Не все работают с девяти до шести пять дней в неделю. Кассиры чередуются через день, охрана стоит сутки через двое, подсобный работник выходит на несколько часов. Оклад для таких людей не подходит: платить нужно за то, сколько дней или часов они на самом деле отработали. В таблицах это ежемесячный подсчёт смен по каждому вручную и споры, когда цифры не сходятся.
В Skynum для этого есть два типа оплаты — Поденная и Почасовая. Вы указываете ставку за день или за час и отмечаете в табеле, когда человек работал. И аванс, и зарплата за месяц — это ставка, умноженная на отработанные дни или часы из табеля.
Простое правило: ставка — в карьере, смены и часы — в табеле. Сначала разметьте смены в табеле, потом создавайте авансовую ведомость: и аванс, и зарплату Skynum считает из табеля.
Это продолжение серии о зарплате в Skynum. Как принять сотрудников с любым типом оплаты и дойти до выплаты — в статье Зарплата: от первого сотрудника до выплаты, всё о табеле — в статье Табель рабочего времени. Здесь — то, чем оплата за день и за час отличается от оклада: график для смен, что именно считает табель, как выглядят расчёт и аванс.
Чем это отличается от оклада
Оклад — плата за месяц: у сотрудника на окладе есть норма рабочих дней, и выходной или праздник оклад не уменьшают. У подённой и почасовой оплаты нормы нет: платят ровно за то, что отработано. Выходной в табеле такого сотрудника означает лишь «не выходил», и за этот день ничего не начисляется. Поэтому для них табель — не план, а факт: какие дни и сколько часов человек работал, столько и получит.
Подённая оплата — Дневная ставка, умноженная на отработанные дни. Почасовая — Часовая ставка, умноженная на отработанные часы. Отпуска, больничные и все остальные правила — налоги, аванс, ведомости — работают так же, как для оклада.
Чтобы платить за день или час, нужны три вещи: график для смен, ставка в карьере сотрудника и отмеченные смены в табеле. Дальше — по шагам.
Шаг 1. График для смен
График задаёт, какие дни недели рабочие и сколько в них часов. Для тех, кто работает посменно, в компании уже есть два графика — «Позмінно, 8 годин — вихідні відмічаються в табелі» и «Позмінно, 12 годин — вихідні відмічаються в табелі». В них все семь дней рабочие: график не знает, в какие дни выходит конкретный сменщик, — его выходные вы отметите в табеле месяца. Что такое график, как его создать и отметить праздники, описано в статье Табель рабочего времени.
Если смена длится не 8 и не 12 часов — например, сутки для охраны, — создайте свой сменный график: в Зарплата → Конфигурация → Графики нажмите Добавить график, назовите его, например «Посменно, 24 часа», и сохраните. Затем нажмите Сгенерировать годовой график, поставьте галочки на всех семи днях недели, впишите в каждом 24 и подтвердите. Это делается один раз: на следующие годы график продлевается сам.
Для тех, кто выходит в постоянные дни недели — только в субботу и воскресенье или три дня в неделю, — создайте график так же, но галочки поставьте только на этих днях. Тогда выходные в табеле уже будут стоять, и размечать месяц не нужно.
Шаг 2. Ставка в карьере
Нового сотрудника принимайте, как и всех, кнопкой Новый сотрудник. Под заголовком Кадры в поле Тип оплаты выберите Поденная или Почасовая. Ниже укажите ставку: для подённой — в поле Дневная ставка, например 800 за смену; для почасовой — в поле Часовая ставка, например 100 за час. В поле График работы выберите сменный график.
Если человек уже работает на окладе, его запись не меняют — перевод оформляют новой записью. В карточке на вкладке Карьера нажмите Добавить служебное перемещение, выберите тип Изменение зарплаты, дату, с которой действует новая оплата, тип оплаты Поденная или Почасовая, ставку и сменный график. Месяцы до этой даты считаются по окладу, после — по ставке. Как работает карьера, описано в статье Кадровые события.
Налоги и правило аванса появляются в карточке сами, как и для сотрудников на окладе.
Шаг 3. Отметьте смены в табеле
Создайте табель за месяц, как для всех. У сменщика все дни стоят рабочими — разметьте его смены: кликните по любому дню напротив фамилии, на панели нажмите кнопку с календарём Схема на месяц, выберите схему — «Через день», «2 через 2» или свою, — укажите Первую рабочую смену и нажмите Разметить. Skynum сам разметит весь месяц: рабочие смены с часами, между ними выходные.
Если человек вышел не в свою смену или, наоборот, не вышел, выделите день и нажмите на панели Р или В. Если смена вышла длиннее или короче, кликните по дню, нажмите кнопку с часами и впишите фактические часы. Для подённой оплаты считаются дни, поэтому часы влияют только на почасовую.
Включите Итоги — увидите, сколько дней отработал каждый. Отработанные часы видны в расчёте сотрудника: на вкладке Расчет кликните по фамилии — напротив основной зарплаты стоят дни и часы.
Что покажет расчёт
На вкладке Расчет нажмите Рассчитать — основную зарплату Skynum возьмёт из табеля:
- Подённая. Кассир со ставкой 800 работает через день: в ноябре 15 смен — основная зарплата 12 000.
- Почасовая. Охранник со ставкой 100 работает 2 через 2 по 12 часов: 16 смен, 192 часа — основная зарплата 19 200. Если одна смена длилась 14 часов, это ещё 200.
Отпуск или больничный считаются, как и для всех: за календарные дни по цене дня, отдельной строкой. Кассир болел с понедельника по пятницу, и три из этих дней были его сменами: основная зарплата 9 600 за 12 смен, больничные за пять дней по цене дня.
Налоги — те же: НДФЛ и военный сбор удерживаются из начисленного, ЕСВ компания платит сверх.
Аванс при оплате за день и час
В новой компании метод аванса — за фактически отработанное время: аванс — это ставка, умноженная на смены или часы с 1 по 15 число по табелю. Кассир с 8 сменами до 15-го получает 6 400 до налогов, охранник с 96 часами — 9 600.
Важно: сначала разметьте смены в табеле — как минимум до 15-го числа — и только потом создавайте авансовую ведомость. Пока смены не размечены, у сменщика все дни стоят рабочими, и аванс посчитается за каждый день с 1 по 15.
Если в компании выбран метод брутто или нетто — процент от оклада, — задайте таким сотрудникам фиксированную сумму аванса: в карточке на вкладке Правила расчётов откройте правило Аванс, в поле Для расчета суммы использовать выберите Сумма из текущего правила, впишите сумму и поставьте 100%. Методы аванса и ведомости описаны в статье Выплата зарплаты.
Выплата при оплате за день и час
Дальше подённая и почасовая оплата ничем не отличаются от оклада. В конце месяца сверьте Итоги табеля с реальными выходами, на вкладке Расчет нажмите Рассчитать и подтвердите расчёт кнопкой Активировать. Сумма К выдаче — ставка, умноженная на смены или часы, минус налоги и выданный аванс. Создайте зарплатную ведомость или выдайте деньги кассовым ордером — так же, как всем.
Как это работает в жизни
Два кассира через день
В магазине два кассира, каждый работает через день по 8 часов, оплата 800 за смену. У обоих в карьере — Поденная, дневная ставка 800 и график «Позмінно, 8 годин — вихідні відмічаються в табелі». В табеле за ноябрь бухгалтер размечает обоих схемой «Через день»: первому первая смена 1-го числа, второму — 2-го. У первого 15 смен, у второго 15. Расчёт: 12 000 и 12 000, без единого ручного подсчёта смен.
Охрана сутки через двое
Охранник работает сутки через двое, ставка 60 за час. В карьере — Почасовая и свой график «Посменно, 24 часа». В табеле за ноябрь он размечен схемой «Произвольная»: 1 рабочий день, 2 выходных, — вышло 10 смен, 240 часов, основная зарплата 14 400. Одну смену он отработал 12 часов вместо 24: бухгалтер кликает по этому дню, нажимает кнопку с часами и ставит 12 — в расчёте 228 часов, 13 680.
Перевод с оклада на выходные дни
Продавец с 1 декабря выходит только в субботу и воскресенье, и ему договорились платить 1 000 за день. Бухгалтер создаёт график «Суббота и воскресенье, 8 часов» — галочки только на этих двух днях — и добавляет в карьере запись Изменение зарплаты с 1 декабря: тип Поденная, дневная ставка 1 000, новый график. Ноябрь считается по окладу, декабрь — по дням: в табеле рабочие только субботы и воскресенья, размечать ничего не нужно.
Вышел в чужую смену
Кассир подменил коллегу в свой выходной. В табеле бухгалтер кликает по этому дню и нажимает Р — день становится рабочим с часами по графику, и в расчёте на одну смену больше. У коллеги этот день отмечают В.
Практические правила
- Сменным работникам — сменный график с реальной длительностью смены; тем, кто выходит в постоянные дни недели, — график с этими днями.
- Сначала смены в табеле, потом авансовая ведомость: аванс считается из табеля.
- Фактические часы правьте в табеле, а не в графике: график — заготовка, табель — факт.
- Перед расчётом сверяйте Итоги табеля с реальными выходами на работу.
Итог
Оплата за день или за час в Skynum не требует отдельного учёта смен: график даёт заготовку месяца, схема размечает смены за секунду, табель фиксирует факт, а расчёт, аванс, ведомости и налоги работают для такого сотрудника так же, как для оклада. Сколько человек отработал — столько и получил, и каждую смену видно в табеле. Пошаговые инструкции по типам оплаты — в разделе справки Типы зарплаты.