Складской учет имеет множество нюансов и особенностей в ведении, поэтому нужно очень внимательно и с пониманием к этому подходить.
Складской учет может вестись разными способами. На сегодняшний день не существует одного универсального метода, считающегося базовым. Среди основных способов есть номенклатурный, сортовой, партийный, партийно-сортовый. Зачастую торговые бизнесы используют именно партийный метод, ведь он обеспечивает качественный контроль остатков, перемещений и расходов.
В этой статье речь пойдет именно о партийном складском учете и вы сможете узнать, что это такое, как работать с партийным учетом и для чего он необходим в условиях работы со складом.
Что такое партийный учет?
Партийный учет – это один из подвидов складского учета, создаваемый отдельно для каждой партии товара. То есть его суть базируется именно на работе с поступившими на склад партиями товаров.
Как это работает простыми словами? Если коротко, то поступающие партии будут сохраняться отдельно от предыдущих. Таким образом происходит отграничение разных партий.
Если же разобраться подробнее, то для каждой новой партии создается карточка партии, в которой вносится и отслеживается информация о движении товаров. В конце после продажи карточка закрывается и формируется документ расходования материально-производственных запасов.
Выше уже было указано, что данный способ актуален при торговле однотипным товаром. Особенно если он имеет срок годности. К примеру, в продуктовом магазине. Именно благодаря партийному методу отслеживать сроки годности значительно легче и эффективнее. При этом вы всегда будете в курсе, где находится товар с определенным сроком годности, ведь партийный учет имеет свои особенности и в выкладке на складе.
Итак, основные принципы партийного учета состоят в удобстве работы и позволяют без лишних затрат времени пользоваться следующими возможностями:
- Контроль информации о товаре
С помощью партийного учета вы всегда будете в курсе даты и времени закупки товаров, поставщика и фактических остатков на складе. Таким образом, вы сможете использовать эти данные в дальнейшем для формирования новых закупок.
- Оценка сотрудничества с поставщиками
При наличии партийного учета удобно отслеживать работу с поставщиками и эффективность взаимодействия. К примеру, проверить оборот и прибыль в результате продажи их товара.
- Отслеживание сроков годности
Также очень важна возможность определить срок годности товаров. Это необходимо при продаже продуктов питания, напитков или лекарства. Вы сможете предотвратить списывание просроченных товаров, ведь сможете проконтролировать партии по срокам.
Как видите, для магазинов пищевых продуктов, супермаркетов и аптек этот метод достаточно важен и ключевой.
Виды партийного учета
Далее речь пойдет о более прикладной части партийного учета, а именно – о его видах. Предпринимателям следует знать не только, что из себя представляет партийный учет, но и как он используется.
Существует несколько основных видов автоматизированного партийного учета:
Метод FIFO
FIFO – это аббревиатура, которая расшифровывается как First In, First Out. В переводе – «первый пришел, первый ушел».Уже в самом названии кроется смысл этого метода, но разберем поподробнее. Основное значение кроется в том, что первоначально отгружаются из склада первые поступившие на него товары.
Чтобы стало понятнее, представьте ситуацию, что в продуктовый магазин поступили две партии молочной продукции, но с разницей в неделю. Следовательно, с методом FIFO при заказах и продажах первыми будут списываться товары из партии, которая была оприходована ранее.
Разберем на реальном примере. Есть документ поступления от поставщика молочных продуктов от 27.07.2023 под номером 23.
Также аналогичная продукция была оприходована на тот же склад 31.07.2023 под номером 24.
Далее смоделируем ситуацию, что у вас приобрели 3 бутылки молока. Проводим продажу через товарную накладную или онлайн-кассу.
То есть товар продан, а значит списан со склада. Согласно правилам способа FIFO списаться должны те бутылки молока, которые были оприходованы ранее, а именно с 27.07.2023 в поступлении под номером 23.
Чтобы проверить, откуда были списаны товары, можно использовать одну из двух вкладок показателей - обороты и остатки.
Проверяем сначала в остатках. В партии 23 было оприходовано 32 единицы молока, а в партии 24 – 45 единиц. В результате после продажи в остатках имеем 29 единиц товара в партии 23, а в другой партии – без изменений. Таким образом, списание произошло с партии, которая была оприходована ранее.
В расходах показаны те же 3 единицы товара, которые были реализованы. И, как видите, они записаны в ту партию, которая была оприходована раньше.
В результате такой способ позволяет максимально быстро и эффективно отслеживать сроки годности, а также способствует уменьшению количества испорченного товара.
Метод FEFO
FEFO – очень похож на прошлый метод, но имеет свою особенность. Он расшифровывается как First Expire, First Out, что в переводе означает – «первый всплывает – первый идет».
В этом случае главным критерием есть не время, когда партия была доставлена на склад, а срок годности товара. То есть тот товар, чей срок годности истекает в ближайшее время, будет списан первым.
Опять же рассмотрим на примере. На складе есть товар с разным сроком годности. Например, к вам на склад доставили молоко в начале месяца с актуальным сроком годности – 14 дней. Через несколько дней была доставлена еще одна партия молока, но со сроком годности – 8 дней. По методу FEFO будет списываться товар с более коротким сроком годности, а не ранее оприходованный.
Данный метод используется реже, ведь FIFO обычно охватывает все потребности.
Метод LIFO
LIFO - кардинально другой метод, имеющий расшифровку как Last In, First Out. На украинском языке это означает «последний пришел – первый пошел».
Когда мы говорим о LIFO, то учет происходит следующим образом: товар, поступивший последним, должен списаться первым.
Некоторые сравнивают этот способ с большой стопкой тарелок, ведь вы не будете тащить тарелку снизу, а возьмете последнюю.
Если говорить об использовании данного метода, то чаще всего он необходим при работе с тяжело транспортируемыми товарами или хрупкими и не стоит их беспокоить лишний раз. Это уменьшит шанс разбить или повредить что-нибудь.
Также LIFO выбирают при реализации товаров с неограниченным сроком годности. По типу электроники, одежды и т.д.
Давайте снова вернемся к примеру, о котором мы говорили в способе FIFO. Моделируем ситуацию по аналогии с представленной выше, где к вам на склад оприходованы молочные продукты.
Первый документ поступления от 27.07.2023 г. под номером 23.
То есть ситуация точно такая же, как была представлена в прошлом примере. То же количество товаров оприходовано и то же количество единиц молока продано, но при этом измененный метод ведения партийного учета – теперь LIFO.
Заходим для начала в остатки товара, чтобы оценить, откуда были списаны товары. Учитывая, что этот метод заключается в списывании в первую очередь тех товаров, которые были оприходованы последними.
У нас была следующая ситуация: первая оприходованная партия под номером 23 имела 32 единицы молока, а вторая оприходованная партия под номером 24 имела 45 единиц молока. В результате по методу LIFO из последней партии (24) было списано 2 бутылки молока.
Таким образом, выглядит партийный учет с помощью LIFO, где списание происходит с последней партии.
Как сделать партийный учет проще?
Хотите, чтобы партийный учет стал для вас более простым и понятным? Конечно использование тетрадей или таблиц Excel значительно усложняет учетный процесс, поэтому во время новейших технологий необходимо отходить от него.
Что тогда делать? Попытайтесь ведения складского учета с помощью платформы для автоматизации бизнеса и торговли. Идеальным вариантом является платформа Skynum. Вы сможете вести партийный учет по любому необходимому методу и всегда легко контролировать остатки, обороты и поставки.
На примерах выше было подробно показано и описано, насколько понятна и проста платформа, а благодаря широкому функционалу она сделает ваш бизнес действительно более эффективным.
Забудьте о сложных подсчетах, ошибках и ручном учете. Программа автоматизации Skynum справится с этим наилучшим образом.
Как видите, партийный учет – важная составляющая в торговом бизнесе, поэтому следует понимать его виды и принципы для правильного пользования.