считает сам и показывает, откуда взялась каждая цифра.