Кадровые события случаются нечасто, но каждое из них затрагивает деньги. Повысили оклад — с какого числа считать по-новому? Перевели в другой отдел — в чью ведомость человек попадёт в этом месяце? Уволили 19-го — сколько начислить и как не забрать человека в следующий месяц? В таблицах ответ каждый раз зависит от того, кто и что успел исправить, и прошлые месяцы незаметно переписываются.
В Skynum условия работы не редактируют, а дописывают. У каждого сотрудника есть карточка — кто это и как ему платить — и карьера: история записей с датами, каждая из которых описывает должность, отдел, оклад и график с определённого дня. Новое событие — новая запись. Расчёт зарплаты за любой месяц берёт ту запись, которая действовала тогда, поэтому прошлые месяцы остаются такими, как были посчитаны.
Простое правило: любое изменение условий работы — это новая запись в карьере с датой, с которой оно действует. Старые записи не правят.
Это продолжение серии о зарплате в Skynum. Как принять первых сотрудников и дойти до выплаты — в статье Зарплата: от первого сотрудника до выплаты, отпуска и больничные — в статье Табель рабочего времени. Здесь — всё, что происходит с человеком после приёма: повышение, перевод, увольнение, возвращение, а также как завести много людей сразу.
Приём на работу
Нового сотрудника принимают на вкладке Зарплата → Персонал кнопкой Новый сотрудник. В карточке — фамилия, имя, отчество, налоговый номер, табельный номер, под заголовком Кадры — условия работы: дата начала, должность, график, тип оплаты и оклад или ставка, а под заголовком Расчёт зарплаты — как платить: форма оплаты, банк и IBAN, процент больничных. Сохраните — и в карьере сотрудника появляется первая запись, Прием на работу, со всем, что вы указали под заголовком Кадры. Пошагово, с примерами для оклада, оплаты за смену и за час, это описано в статье Зарплата: от первого сотрудника до выплаты.
Если условия работы ещё не согласованы, оставьте поля под заголовком Кадры пустыми и сохраните карточку: человек есть в списке, но в табель и расчёт попадёт только после первой записи карьеры. Добавьте её, когда условия известны, на вкладке Карьера в карточке кнопкой Добавить служебное перемещение с типом Прием на работу.
Табельный номер виден в ведомостях, табеле и файлах для банка, поэтому договоритесь о едином формате — например 001, 002 — до того, как заводить первых людей.
Если сотрудник сам работает в Skynum — пробивает чеки, оформляет накладные, — свяжите его карточку с учётной записью: в Настройка → Пользователи откройте пользователя и в поле Сотрудник выберите карточку. Без этого не заработает процент от продаж.
Карьера: история условий работы
Откройте в карточке сотрудника вкладку Карьера. Здесь — история его работы в компании: записи с датами, и каждая отвечает на вопрос «на каких условиях человек работает с такой-то даты». Первая запись — Прием на работу, она появилась, когда вы сохранили карточку. Дальше каждое событие — повышение, перевод, увольнение — добавляет новую запись, а предыдущая получает дату окончания. По каждой записи видны дата начала, тип перемещения, отдел, должность и зарплата, а отметка Активная показывает, какая запись действует сейчас. Поэтому в любой момент видно, что с человеком происходило и по каким условиям считался каждый месяц.
Общий список перемещений всех сотрудников — на вкладке Зарплата → Карьера: там видно, чья запись сейчас действует, и есть фильтры по отделу, сотруднику и дате.
Оформите событие новой записью
Чтобы оформить повышение, изменение должности, перевод или увольнение, нажмите Добавить служебное перемещение — откроется форма новой записи. Заполните:
- Тип перемещения — что произошло: Изменение зарплаты, Изменение должности, Перевод в другой отдел или Увольнение.
- Дата начала — с какого дня действуют новые условия.
- Должность, Отдел, График работы, Статья затрат — подтягиваются из предыдущей записи; измените только то, что изменилось. Отдел и статья затрат показываются, только когда их в компании несколько.
- Тип оплаты и сумма: Оклад/тариф для месячной, Дневная ставка или Часовая ставка для подённой и почасовой, для сдельной суммы нет. Для месячной ещё Ставка зарплаты — 0,5 для полставки.
Сохраните — и предыдущую запись Skynum закрывает датой новой. С этого дня табель и расчёт берут новые условия, а месяцы до него остаются на старых.
Что можно исправить
Карьера — основа табелей и расчётов, поэтому прошлое в ней защищено. Исправить дату, должность, отдел, оклад или график можно в последней записи — пока за её период нет подтверждённого расчёта и активированных документов. Так же только последнюю запись можно удалить: предыдущая снова становится действующей. Новая запись добавляется только после последней, и две записи на одну дату не добавляются.
Если ошибку нашли в записи, за период которой зарплата уже подтверждена, сначала отмените подтверждение расчётов за эти месяцы на вкладке Расчет, потом исправьте запись и рассчитайте месяцы снова. Skynum не изменит условия, на которые опирается подтверждённая зарплата, и скажет, какой месяц мешает.
Увольнение
В карточке сотрудника на вкладке Карьера добавьте служебное перемещение с типом Увольнение и датой увольнения — это последний рабочий день. Должность, отдел, график и оклад подтягиваются сами; сохраните. День увольнения ещё считается отработанным, со следующего дня в табеле стоят прочерки, а в табель следующего месяца человек уже не попадает. В расчёте за месяц основная зарплата начисляется по день увольнения включительно.
Компенсацию за неиспользованный отпуск оформляют документом: в Зарплата → Первичные документы на вкладке Увольнение нажмите Новый документ, выберите сотрудника, в поле Дата начала укажите дату увольнения, в поле Дни — количество дней неиспользованного отпуска, Цену дня — и активируйте. В расчёте за месяц сумма из документа появляется отдельной строкой.
Дни в этом документе Skynum не считает из дат, и на это есть причина: остаток отпуска зависит от всех лет работы человека — с даты приёма, включая время до Skynum, за минусом уже использованных дней, — поэтому его определяет бухгалтер по кадровым данным. Цена дня — среднедневной заработок, как и для отпуска. Сумму, налоги и выплату Skynum считает сам.
Деньги уволенному можно выдать в день увольнения кассовым ордером, не дожидаясь ведомости на всех; как именно — в статье Выплата зарплаты.
Запись Увольнение — последняя в карьере. Если человек вернётся, для него создают новую карточку с новым табельным номером; старая сохраняет историю предыдущей работы.
Когда сотрудников много
Список сотрудников можно загрузить из Excel: на вкладке Персонал откройте Опции → Импорт, загрузите файл или вставьте таблицу из буфера, над каждой колонкой выберите, какое поле карточки она заполняет, и нажмите Запустить импорт. Импорт принимает табельный номер, фамилию, имя и отчество, телефон, пол, дату рождения, адрес, № соцстраха, процент больничных, банк и IBAN — и создаёт карточки. Форму оплаты и условия работы — должность, оклад, график — каждому добавляют уже в карточке: условия работы записью Прием на работу на вкладке Карьера.
Правила расчётов тоже не заводят каждому вручную. Настройте их одному сотруднику — скажем, аванс фиксированной суммой — и на его вкладке Правила расчётов нажмите Применить к другим: выберите отдел или конкретных людей, и правила скопируются им. Обратный путь — кнопка Клонировать на той же вкладке в карточке нового сотрудника: выбираете, чьи правила взять за образец. После копирования проверьте в правилах Дату начала — она ставится сегодняшняя — и получателя в алиментах: контрагент не копируется. Полный перечень правил и их полей — в справке Правила расчётов.
Как это работает в жизни
Нового продавца приняли 16-го
Продавца принимают с 16 ноября. Кадровик создаёт карточку, под заголовком Кадры указывает дату начала 16.11, должность «Продавец», график и оклад 16 800 — и сохраняет. Ноябрьский табель уже создан, поэтому строка продавца появляется в нём сама, с 16-го числа. В расчёте за ноябрь у него оклад за 11 отработанных дней из 21 — 8 800. В авансовую ведомость он попадёт уже в декабре.
Повышение оклада с 1 декабря
Администратору поднимают оклад с 21 000 до 24 000 с 1 декабря. На вкладке Карьера добавляют запись Изменение зарплаты с датой 01.12 и новой суммой — должность, отдел и график подтягиваются сами. Ноябрь считается по 21 000, декабрь — по 24 000. Никто ничего не пересчитывает.
Перевод в другой отдел
В компании появился склад, и кассира с 1 декабря переводят туда кладовщиком. Отдел «Склад» добавляют в Конфигурация → Отделы, должность «Кладовщик» — в Конфигурация → Должности, а в карьере кассира — запись Перевод в другой отдел с датой 01.12, отделом «Склад» и должностью «Кладовщик». С декабря он в табеле и ведомостях склада, а ноябрьская ведомость отдела «Загальний» его ещё включает — в ноябре он работал там.
Переход с оклада на оплату за смену
Бухгалтер переходит на два дня в неделю, и ей договорились платить за смену. Запись Изменение зарплаты с датой, тип оплаты Поденная, дневная ставка и график «Позмінно, 8 годин» — а дни, когда она выходит, отмечаются в табеле. Как работают подённая и почасовая оплата — в статье Подённая и почасовая оплата.
Увольнение 19 ноября
Администратор с окладом 21 000 увольняется 19 ноября. Кадровик добавляет запись Увольнение с датой 19.11, бухгалтер создаёт документ «Увольнение» с компенсацией за 5 дней неиспользованного отпуска с ценой дня 800. В табеле с 20-го прочерки. Расчёт за ноябрь: основная зарплата 14 000 за 14 рабочих дней из 21 и отдельной строкой компенсация 4 000. Расчёт подтверждают для этого человека отдельно и выдают сумму кассовым ордером в день увольнения.
Возвращение через полгода
Тот же администратор в мае возвращается. Старую карточку не открывают — после увольнения записей в карьере не добавляют. Создают новую карточку с новым табельным номером и датой начала в мае. История предыдущей работы остаётся в старой карточке.
Ошибка в окладе
В новой записи кассира вместо 24 000 ввели 2 400, и расчёт за декабрь уже подтверждён. На вкладке Расчет отменяют подтверждение его расчёта за декабрь, в записи карьеры — она последняя — исправляют сумму, нажимают Рассчитать и подтверждают снова. Если бы расчёт ещё не был подтверждён, хватило бы исправить сумму.
Практические правила
- Каждое изменение условий — новая запись с датой; старые записи не правьте.
- Самая удобная дата изменения — первое число месяца: так месяц считается по одним условиям от начала до конца.
- Увольнение — запись в карьере с датой последнего рабочего дня; компенсация за отпуск — отдельным документом.
- После копирования правил проверьте даты начала и получателей удержаний.
- Пользователя, который продаёт, свяжите с карточкой сотрудника — иначе процент от продаж не начислится.
Итог
Кадровый учёт в Skynum — это карточка с реквизитами и карьера как история записей с датами. Приём, повышение, перевод и увольнение дописываются, а не редактируются, поэтому каждый месяц считается по условиям, которые действовали именно тогда, и ни одно изменение не переписывает уже выплаченную зарплату. Сотрудники загружаются из Excel, правила расчётов копируются целому отделу, а увольнение закрывается за один день: запись, документ и кассовый ордер. Пошаговые инструкции по карточке, карьере и документам — в разделе справки Карьера сотрудника.