Платежи - это расчетные документы, удостоверяющие факт финансовой операции. Они необходимы для правильного контроля поступления и расходования денег, своевременной оплаты поставщикам и покупателям. Именно платежи являются основополагающими документами для отслеживания финансовой ситуации компании.
На платформе Skynum представлено несколько видов платежей - кассовые (наличные) и банковские (безналичные). В этой инструкции рассмотрим кассовые платежи, то есть наличные, но банковские платежи работают аналогично.
Кассовые платежи необходимы для фиксации наличных денежных средств. Это позволяет сохранять и отслеживать общий баланс или баланс каждой отдельной кассы, что значительно упрощает контроль финансов.
Создание кассовых платежей
Для создания кассового платежа необходимо перейти в «Финансы» и выбрать раздел «Касса». Далее будут доступны два вида кассовых ордеров - прибыльный и расходный. О создании каждого из них поговорим отдельно, ведь у них есть свои особенности.
После того как вы выбрали тип кассового ордера, будет доступна страница со всеми кассами, где отображается финансовый баланс по каждой из них. Кроме того, здесь вы сможете просмотреть все прошлые платежи по периоду, касе, контрагенту и активности или найти самостоятельно в поиске по номеру.
Создание приходного кассового ордера
Приходной кассовый ордер – это платеж, поступающий в кассу компании. Таким образом, баланс средств в кассе увеличивается.
Для создания прибыльного кассового ордера в соответствующем подразделе нажмите «+Новый платеж».
Перед вами откроется новая вкладка с полями, необходимыми для заполнения.
Среди них представлены следующие:
- Касса – выбор кассы, куда будут оприходовать деньги. Над полем указывается доступный баланс выбранной кассы.
- Номер – номер платежа.
- Дата – дата создания платежа.
- Тип оплаты – определенный тип оплаты, используемый в данном случае. О том, как выбрать вариант оплаты, расскажем ниже.
- Контрагент – выбор контрагента, который связан с этим платежом.
- Назначение – дополнительное поле для указания назначения этого платежа.
- Приложение – дополнительное поле с дописыванием информации о платеже.
- Основание – дополнительное поле для указания основания создания платежа.
- Сумма - количество средств, которые вносятся прибыльным кассовым ордером.
- Комментарий - любая заметка по данному платежу.
Эти поля позволят как можно точнее охарактеризовать платеж и все, что с ним связано.
Выбор типа оплаты в приходном ордере
Существует несколько типов оплаты, которые можно указать при формировании приходного кассового ордера. Каждый из них имеет свои особенности.
- Расчеты с покупателями – это тип оплаты, когда компания должна оформить платеж с покупателем. К примеру, оплата продукта либо заказа. В этом случае становится доступно еще одно поле «в т.ч. НДС», где указывается размер НДС, входящий в общую сумму ордера.
- Расчеты с поставщиками – это тип оплаты, когда компания должна оформить платеж с поставщиком. Подробнее о взаимодействии с поставщиками и другими контрагентами читайте в инструкции.
Иногда бывают случаи, когда поставщики платят за возврат товаров, тогда этот тип оплаты и используется. Аналогично прошлому типу появляется поле «в т.ч. НДС».
- Наличные деньги из банка - это тип оплаты, когда средства поступают из банка, именно поэтому здесь не нужно указывать контрагентов.
- Основатель – это тип оплаты, когда средства в компанию вносит учредитель. При этом варианте необходимо указать учредителя.
Более подробно об учредителях и как наладить с ними работы на платформе, читайте в инструкции.
- Передача в кассу – это тип оплаты, когда средства из одной кассы передаются в другую. При этом баланс в кассах будет варьироваться в зависимости от суммы передачи.
На платформе доступно создание нескольких касс одновременно для большего удобства в работе. О том, как это сделать, читайте в гайде.
После выбора типа оплаты и заполнения всех полей платеж необходимо сохранить и активировать. В этот момент кассовый баланс изменится автоматически.
Создание расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер - это платеж, поступающий из кассы компании. При этом баланс в кассе уменьшается, а выданные средства будут списываться.
Для создания расходного кассового ордера выполняются почти все те же действия, что и для прибыльного ордера.
В «Финансы» выберите раздел «Касса» и подраздел «Расходный кассовый ордер». Здесь нажимаем «+Новый платеж».
Откроется схожая страница, что и при создании приходного платежа. Здесь также следует заполнить аналогичные поля.
- Касса – выбор кассы, откуда тратятся деньги. Над полем доступен баланс выбранной кассы.
- Номер – номер платежа.
- Дата – дата создания платежа.
- Тип оплаты – тот тип оплаты, который используется для этого платежа. О том, как выбрать вариант оплаты, расскажем ниже.
- Контрагент – выбор контрагента, который связан с этим платежом.
- Назначение – дополнительное поле для указания назначения этого платежа.
- Приложение – дополнительное поле с дописыванием информации о платеже.
- Основание – дополнительное поле для указания основания создания платежа.
- Сумма – и количество средств, которые выдаются по этому расходному кассовому ордеру.
- Комментарии - любая заметка по данному платежу.
Таким образом сформируется основная информация по расходному кассовому ордеру.
Выбор типа оплаты в расходном ордере
Среди типов оплаты в расходном ордере также существуют разные варианты. О каждом расскажем более подробно дальше.
- Расчеты с покупателями – тип оплаты, когда компания должна рассчитаться с покупателем. Здесь также указывается контрагент и размер НДС.
- Расчеты с поставщиками – тип оплаты, когда компания должна рассчитаться с поставщиком. Также разрешает указать контрагента и НДС.
Кроме того, для этих двух типов оплаты есть нераспределенный остаток, если данный платеж не связан с документами. О том, как связать документы, читайте в нашем руководстве «Связывание платежей».
- Расходы – тип оплаты, когда указываются дополнительные расходы. К примеру, заработная плата, аренда, транспорт и т.д. Именно поэтому необходимо указать, какие расходы требуют расходного кассового ордера.
Кроме того, при внесении расходов в систему они будут доступны для пересмотра в финансовых отчетах и будут участвовать в расчете прибыли.
- Инкассация – тип оплаты, используемый для сбора и перевозки наличных денег.
- Учредитель – тип оплаты, когда учредитель изымает определенную сумму из кассы. В этом случае необходимо указать учредителя.
- Передача в кассу – тип оплаты, когда финансы передаются из одной кассы в другую. При этом необходимо указать две кассы.
Таким образом, расходный кассовый ордер сформирован. Далее необходимо сохранить и активировать его, чтобы изменить балансы в кассе.
Отчетность по кассе
Все платежи и кассовые операции можно проконтролировать. Для этого перейдите в «Финансы» и выберите «Отчеты». Здесь будут доступны разные журналы отчетности. Чтобы контролировать обращение наличных денег, необходимо отслеживать в первую очередь Журнал кассовых операций и Кассовый отчет.
Журнал кассовых операций позволяет просмотреть все денежные остатки по периодам, кассам, контрагентам и валюте.
Кассовый отчет является более широким отчетным документом, ведь показывает все финансовые операции за разные даты, при этом подводя итоги.
Все эти документы можно распечатать и представить в бумажном варианте.
Также узнать больше о платежах можно, выбрав «Контроль» и перейдя в раздел «Бухгалтерия». В Финансовой справке вы сможете отследить данные о продажах и доходах, деньгах, задолженности поставщиков и покупателей, товарах и общих расходах.
Кроме того, дополнительную информацию о расходах можно узнать в блоке в разделе «Бухгалтерия».
Как вы можете увидеть функционал платежей в Skynum, широк, но при этом он упрощает контроль за финансовой составляющей компании. Еще больше полезной информации о связывании платежей с документами и других возможностях платформы читайте в Базе знаний.