Представьте себе строительство, где все материалы на своих местах, расходы находятся под контролем, а каждый из рабочих знает, где и что искать. Звучит как идеальный сценарий для вашего бизнеса? А это возможно, если уметь правильно организовать учет материалов.
Любые строительные проекты нуждаются в четкой системе, ведь в противном случае это все превратится в хаос с непредвиденными затратами и задержками сроков выполнения. Именно правильные инструменты и подходы помогут наладить ведение строительного бизнеса.
Хороший учет – это в первую очередь ваше вложение в развитие бизнеса, его постоянный контроль и экономию финансов и времени на всех этапах.
Так что возникает резонный вопрос - каким образом вести учет на строительстве? Количество и объем материалов обычно достаточно велик, а складов может быть много. Все это делает невозможным учет в бумажном варианте, поэтому для этого существует современное решение - программа для учета на строительстве.
В чем же преимущество платформ для учета? Давайте разберем на примере Skynum. Это украинская программа для складского учета, разработанная для облегчения ведения бизнеса. Она своим функционалом охватывает все базовые потребности – от работы с поставщиками до инвентаризации на складе. Каждый из этапов взаимодействия с материалами, контрагентами или финансами фиксируется в системе, что в результате позволяет представить цельную картину.
Итак, в этой статье мы собрали практические советы, которые помогут вам качественно настроить и начать учет на вашем строительстве.
Но сначала давайте разберемся – что же даст учет вашему строительству и почему так важно его правильно организовать?
Зачем нужен учет материалов на строительстве?
Строительство – это многозадачный процесс, требующий постоянного контроля. Основой строительного бизнеса являются люди и материалы, поэтому проконтролировать все может быть довольно трудно. Недостатки, несвоевременные заказы поставщиков, неправильные подсчеты - все это большая часть известных проблем строительства.
Каждый из этих нюансов перекрывается качественным учетом. Но кроме этого также следует обратить внимание и на ряд других вопросов, которые решит учетная система:
- организация материалов в одном месте с избеганием хаоса;
- постоянный контроль остатков и возможность установления минимального количества на складе;
- расчет финансовой составляющей материалов;
- возможность создания разных цен продажи материалов клиентам;
- контроль использования каждой единицы материалов;
- ведение учета по модификациям с выбором разных цветов, размеров, материалов;
- взаимодействие с клиентами и отслеживание задолженности;
- быстрая инвентаризация с экономией сил и времени.
Это лишь часть преимуществ. Отдельно следует сказать, что также существует учет услуг, который доступен на платформе Skynum. Об этом и других особенностях учета на строительстве мы рассказали в другой нашей статье.
А теперь перейдем прямо к советам.
Совет 1. Создайте картотеку материалов на строительстве
Картотека материалов – это удобный способ организовать весь ассортимент ваших строительных материалов. В картотеке будет храниться информация о каждом материале в соответствующей карте. Карта содержит данные об имеющихся модификациях, характеристиках, закупочных и розничных ценах, актуальных остатках.
В карточке также хранится история документов, где был зарегистрирован данный материал. Такая функция поможет вам удобно производить поиск документов и проверять фактический остаток.
При этом вы всегда сможете быстро найти материал, отфильтровав любым удобным способом или проведя поиск по наименованию, артикулу или штрих-коду.
Картотека Skynum имеет древовидную структуру, и это самый удобный вариант для ведения учета, ведь вы сможете сделать свой собственный каталог. В каталоге создаются категории и подкатегории по иерархическому типу. Это упростит поиск материалов, их просмотр и создание новых.
Совет 2. Организуйте учет по модификациям
Материалы в строительстве максимально разнообразны. Одни и те же модели могут отличаться по цвету, размеру или материалу, поэтому обойтись без модификаций не получится.
Модификации – это определенные вариации материалов, которые по своему принципу отличаются характеристиками. Например, гвозди имеют разные размеры, а саморезы еще и разнятся по цвету. Все это модификации, которые необходимо контролировать в учете.
На платформе Skynum модификации находятся в каждой отдельной карточке товара. Это помогает навести порядок в ассортименте и быстро проанализировать наличие материалов.
В системе доступен учет модификаций с их проверкой в общей статистике, что тоже очень важно.
Ну и, конечно, не стоит забывать, что одни и те же материалы разного цвета или другой модификации могут стоить дороже или дешевле, поэтому ценовая категория тоже должна быть учтена.
Совет 3. Отслеживайте актуальные остатки материалов
Контроль остатков – необходимая составляющая строительного бизнеса. Согласитесь, для заказчика очень важно соблюдение сроков выполнения. Без своевременного пополнения остатков это сделать невозможно.
Какие варианты мы можем вам предложить?
Во-первых, перейдите на партийный способ учета материалов. Он является золотым стандартом в ведении бизнеса, позволяя отслеживать все товары с максимальной достоверностью и точностью.
Во-вторых, не забывайте настроить способ выбытия материалов из складов. Это может быть методика FIFO или LIFO, а также по дорогой или дешевой цене. Весь этот функционал настраивается для каждого отдельного бизнеса.
В третьих, установите минимальное количество запаса. Этот пункт позволит всегда иметь в балансе нужное количество материалов. Особенно это важно при учете «ходового» товара – гвозди, саморезы, уголки и т.д.
Итак, ваша задача – контролировать остатки, а задача платформы – максимально это упростить.
Совет 4. Проводите контрольную инвентаризацию
Инвентаризация – долгий и невеселый процесс? Это действительно так, но даже его можно облегчить. Хотя на самом деле главное преимущество платформы для учета в этом деле – точность.
Проведение инвентаризации позволяет снизить риск появления неточностей, допускаемых через человеческий фактор. Это могут быть недостатки или излишки материалов, которые приводят к неправильным подсчетам.
Skynum советует проводить два вида инвентаризации – частичную и полную. Частичная инвентаризация подходит для отдельных категорий материалов или составов, а общая – для всех типов материалов или составов.
Осуществить инвентаризацию можно в стандартном режиме по наименованию или в режиме сканирования штрихкодов.
В конце не забудьте сравнить фактический и учетный остаток, чтобы понимать имеющиеся расхождения.
Совет 5. Регулируйте работу с контрагентами – клиентами и поставщиками
Кто спросит – что клиенты и поставщики имеют к учету материалов? В действительности их роль в учете очень недооценена.
Контрагенты являются ключевой частью бизнеса, поэтому работу с ними не следует игнорировать. В первую очередь вам нужно урегулировать их наличие. Для этого создайте картотеку контрагентов, где будут и поставщики и покупатели.
Каждый из них должен иметь собственную карточку с подробной информацией – адреса, контактные данные, реквизиты, связанные документы и даже задолженность. Да, финансы тоже необходимо контролировать, совмещая их с соответствующими контрагентами.
Еще один полезный момент – установление различных типов цен для клиентов. Например, для разных заказчиков могут быть разные категории цен в зависимости от контракта, договоров или объема работ. Все это можно учесть в удобной системе.
Совет 6. Интегрируйте новые решения в свой бизнес
Мы знаем, что бывает достаточно трудно попробовать что-нибудь новое и начать меняться. Несмотря на это, каждый выход из зоны комфорта - это рост вашей компании, поэтому не стоит бояться. Интегрируйте новые решения в ведении строительного бизнеса.
Современные реалии меняют мир и делают его проще, а работу более приятной. К примеру, всего одна платформа для учета не просто позволяет контролировать запасы, производить инвентаризацию и вести картотеку, но и дает возможность объединить другие полезные программы.
Skynum обеспечивает работу с такими интеграциями как сервис доставки Новая почта, рассылка SMS-сообщений AlphaSMS, программный регистратор расчетных операций Checkbox и всем известный сервис плата by mono.
Ну что ж, в этой статье нам удалось рассказать о самых основных звеньях учета материалов на строительстве. В первую очередь учет – это о точности, удобстве и эффективности. Именно этого требует строительство.
С платформой Skynum вы сможете добиться всех поставленных задач в учете материалов, а ваш бизнес всегда будет под контролем.
Программа Скайнум постоянно развивается, расширяется и представляет новые возможности, прислушиваясь к своим клиентам. Попытайтесь ее функционал и почувствуйте мощную силу современных технологий оптимизации бизнеса.