Работа в мультивалютном учете

На платформе Скайнум реализован полноценный мультивалютный учет. Вы можете продавать и оприходовать товары в разных валютах, работать с платежами в любой валюте, вести взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, а также формировать финансовые отчеты по актуальному курсу валют.

Мультивалютный учет – это не просто перерасчет цен товаров из одной валюты в другую. На платформе любая операция создает бухгалтерские проводки в рамках каждой валюты.

В этом руководстве вы узнаете, как работать с разными валютами, чтобы использовать этот мощный функционал в своей торговой деятельности.

Приступая к работе на платформе Скайнум в мультивалютном учете, прежде всего, необходимо настроить программу под свои нужды. Ознакомьтесь с тем, как это делать в инструкции Настройка мультивалютного учета. 

1. Контрагенты

При мультивалютном учете работа с контрагентами имеет определенные особенности, ведь одновременно могут использоваться разные валюты. На платформе Skynum существует два типа контрагентов: поставщики и покупатели.

1.1. Валюта контрагента

Для каждого контрагента можно установить одну валюту, в которой ваша компания будет вести расчеты с ним. Валюта указывается в карточке контрагента. Подробное описание создания карты можно найти в инструкции Контрагенты.

Сразу же обратите внимание, что для контрагентов, являющихся поставщиками в отношении компании, валюту нельзя изменять при наличии активированных документов "Поступление от поставщика". В случае, если поставщик работает с вами в нескольких валютах, создайте для него карты с разными валютами.

На покупателей такое ограничение не распространяется. Каждому покупателю можно продавать товары в разных валютах. А валюта, указанная в карте покупателя, подтягивается в документ продажи по умолчанию, но есть возможность изменить ее непосредственно в документе.

1.2. Задолженность контрагента

Задолженности контрагента отображаются в его карточке. Перед началом работы с контрагентом в карточке нет никаких задолженностей. В дальнейшем, в зависимости от взаимодействий с поставщиком/покупателем, эта информация будет изменяться.

1.3. Покупатели и мультивалюты

Контрагенты, покупающие у нас товар, должны оплатить его. В случае неоплаты в момент реализации, продажа оформляется в кредит и тем самым создается задолженность покупателя. То есть, покупатель задолжал нам.

Возможна и противоположная ситуация: покупатель перечислил нам деньги, но товар пока не отгружен, товарная накладная не активирована. В таком случае создается наша задолженность покупателю. То есть мы задолжали покупателю.

При мультивалютном учете одновременно может быть задолженность в нескольких валютах. Например, одна товарная накладная оформлена в кредит в гривнах, другая – в долларах.

Кроме карты, увидеть наличие задолженности с покупателями можно также:

• в разделе "Контроль - Текущая ситуация - Мы задолжали/Нам задолжали";
• в платежных документах "Кассовый ордер" или "Платежное поручение" при создании платежей типа "Расчеты с покупателями".

Каждый долг записывается отдельно в зависимости от валюты, а рядом с суммой долга показывается, что контрагент при формировании задолженности выступает покупателем.

1.4. Поставщики и мультивалюты

При поставке товара мы должны произвести за него оплату в валюте документа. В мультивалютном учете на платформе Скайнум валютой документа "Поступление от поставщика" всегда является валюта поставщика.

Когда оплата производится не непосредственно в документе "Поступления от поставщика" при его активации, а позже, то за нами будет долг перед поставщиком. То есть при оформлении прихода товаров в кредит формируется долг в валюте документа, и мы задолжали поставщику.

В случае, когда мы сначала заплатили за товар, но товар пока не отгружен (документ "Поступление от поставщика" не активирован), создается задолженность поставщика нам. То есть, поставщик задолжал нам.

В мультивалютном учете задолженность поставщика/поставщика может существовать только в валюте поставщика.

В карточке контрагента, одновременно являющегося поставщиком и покупателем по отношению к нашей компании, задолженности его как поставщика и как покупателя отражаются отдельно по поступлениям товаров и по продажам. Одновременные задолженности контрагента/контрагента как покупателя и поставщика не перекрывают друг друга.

Кроме карты, увидеть наличие задолженности поставщику можно:

• в разделе "Контроль - Текущая ситуация - Мы задолжали/Нам задолжали";
• в платежных документах "Кассовый ордер" или "Платежное поручение" при создании платежей типа "Расчеты с поставщиками" и платежей типа "Расчеты с покупателями" (если поставщик одновременно является покупателем).

Таким образом, в мультивалютном учете задолженности по поступлениям могут быть только в валюте поставщика, а задолженности по продажам – в валютах, в которых продажи происходили.

2. Мультивалютные документы

Перед началом формирования документов убедитесь, что на платформе сделаны все необходимые настройки: установлена ​​валюта базовая и учета товаров, предоставлена ​​возможность вести продажи и получать отчеты в мультивалюте, настроен справочник курса валют.

Важно! Обращаем ваше внимание, что все расчеты в мультивалютном учете происходят путем конвертации валют друг в друга по курсу, который вы установите в справочнике "Курс валют". При отсутствии курса для какой-либо из валют конвертация осуществляется в отношении 1:1. Для исправления такой ситуации нужно сначала создать все необходимые курсы, обновить курсы в каждом документе, а затем переактивировать все документы, где была задействована валюта без курса.

Если в товарном документе мы используем только валюту учета товаров (определяется параметром "Валюта учета товаров" из раздела "Настройки - Параметры - Валюта"), документ будет выглядеть и будет формироваться так же, как при учете в единой валюте.

А когда в документе задействованы валюты, не являющиеся валютой учета товаров, то документы будут иметь дополнительные поля и расчеты в документах будут вестись с учетом этих валют.

На платформе Скайнум есть документы, валютой которых всегда будет только валюта учета товаров, независимо от использования мультивалютного учета. Это документы из раздела "Товары - Внутренний учет", а также документы "Производство", "Разукомплектация" и документы инвентаризации. Также есть документы, выполняющие вспомогательные функции, их формирование не влияет на суммы остатков – прайс-лист, счет на оплату и т.д.

Например, документ "Оприходование" в режиме мультивалютного учета с базовой валютой и учетной валютой товаров "гривны" выглядит так:

Но в документах, где фиксируется взаимодействие с контрагентами, в мультивалютном учете будут дополнительные поля и конвертация средств, если контрагент работает с нами в разных валютах. Это такие товарные документы, как:

• Товарная накладная
• Возврат продаж
• Заказ покупателя
• Продажа розничная
• Возврат розничной продажи
• Поступления от поставщика
• Возврат поставщику

Активация этих документов приводит к изменению остатков товаров или резерва, а их валютой может быть одна из валют, указанных в справочнике "Валюты".

2.1. Документы продажи и возврата

На платформе Скайнум в продаже/возврате товаров непосредственно на складе используются документы "Товарная накладная" и "Возврат продаж" в разделе "Торговля - Продажи". Работа с такими документами в обычном учете подробно описана в инструкциях Товарная накладна и Возврат продаж.

При мультивалютном учете в "Товарной накладной" появляется поле выбора валюты, поле курса валюты с доступом для корректировки, а в товарных строках автоматически показываются цены в валюте учета товара и в валюте продажи, и дополнительно показывается конвертируемая сумма в валюте продажи.

Сразу после выбора контрагента в документ подтянется название валюты с его карты, но эта валюта может быть изменена на нужную в конкретном случае.

При формировании документа система обращается к справочнику "Курс валют", чтобы взять оттуда нужный курс и произвести конвертацию сумм за товары в нужную валюту. В нашем примере базовой валютой и валютой учета товаров является гривна, а продажи мы производим в долларах. При этом в справочнике "Курс валют" для доллара создано несколько курсов:

Именно поэтому в документ подтянулся курс соответствующий дате документа.

Курс в документе можно изменить вручную, и именно курс в документе станет основой для расчета цен товаров. При изменении курса валюты в документе все цены пересчитываются:

Как видно из примера, если мы продаем товар в долларах, то сначала цены товаров показываются в гривнах, то есть в валюте, в которой они учитываются на складе, а рядом показывается уже конвертируемая цена в валюте продажи.

Итоговая сумма документа показывается в валюте продажи, в цене продажи (20$). При этом со склада спишутся товары в валюте учета товаров в учетной цене (250₴), то есть в сумме, в которой они хранятся на складе.

В документе "Возврат продаж", в случае использования нескольких валют также появятся поля выбора валюты, курса валюты, и для каждого товара поля цены и суммы в валюте учета товара и в валюте продаж. Формирование этого документа аналогично формированию "Товарной накладной".

2.2. Оплата в документах продажи

В документах продажи после добавления всех необходимых товаров автоматически считается сумма, которую покупатель должен уплатить за товары. Она представлена ​​в валюте продаж.

Если оплата производится наличными, то средства зачисляются в кассу, которая закреплена за складом, где списываются проданные товары. При этом в кассу поступают средства именно в валюте продаж без конвертации.

При безналичной оплате денежные средства в валюте продажи зачисляются на банковский счет склада, из которого осуществляется продажа.

Обратите внимание, что каждый банковский счет имеет только одну валюту и нужно, чтобы валюта документа продаж совпадала с валютой счета.

В случае, когда нужно производить оплату разными валютами безналично, то нужно настроить разрешение выбирать банковский счет непосредственно из документа (о настройках читайте в инструкции Настройки мультивалютного учета).

Если у контрагента есть накопленные бонусы, то возможна оплата продаж бонусами. Количество бонусов по товарной строке документа определяется в расчете на валюту учета товаров независимо от валюты продажи. После активации документа на бонусном счете у покупателя появится соответствующая сумма бонусов. Это позволит ему оплачивать будущие покупки бонусами. При этом эти покупки могут быть в любой валюте.

Бонусы контрагента перечисляются в деньги валюты учета товаров на условиях бонусной программы. Если продажа будет осуществляться в другой валюте, то для оплаты бонусами будет доступна сумма, конвертируемая в валюту продаж из учетной по последнему установленному курсу в справочнике "Курс валют". В случае если в справочнике не будет создан курс для нужной валюты, конвертация произойдет в отношении 1:1.

При возврате продаж начисленные за эту продажу бонусы аннулируются. А оплата за продажу бонусами перечисляется из денег в баллы и возвращается в сумму бонусов контрагента.

При оформлении продаж в кредит сумма продаж запишется контрагенту как долг в валюте продаж. Уплата долга за кредит оформляется платежом "Приходной кассовый ордер" или "Входящее платежное поручение", к которому привязывается документ продажи. Механизм связывания платежей с документами описан в инструкции Связанные платежи. Валюта документа продаж и связанного платежа должна быть одинаковой. О платежах в мультивалютном учете речь пойдет в следующих пунктах.

2.3. Продажа через Скайнум.Касса

Если продажи или возврат продаж производятся через кассовый терминал (или компьютер, на котором установлена ​​кассовая программа), то на платформе Skynum речь идет об АРМ кассира и такие действия выполняются через приложение Скайнум.Касса.

О работе с приложением можно ознакомиться в инструкции Розничная торговля через Скайнум.Касса и видео-уроках на странице https://www.youtube.com/@skynum.

С основной платформы можно просматривать результаты работы в Скайнум.Касса. В разделе "Торговля - АРМ кассира" есть все документы, создаваемые через кассовые терминалы продавцами.

Если планируется продажа через кассовые терминалы в разных валютах, то нужно в справочнике "Компьютеры" (раздел "Настройки - Справочники") создать компьютеры этого склада для нужных валют. 

Поменять валюту кассовому терминалу можно только при закрытой смене. Если при загрузке Скайнум.Касса (или в настройках) выбрать терминал, работающий с долларами:

то после открытия смены кассовая программа будет показывать цены товаров, конвертируемые из гривны в доллары, и оплата также будет производиться в долларах. Вот пример создания чека продаж:

Результат такой продажи отобразится следующим образом в отчете "Анализ продаж" по валюте продаж (пересчет из валюты в валюту происходит согласно настройкам в справочнике "Курс валют"):

и по валюте учета товаров:

Чеки возвратов создаются в АРМ-кассире аналогично чекам продаж.

2.4. Заказ покупателей в мультивалюте

Документ "Заказ покупателя" не является документом, влияющим на учет товара. Его активация не приведет к изменению остатков товаров, потому что заказом можно только зарезервировать товары. "Заказ покупателя" используется как подготовительный для документов "Товарная накладная" или "Продажа розничная".

Но в заказе можно произвести предварительную оплату, и в мультивалютном учете указать валюту этой оплаты.

Если в заказе указывается оплата, а затем из него будет создан документ "Товарная накладная" или "Продажа розничная", то сумма предварительной оплаты в заказе будет засчитана в продаже. До тех пор, пока продажа не будет активирована, предоплата, зафиксированная в активированном заказе, будет задолженностью перед покупателем в валюте оплаты.

Заполняется "Заказ покупателя" при мультивалютном режиме работы аналогично заполнению документа "Товарная накладная".

2.5. Приход от поставщика в мультивалюте

В разделе "Приход" находятся документы, фиксирующие поступление и возврат товаров поставщику. Их активация влечет за собой изменение остатков товаров. Это документы: "Приход от поставщика" и "Возврат поставщику".

При мультивалютном учете эти документы существенно отличаются от таких же документов в обычном учете.

Рассмотрим работу с документом прихода товаров от поставщика при использовании разных валют. Для создания документа необходимо перейти в раздел "Поставки - Приход от поставщика" и создать его согласно инструкции Базовый способ прихода товара.

Сразу после создания документа его валютой будет валюта учета товаров по настройкам (указывается в разделе "Настройки – Учет – Валюта учета товара"). После выбора контрагента валюта автоматически меняется на ту, с которой работает данный поставщик, если она отличается от начальной валюты документа. Это видно в поле "Валюта" созданного документа.

В случае, если поставщик работает в той же валюте, что и валюта учета товаров, в таблице товаров будут отображены стандартные поля с одной валютой. Весь процесс работы с приходом в такой ситуации проходит в соответствии с инструкцией по поступлению товаров, о которой упоминалось выше.

Когда валюта поставщика отличается от валюты учета товаров, сразу в документе появляется поле для курса валюты поставщика. Он подтягивается из справочника "Курс валют". Курс можно оставить текущим или изменить именно для этого поступления. Дополнительные поля также появятся в товарных строках документа.

Товарная строка заполняется следующим образом:

• вносится товар любым удобным способом;
• указывается количество его поступления;
• в поле "Цена поставщика" указывается цена товара в валюте поставщика, если в карточке товара уже есть приходная цена, то она подтянется оттуда, но ее можно изменить;
• поле "Сумма поставщика" заполняется автоматически;
• в случае, если на поставки конкретного товара есть дополнительные расходы с вашей стороны, которые должны войти в его приходную цену, заполняется поле "Затраты поставки" в валюте поставщика (такие расходы не входят в сумму к уплате поставщику);
• поле "Цена приходная" рассчитывается автоматически путем конвертации из валюты поставщика в валюту учета товаров;
• остальные поля рассчитываются и заполняются автоматически.

Перед созданием товарных строк и перед активацией документа обязательно проверьте валюту документа и курс валют. Это очень важно для любых документов в мультивалютном учете, особенно для документа прихода товаров от поставщика.

Документ возврата поставщику заполняется аналогично. Его можно автоматически создать с активированного "Прихода от поставщика". Для этого в документе поступления нужно нажать кнопку Действия и выбрать Создать возврат прихода.

В документах прихода или возврата поставщику после добавления всех необходимых товаров автоматически рассчитываются две суммы: сумма, которую компания должна уплатить поставщику за товары (в валюте поставщика) и сумма оприходованных на склад товаров (в валюте учета товаров).

Оплату можно произвести в валюте поставщика наличными, безналичными или привязать к документу активированный заранее платеж.

Если оплата неполная или отсутствует в настоящее время, то выбирается оплата в кредит, тогда ваш долг запишется в валюте поставщика данному поставщику.

После сохранения и активации документа "Поступления от поставщика" товары поступают на склад, формируется списание средств за товары из кассы или банковского счета, а при отсутствии оплаты формируется задолженность.

После сохранения и активации документа "Возврат поставщику" товары списываются со склада, формируется зачисление возвращенных средств за товары в кассу или на банковский счет, а в случае отсутствия оплаты формируется задолженность контрагента перед компанией.

Если документ "Поступления от поставщика" был оформлен как приход в кредит, а затем на его основе был создан и активирован документ "Возврат поставщику" в той же сумме также в кредит, то взаимная задолженность гасится автоматически.

2.6. Пример оплаты "Прихода от поставщика"

Рассмотрим случай, когда в документе "Приход от поставщика" задействовано несколько валют, а базовая валюта и валюта учета товаров разные.

Убедимся, что курсы валют установлены на нужную дату:

Для того чтобы можно было оплатить поставщику сразу при поступлении товаров, создадим входящие финансовые остатки в разных валютах. Это мы делаем сейчас для того, чтобы увидеть, как различные варианты оплаты отразятся на учетных счетах компании.

Входящие остатки по кассе:

Входящие остатки по банковских счетах:

Создадим новый документ "Приход от поставщика". Валютой этого документа всегда является валюта поставщика, в данном случае – доллар. Товары должны поступать на склад в валюте учета товаров, поэтому в документе суммы за товары конвертируются в евро.

Обратите внимание, что в настройках у нас нет курса доллара к евро, а есть курсы этих валют к базовой валюте - гривне. Конвертация осуществляется через базовую валюту (26,32 ⋅ 38: 40 = 25). Следовательно, к уплате поставщику 26,32 доллара, а на склад оприходуются товары на сумму 25 евро (после активации документа).

Рассмотрим варианты оплаты такового документа. Будем оплачивать частично наличные и безналичные, чтобы увидеть результат оплаты в этих двух случаях.

Вариант 1. В оплате не выбираем кассу и счет.

Активируем документ.

В результате наличные доллары спишутся с балансового счета кассы в долларах, а безналичные доллары будут конвертированы в базовую валюту и спишутся с гривневого счета компании.

Вариант 2. В оплате выбираем любую кассу (как указывалось ранее, в кассе могут находиться наличные деньги в разной валюте) и счет в валюте поставщика - в долларах.

После активации поступления видим, что наличные доллары снова списались с балансового счета кассы в долларах, а безналичные – со счета в долларах.

В зависимости от того, нужно вам конвертировать безналичные средства или нет, вы можете выбирать или не выбирать расчетный счет.

Но если будет выбран счет, не соответствующий валюте поставщика, документ не активируется.

3. Платежи и мультивалюты

На платформе Скайнума можно создавать все необходимые для мультивалютного учета платежи.

Обратите особое внимание на настройки в справочнике "Курс валют", потому что любые расчеты в системе производятся с учетом правильных курсов и правильной даты, с которой курсы должны действовать. Курс валюты в справочнике считается действующим до тех пор пока не будет создан новый курс для этой валюты. Если на дату какого-либо платежа не будет курса нужной валюты, то расчеты будут вестись по курсу 1:1. Не удаляйте старые курсы валют, а создавайте новые при необходимости.

3.1. Кассовые платежи

Создание кассовых платежей при использовании одной валюты подробно описано в инструкции: Платежи.

3.1.1. Приходной кассовый ордер

При использовании мультивалютного учета в кассовом платеже для отдельных типов платежа будет доступно изменение валюты.

Для типов платежа "Учредитель" и "Оплата НДС" доступна только базовая валюта компании (указанная в разделе "Настройки - Параметры - Валюта").

Для типа платежа "Наличные из банка" платеж сформируется в валюте расчетного счета банка, независимо от того, какая касса при этом будет выбрана. После активации платежа сумма зачислится в выбранную кассу в валюте расчетного счета.

Для типов "Расчеты с покупателями", "Расчеты с поставщиками" по умолчанию платеж формируется в валюте контрагента, но есть возможность изменить валюту для любого контрагента.

После выбора контрагента в платеже появляется информация о взаимных задолженностях.

В платеже выбирается валюта, указывается сумма, после сохранения платежа фигурирующая в качестве нераспределенного остатка этого платежа.

Нераспределенный остаток можно разделить на документы контрагента, которые не были полностью оплачены. Если активировать платеж с нераспределенным остатком, этим платежом можно будет оплатить будущие документы этого контрагента.

Для типа платежа "Передача в кассу" платеж сформируется в выбранной валюте, в кассе могут находиться наличные деньги в любой валюте. После активации сумма в валюте платежа спишется с одной кассы и зачтется в другую.

3.1.2. Расходный кассовый ордер

Для типов "Расчеты с покупателями", "Расчеты с поставщиками", "Учредитель", "Передача в кассу", "Оплата НДС" все работает аналогично платежу "Приходный кассовый ордер". Разница только в том, что средства списываются из кассы.

Для типа "Инкассация" платеж будет сформирован в валюте расчетного счета банка, на который сдается наличность из кассы. После активации платежа, средства спишутся с кассы и зачислятся на банковский счет в валюте расчетного счета.

3.1.3. Конвертация наличных

Платеж "Конвертация наличных" используется, когда требуется сделать проводку, отображающую обмен наличных денег одной валюты на наличные другой валюты.

В платеже нужно выбрать с какого счета, на какой передаются конвертируемые средства и суммы в обеих валютах. Валюта отображается автоматически в зависимости от выбранных счетов. Конвертируемая сумма не рассчитывается автоматически по курсу валют, а заносится вручную, так как реальная сумма конвертируемых средств может отличаться от текущего банковского курса валют.

4. Входящие финансовые остатки

Платежи "Входящие финансовые остатки" используются, если компания хочет начать учет на платформе Скайнум не с нулевых финансовых остатков. Например, нужно на момент начала работы со Скайнум показать, что отдельный контрагент имеет задолженность перед компанией, или на счете в банке находятся средства, и их нужно показать в оборотах.

Внимание! Обязательно проверьте, установлены ли курсы каждой валюты на дату платежей с входными финансовыми остатками. Если в мультивалютном учете курсы валют на дату начала работы со Скайнум отсутствуют, то система рассчитывает конвертацию в отношении 1:1.

4.1. Входящий остаток по кассе

В платеже "Входящий остаток по кассе" нужно выбрать кассу, где находятся средства на дату, когда компания начала вести учет в Skynum, указать эту дату, выбрать валюту, указать сумму и активировать платеж.

Сумма сразу появится в Журнале кассовых операций (раздел "Финансы – Отчеты"):

4.2. Входящий остаток по банку

В платеже "Входящий остаток по банку" выбирается расчетный счет, указывается дата, когда компания начала вести учет в Skynum, указывается сумма. Валютой платежа является валюта счета, указанного в нем.

4.3. Начальная задолженность покупателя поставщика

В платежах "Начальная задолженность покупателя" и "Начальная задолженность поставщику" выбирается контрагент, и указывается валюта, дата и сумма.

Таким образом, платформа Skynum поддерживает полноценный мультивалютный учет на всех уровнях. Продажа, оприходование, взаиморасчеты и финансовые платежи могут производиться в разных валютах с пересчетом и конвертацией по курсу валют отдельно по каждому документу. Система умеет правильно выполнять все необходимые бухгалтерские проводки, а не просто производит только визуальный расчет цен.

В этой инструкции мы пытались описать только самое главное, возможностей мультивалютного учета в платформе действительно еще больше!

Используйте этот мощный функционал.