Платежи - это расчетные документы, удостоверяющие факт финансовой операции. Они необходимы для правильного контроля поступления и расходования денег, своевременной оплаты поставщикам и покупателям. Именно платежи являются основополагающими документами для отслеживания финансовой ситуации компании.
На платформе Skynum представлено несколько видов платежей - кассовые (наличные) и банковские (безналичные). В этой инструкции рассмотрим кассовые платежи, то есть наличные, но банковские платежи работают аналогично.
Кассовые платежи необходимы для фиксации наличных денежных средств. Это позволяет сохранять и отслеживать общий баланс или баланс каждой отдельной кассы, что значительно упрощает контроль финансов.
Создание кассовых платежей
Для создания кассового платежа необходимо перейти в «Финансы» и выбрать раздел «Касса».
Далее будут доступны три вида кассовых ордеров - расходный, приходный и обмен валют. О создании каждого из них поговорим отдельно, ведь у них есть свои особенности.
Создание приходного кассового ордера
Приходный кассовый ордер – это платеж, поступающий в кассу компании. Таким образом, баланс средств в кассе увеличивается.
Для создания приходного кассового ордера в соответствующем подразделе нажмите «+Новый платеж».
Перед вами откроется новая вкладка с полями, необходимыми для заполнения.
Среди них представлены следующие:
- Касса – выбор кассы, куда будут оприходовать деньги. Над полем указывается доступный баланс выбранной кассы.
- Номер – номер платежа.
- Дата – дата создания платежа.
- Тип платежа – определенный тип платежа, используемый в данном случае. О том, как выбрать вариант платежа, расскажем ниже.
- Контрагент – выбор контрагента, который связан с этим платежом.
- Назначение – дополнительное поле для указания назначения этого платежа.
- Приложение – дополнительное поле с дописыванием информации о платеже.
- Основание – дополнительное поле для указания основания создания платежа.
- Сумма - количество средств, которые вносятся прибыльным кассовым ордером.
- Комментарий - любая заметка по данному платежу.
Эти поля позволят как можно точнее охарактеризовать платеж и все, что с ним связано.
Выбор типа платежа в приходном ордере
Существует несколько типов платежа, которые можно указать при формировании приходного кассового ордера. Каждый из них имеет свои особенности.
Примечание. Тип "Передача в кассу" присутствует в выборе если есть несколько касс.
- Расчеты с покупателями – это тип платежа, когда компания должна оформить поступление в кассу наличных от покупателя. К примеру, оплата продукта либо заказа. В этом случае становится доступно еще одно поле «в т.ч. НДС», где указывается размер НДС, входящий в общую сумму ордера.
- Расчеты с поставщиками – это тип платежа, когда компания должна оформить поступление в кассу средств от поставщика. Подробнее о взаимодействии с поставщиками и другими контрагентами читайте в инструкции.
Иногда бывают случаи, когда поставщики платят за возврат товаров, тогда этот тип оплаты и используется. Аналогично прошлому типу появляется поле «в т.ч. НДС».
- Наличные из банка - это тип платежа, когда средства поступают из банка, именно поэтому здесь не нужно указывать контрагентов.
- Учредитель – это тип платежа, когда средства в компанию вносит учредитель. При этом варианте необходимо указать учредителя.
Более подробно об учредителях и как наладить с ними работы на платформе, читайте в инструкции.
- Передача в кассу – это тип платежа, когда средства из одной кассы передаются в другую. При этом баланс в кассах будет варьироваться в зависимости от суммы передачи.
На платформе доступно создание нескольких касс одновременно для большего удобства в работе. О том, как это сделать, читайте в гайде.
- Дебиторы и кредиторы - используется для кредитных операций, которые не относятся непосредственно к торговле или расходам.
После выбора типа платежа и заполнения всех полей платеж необходимо сохранить и активировать. В этот момент кассовый баланс изменится автоматически.
Создание расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер - это платеж, поступающий из кассы компании. При этом баланс в кассе уменьшается, а выданные средства будут списываться.
Для создания расходного кассового ордера выполняются почти все те же действия, что и для прибыльного ордера.
В «Финансы» выберите раздел «Касса» и подраздел «Расходный кассовый ордер». Здесь нажимаем «+Новый платеж».
Откроется схожая страница, что и при создании приходного платежа. Здесь также следует заполнить аналогичные поля.
- Касса – выбор кассы, откуда тратятся деньги. Над полем доступен баланс выбранной кассы.
- Номер – номер платежа.
- Дата – дата создания платежа.
- Тип оплаты – тот тип оплаты, который используется для этого платежа. О том, как выбрать вариант оплаты, расскажем ниже.
- Контрагент – выбор контрагента, который связан с этим платежом.
- Назначение – дополнительное поле для указания назначения этого платежа.
- Приложение – дополнительное поле с дописыванием информации о платеже.
- Основание – дополнительное поле для указания основания создания платежа.
- Сумма – и количество средств, которые выдаются по этому расходному кассовому ордеру.
- Комментарии - любая заметка по данному платежу.
Таким образом сформируется основная информация по расходному кассовому ордеру.
Выбор типа оплаты в расходном ордере
Среди типов оплаты в расходном ордере также существуют разные варианты. О каждом расскажем более подробно дальше.
- Расчеты с покупателями – тип оплаты, когда компания должна рассчитаться с покупателем. Здесь также указывается контрагент и размер НДС.
- Расчеты с поставщиками – тип оплаты, когда компания должна рассчитаться с поставщиком. Также разрешает указать контрагента и НДС.
Кроме того, для этих двух типов оплаты есть нераспределенный остаток, если данный платеж не связан с документами. О том, как связать документы, читайте в нашем руководстве «Связывание платежей».
- Расходы – тип оплаты, когда указываются дополнительные расходы. К примеру, заработная плата, аренда, транспорт и т.д. Именно поэтому необходимо указать, какие расходы требуют расходного кассового ордера.
Кроме того, при внесении расходов в систему они будут доступны для пересмотра в финансовых отчетах и будут участвовать в расчете прибыли.
- Инкассация – тип оплаты, используемый для сбора и перевозки наличных денег.
- Учредитель – тип оплаты, когда учредитель изымает определенную сумму из кассы. В этом случае необходимо указать учредителя.
- Передача в кассу – тип оплаты, когда финансы передаются из одной кассы в другую. При этом необходимо указать две кассы.
Таким образом, расходный кассовый ордер сформирован. Далее необходимо сохранить и активировать его, чтобы изменить балансы в кассе.
Отчетность по кассе
Все платежи и кассовые операции можно проконтролировать. Для этого перейдите в «Финансы» и выберите «Отчеты». Здесь будут доступны разные журналы отчетности. Чтобы контролировать обращение наличных денег, необходимо отслеживать в первую очередь Журнал кассовых операций и Кассовый отчет.
Журнал кассовых операций позволяет просмотреть все денежные остатки по периодам, кассам, контрагентам и валюте.
Кассовый отчет является более широким отчетным документом, ведь показывает все финансовые операции за разные даты, при этом подводя итоги.
Все эти документы можно распечатать и представить в бумажном варианте.
Также узнать больше о платежах можно, выбрав «Контроль» и перейдя в раздел «Бухгалтерия». В Финансовой справке вы сможете отследить данные о продажах и доходах, деньгах, задолженности поставщиков и покупателей, товарах и общих расходах.
Кроме того, дополнительную информацию о расходах можно узнать в блоке в разделе «Бухгалтерия».
Как вы можете увидеть функционал платежей в Skynum, широк, но при этом он упрощает контроль за финансовой составляющей компании. Еще больше полезной информации о связывании платежей с документами и других возможностях платформы читайте в Базе знаний.