Управление закупками

🕒 Важность своевременных закупок товара

Своевременная закупка товаров критически важна для бесперебойной работы склада и стабильных продаж. Это позволяет:

• избежать дефицита на складе,
• оперативно реагировать на рост спроса,
• не терять клиентов из-за отсутствия товара.

⚙️ Как работает функционал закупок в Skynum

🔍 Проанализировать потребность в закупке товаров и сформировать документы для закупки можно в разделе: Поставки → Закупка

👁️‍🗨️ Информация о товарах доступна в следующих режимах просмотра:

🔹 Все товары — полный список всех товаров в системе.

🔹 С нормой запаса — список товаров, в карточках которых указана норма запаса.

🔹 Прогнозирование — режим, который предоставляет рекомендации по количеству и ассортименту товаров, которые стоит закупить на основе предыдущего потребления.

🛠️ Как настроить закупки по нормам запаса

Чтобы осуществлять закупки по установленным нормам:

• Откройте карточку товара.
• Перейдите в блок «Контроль закупки».
• Для каждого склада укажите количество товара, которое всегда должно быть в наличии про запас.
• Сохраните изменения в карточке.
  

Аналогично норма запаса указывается для модификаций товара непосредственно в карточке модификации. Если товар имеет модификации, норму запаса следует указывать не в карточке самого товара, а именно в карточке модификации, поскольку документы заказов или перемещений формируются с указанием конкретных модификаций таких товаров.

Чтобы задать норму запаса для каждой модификации:

• Зайдите в карточку товара.
• Перейдите в блок «Модификации».
• Рядом с названием нужной модификации нажмите кнопку с изображением карандаша.
• Откроется карточка выбранной модификации.
• В блоке «Контроль закупок» укажите значение нормы запаса отдельно для каждого склада.

⚙️ Режимы "Все товары" и "С нормой запаса"

📋 Списки в режимах "Все товары" и "С нормой запаса" содержат следующие поля:

• Код товара, Наименование, Артикул, Единица измерения, Закупочная цена — берутся из карточки товара.
• Количество к закупке — рассчитывается автоматически как разница между суммой нормы запаса и резерва и суммой остатка и количества в ожидании. Поле можно редактировать вручную.
• Норма запаса — минимальное количество товара, которое должно постоянно находиться на складе. Устанавливается в карточке товара.
• Остаток — рассчитывается автоматически на текущую дату.
• Резерв — рассчитывается на текущую дату на основе количества товара, зарезервированного в документах «Заказ покупателя».
• Ожидается — рассчитывается на текущую дату, исходя из количества товара в документах «Заказ поставщику».
• Расходы — сумма всех списаний или перемещений за период, указанный в фильтрах «Начало продаж» и «Конец продаж».
• Продажи — сумма всех продаж за вычетом возвратов за указанный период.
  

🔍 Доступные фильтры для удобного анализа:

• Склад
• Поставщик — указывается в карточке товара (блок «Контроль закупки»)
• Категория
• Технологические карты

В фильтре предлагается выбрать технологическую карту из списка, который находится в разделе Производство → Технологические карты.

Если применить этот фильтр, система покажет только те товары, которые содержатся в выбранной технологической карте.

• Начало продаж / Конец продаж
• Перемещения — варианты «Не учитывать» или «Добавить к расходам»

Если расходы за период анализируются в целом по складам, добавлять к расходам объёмы перемещений товара между складами нецелесообразно, так как это лишь внесёт путаницу в отчёт. Однако существуют случаи, когда опцию необходимо переключить в режим «Добавить к расходам». Например, это нужно для склада, который занимается производством готовой продукции, или для склада, который осуществляет закупки независимо от других складов.

🧾 Создание документов закупки или перемещения

В нижней части страницы доступна кнопка:

"Создать заказ / Создать перемещение", которая позволяет:

• 📑 Создать документ "Заказ поставщику" — для пополнения товарных запасов.
  
• 🔄 Создать документ "Перемещение" — для перемещения товара с одного склада на другой, если он есть в наличии.
  

🔧 Просмотр информации по модификациям товара

Если товар имеет модификации, каждая из них в списке на закупку отображается под названием основного товара. Чтобы отобразить модификации, нажмите на жёлтую кнопку перед названием товара.

🔄 Работа с товарами-заменителями (аналогами)

В программе есть возможность создать список товаров-заменителей. Это удобно для компаний, которые производят готовую продукцию и могут заменять сырьё в случае его отсутствия.
Например, на складе не хватает определённого сырья, и у поставщиков его также нет в наличии. Производители могут создать заказ на закупку аналогичного сырья.

Чтобы настроить связи между товарами-заменителями и получить список товаров с их аналогами в разделе Закупка, выполните следующие действия:

• В карточках основного сырья и его аналога в блоке «Настройки учёта» в поле «Родственная группа» укажите одинаковые значения.
  

⚠️ Важно! Родственные группы используются исключительно для обозначения аналогичных товаров. Они не имеют ничего общего с категориями товаров, которые создаются в разделе Товары → Каталог.

При нажатии на зелёную кнопку возле названия товара, который входит в родственные группы, в отчёте под этим товаром отобразится его товар-заменитель.

⚠️ Обратите внимание! В режиме «С нормой запаса» товары-заменители будут отображаться только в том случае, если в их карточках указана норма запаса.

⚙️ Режим "Прогнозирование"

Режим "Прогнозирование" используется в случаях, когда нужно рассчитать потребность в закупке товаров, исходя из прошлых периодов работы торгового предприятия.

Например, нужно проанализировать движение товаров прошлым летом, чтобы определить потребность для нынешнего лета.

Такой прогноз в Скайнум возможен как с использованием нормы запаса товара, так и без нее.

Напоминание: норма устанавливается в поле «Минимальный остаток либо норма запаса для каждого склада» в карточке товара, в блоке «Контроль закупок».

Сначала рассмотрим прогнозирование без использования нормы запаса.

Многие пользователи устанавливают норму запаса для склада, но некоторые этого не делают по причинам:

• слишком много товаров, и сложно проставить норму для всех;
• нет желания или смысла устанавливать норму, поскольку потребность может меняться динамично или сезонно.

В таких случаях потребность закупки можно спрогнозировать на основе прошлых событий.

📊 Прогнозирование без учёта норм запаса

Прогноз формируется на основе продаж, списаний, перемещений за определённый период работы торгового предприятия. Перемещения при необходимости можно исключить из анализа.

В отчёте задаётся период анализа — поля «Начало продаж» и «Конец продаж».
Это может быть прошлый месяц, квартал или год — выбор зависит от потребностей пользователя. Чаще всего используют прошлый квартал.

Анализируя выбранный период, прогнозируют потребность на следующий.

Указывается «Период прогноза» — количество дней будущего периода, на которые рассчитывается потребность.

В отчёте отобразится количество продаж и затрат за анализируемый период для каждого товара.

🔢 Расчёт среднего расхода

На основе этих данных рассчитывается среднее потребление за день каждого товара — «Средний расход в день», то есть:

сколько товара в среднем требуется на 1 день в будущем периоде, исходя из потребностей анализируемого периода.

Это число умножается на количество дней в периоде прогноза и отражается в поле «Рекомендуемый запас».

Исходя из рекомендуемого запаса, рассчитывается количество закупки.
Но требуемое количество закупки — не просто произведение среднего расхода на количество дней.

🛒 Что ещё учитывается в расчёте

В расчёте также участвуют:

• зарезервированные товары (по документам «Заказ покупателя»)
• ожидаемые товары (по документам «Заказ поставщику»)

В итоге, с учетом рекомендуемого запаса, зарезервированных и ожидаемых товаров, в поле «Количество закупки» выводится окончательное значение.

🔧 Прогнозирование с учётом норм запаса

По умолчанию фильтр «Норма запаса» установлен в положение «Не учитывать», и расчёт происходит по описанному выше алгоритму. Этот режим подходит большинству пользователей.

Далее рассмотрим варианты прогнозирования с использованием норм запаса.
В фильтре «Норма запаса» доступны следующие режимы:

• «Добавить как буфер»
• «Норма как минимум»
  

➕ Режим «Добавить как буфер»

Для некоторых пользователей интересно иметь какое-то количество товара «про запас». То есть имеется прогноз, а к этому прогнозу они хотят добавлять ещё несколько штук товара.

Для этого используется норма запаса как буферный запас «на всякий случай».

• В отчёте нормы запаса отображаются в колонке «Буферный запас»
• добавляются к рекомендуемому запасу
• количество закупки рассчитывается с учётом этого буферного запаса
  

🛑 Режим «Норма как минимум»

В этом режиме норма запаса отображается в колонке «Минимальный запас» и не просто добавляется к рекомендованному запасу.

Отчёт анализирует, нужно ли докупить товар, чтобы обеспечить количество не меньше минимального запаса:

• Рекомендуемый запас должен быть не ниже минимального, но может быть и выше.

🔔 Этот функционал помогает автоматизировать процесс закупок и избежать ручных ошибок, обеспечивая точное планирование складских запасов.