Как часто вы слышите фразу «Хочешь сделать хорошо - сделай это сам»? К сожалению, такая концепция не работает, если вы действительно хотите добиться настоящих высот. Залог успеха любого бизнеса, начиная с интернет-магазина и заканчивая сетью гипермаркетов, - делегирование обязанностей. Давайте более подробно разберем, что это, кому нужно и зачем.
Делегирование полномочий - процесс распределения задач и обязанностей руководителем среди своих подчиненных и сотрудников. Звучит легко и понятно, но на деле всё намного сложнее. Чтобы добиться нужного результата, нужно уметь делегировать правильно. Именно об этом и будет идти речь в этой статье.
Сначала разберемся, почему делегирование столь важно. Как пример возьмем всем известную компанию «Microsoft». Её создателями были два человека - Пол Аллен и Билл Гейтс. Представьте, если бы они в один момент не наняли персонал, а продолжили работать вдвоём дальше. В этом случае такого всемирного успеха они бы точно не добились.
В основе делегирования стоит четыре главных вопроса - кто делегирует, кому делегировать, что делегировать и когда делегировать. Они являются теми самыми китами, на которых построена наука эффективного распределения функций и задач. Но даже этого может оказаться мало, поэтому давайте попробуем смоделировать довольно-таки частую ситуацию, с которой сталкиваются предприниматели и руководители.
Представим, что вы управляющий бизнесом. Никто в один момент не приходит к решению - нужно делегировать, а потом просто раздает задачи. К сожалению, так это не работает. Каждый руководитель проходит несколько сложных и переломных этапов, которые в конечном итоге приведут его к продуктивным результатам.Этап 1. Я всё сам
Допустим, что вы решили запустить свой личный бизнес по продаже одежды. Обдумав все «за» и «против» вы всё же дошли к выводу, что пора начинать, поэтому составили целый план, начиная от работы с поставщиками и заканчивая написанием контента для интернет-магазина. План прописан, задачи сформулированы, но кто это будет исполнять? Долго думать не надо, потому что практически с максимальной вероятностью всем этим будете заниматься вы.
Эффект «я всё сам» работает неоспоримо, и вы начинаете трудиться по всем фронтам - самостоятельно ведете учет, принимаете поставки, занимаетесь внедрением программ лояльности, работаете на кассе, выгружаете товар в интернет-магазин вместе с описаниями, ведете отчетность… Этот список нескончаем, потому что с каждым днём задач становиться больше, а ваших сил всё меньше.
Обычно начинающие предприниматели не хотят просить помощи даже у близких, пытаясь показать, что они со всем могут справиться самостоятельно. С другой стороны, очень сложно донести кому-то, что вы хотите увидеть в конечном результате. Таким образом вам катастрофически не хватает сил, а главным желанием на день рождение вдруг стаёт несколько дополнительных часов в сутках.
Этап 2. Давайте попробуем ваше делегирование
И в один прекрасный момент вы, как управляющий бизнесом, понимаете, что ничего не успеваете. Не хватает не то, чтобы времени на отдых, даже со всем объемом работы тяжело справляться. Именно тогда вы всё же решаетесь попробовать делегирование обязанностей. Начинаете с самого простого - найти продавца, чтобы не торчать целый день за кассовым аппаратом. К вам приходит новый работник, но обслуживает он клиентов совсем не так, как бы вы хотели, - не предлагает дополнительный товар или мало улыбается. Вы разочаровываетесь и понимаете, что такой продавец вам только в убыток и снова возвращается к исходной позиции, где проводите десятки часов у прилавка.
Тогда вы решаете, что можно избавиться от другой части работы, раз с кассиром не получилось. Например, теперь выгружать товар в интернет-магазин и придумывать описания к ним может фрилансер. Находите нужного вам человека на Бирже фрилансеров, даёте задание, а он, как назло, тоже делает всё не так. Очередной работник уволен, а вы снова делаете всё сами.
Этап 3. Работа над ошибками
Всё вернулось на исходные позиции, но теперь вы, как руководитель, не доверяете другим рабочим, ведь они однажды уже вас подвели. Ваш магазин одежды растет, клиенты приходят, но масштабных скачков в бизнесе у вас нет. Почему? Вы же столько вкладываете сил, средств и ресурсов для развития, но прогресса нет. Тем временем бизнес конкурентов стремительно развивается и не стоит на месте.
Вот здесь нужно проанализировать ошибки предыдущих двух этапов. Самой главной ошибкой оказалось желание получить сиюминутный идеальный результат от работников. Руководитель всегда должен понимать, что иногда нужно больше времени и терпения для достижения цели. Если у вашего работника что-то не получилось, это не повод его сразу же увольнять. Попробуйте донести до него сделанные ошибки, их варианты решения. В конце концов смотивируйте его, чтобы он чувствовал себя более уверенным и способным выполнить поставленную задачу. Таким образом со временем ваш подопечный поймёт, как делать правильно и сделает всё даже лучше, чем вы ожидаете.
Два главных инсайда, которые вы должны вынести для себя, - не бойтесь доверить работу другим и ошибки - это нормально.
Этап 4. Возвращаемся к делегированию
Когда однажды вы понимаете, что успеваете всё меньше, а конкуренты вас уже давным-давно обскакали, нужно принимать важное решение - начинать делегирование сначала. Этот процесс может быть долгим и затруднительным, но со временем вы поймете, насколько делегирование обязанностей упростит вам жизнь.
Начать всегда тяжело, поэтому попытайтесь следовать определенному алгоритму, чтобы избежать ошибок и пропусков важных моментов. Весь этап делегирования можно разделить на четыре самых важных шага, которые приведут вас к успеху в этом деле.
Шаг 1. Подготовка сотрудников к делегированию
Если вы думаете, что в делегировании работа с подчиненными заключается лишь в раздаче заданий и просмотре результатов, то вы критически не правы. В первую очередь делегирование - это работа с сотрудниками.
На этом этапе мы должны ответить на два вопроса - что и кто? Начинать нужно с первого - что делегировать, чтобы после установления задачи найти того, кто ее исполнит.
1. Создание обязанностей или задач
На первый взгляд этот пункт может показаться легким, но очень важно со всей серьезностью подойти к его исполнению. Вы должны четко разделить обязанностей и понять для самого себя, что вы можете делегировать. Например, будучи руководителем, следить за эффективностью бизнеса и проверкой отчетности лучше самостоятельно, но такие задачи как ведение интернет-магазина, создание контента для него, исполнение обязанностей кассира можно разделить между другими сотрудниками.
Для удобного восприятия все сформулированные задачи можно рассортировать по нескольким категориям:
- Время - период, за который вы хотите выполнить последующие задачи.
- Срочность - насколько нуждаются в срочности и быстроте исполнения задачи.
- Значимость - уровень важности задачи.
- Сложность - определение количества опыта, знаний и ресурсов, которые понадобятся для достижения цели.
2. Изучите сильные и слабые стороны сотрудников
Эта практика отлично подойдет тем, у кого уже есть набранный минимальный штат сотрудников. Вы спросите - зачем это делать? На самом деле, такой подход решает две основные проблемы. Во-первых, вы можете легко подобрать правильные задачи по уровню сотрудника. Во-вторых, все недочеты можно доработать. Например, ваш подопечный может пройти специальные курсы, прочесть определенную книгу по данной тематике или пройти обучение у другого сотрудника.
3. Показывайте пример
Никто и никогда не поймёт вас с полуслова, поэтому даже не пытайтесь найти таких работников. Хотите, чтобы делали так, как вы себе это представляете? Тогда покажите это! Если вы принимаете на работу кассира, то научите его пользоваться терминалом и правильно проводить операции. Пускай у вас это займет время, но так вы сэкономите ресурсы и уменьшите возможность допущения ошибки во время обучения.
Второй вариант больше подойдет для тех, кто идёт в ногу со временем. Запишите видео-урок с полным и детальным объяснением всех важных функций и процессов. Новые сотрудники смогут посмотреть его в любое время и даже несколько раз для точного усвоения материала.
4. Тренировки никто не отменял
Любой навык прокачивается со временем, поэтому не гонитесь за результатом уже здесь и сейчас. Давайте своим сотрудникам похожие задачи, чтобы они тренировались и пробовали.
К примеру, всегда можно организовать тренинги по работе с клиентами для персонала или дать подобное к ситуации тестовое задание. Если у сотрудника не получилось с первого раза выполнить задание, дайте ему похожее, чтобы он сумел на его примере исправить все свои ошибки и усовершенствоваться.
Шаг 2. Подготовка задач к делегированию
На первом этапе мы с вами в самом начале создавали список обязанностей и задач, то есть отвечали на вопрос - что делегировать. Это был предварительный вариант, который помог нам подобрать и подготовить сотрудников к выполнению поставленных заданий. Второй этап нужен для конкретного формирования задачи. То есть речь будет идти об определенной задаче, а не о целом списке.
1. Определитесь с результатом
Чтобы приехать из точки А в точку Б всегда нужно знать координаты второй точки. При постановке задач ситуация точно такая же. Для начала вам нужно понять, какой именно результат вы желаете увидеть в конце.
Например, вы хотите увидеть краткие, но информативные и завлекающие описания под товарами. Найдите пример у конкурентов или напишите самостоятельно похожий, чтобы исполняющий смог следовать ему при написании.
2. Цели не оправдывают средства
Вы установили задачу и ждёте результат от сотрудника, но есть ли разница, как он этого добьется? Конечно же, есть. Процесс достижения результата должен быть автоматизированным и полностью продуманным. Не забывайте урегулировать обязательные требования и правила для сотрудника.
Согласно примеру, указанному выше, вам стоит указать условия и сформулировать точное задание. Например, все описания к товарам должны быть размер до 500 символов и полностью уникальными.
3. Помните про риски
Не всё получается с первого раза, особенно, если это трудоемкие и долгие задания. Учитывайте момент возможных неудач и пытайтесь предугадать то самое слабое место, которое может затормозить выполнение задачи.
Например, нехватка опыта написания кратких текстов, нечетко сформулированное задание и ряд других причин могут привести к не к тому, что вы ожидаете увидеть. Но знайте, что это не катастрофа, потому что в любой работе есть риски и возможность ошибки.
4. Действуйте по плану
Планирование - это всегда порядок в делах и мыслях. Создайте свой план или график, по которому будет выполняться задача. Этим также может заняться ваш подопечный, а вам нужно лишь проверить и утвердить созданный план в конце.
Если речь идёт о тех же описаниях к товарам в интернет-магазине, то вы можете создать контент-план, который поможет вам ориентироваться в проделанной и предстоящей работе.
Шаг 3. Непосредственное делегирование задач и обязанностей
Вот мы и подошли к самому интересному и важному этапу, где будет проходить распределение задач между работниками. Когда списки созданы, сотрудники подобраны и прописаны стратегии решения проблем, дело за малым - преподнести задачу. Даже тут есть свои нюансы.
1. Формулируйте задание четко
Лучше всего предоставлять задания в письменном или электронном виде, потому что слова и диалоги быстро забываются. Пропишите задачи, условия их выполнения и нужный результат (в общем всё, что проделывалось на первых двух этапах), чтобы сотрудник всегда мог обратиться к заданию. Таким образом вы избежите частых «забыл», «не успел», «а вы не говорили».
2. Объясняйте и уточняйте
После ознакомления с поставленной задачей, обязательно проверьте всё ли понял сотрудник. Уточните все детали, комментарии и не бойтесь повторить их снова. Если раньше вы стыкались с какой-то проблемой с другими работниками, то сделайте акцент на ней, чтобы избежать таких же трудностей в дальнейшем.
3. Сотрудник тоже ответственный
Дайте понять вашему рабочему, что на нем теперь тоже висит ответственность за поставленную задачу. Если сотрудник это понимает, то будет стараться лучше освоить материалы по заданию и сделает всё, чтобы исполнить быстро и правильно.
Шаг 4. Контроль и результативность
Остался заключительный этап, на котором мы сможем оценить всю проделанную работу сотрудника и эффективность делегирования.
1. Доверяй, но проверяй
Промежуточный контроль - то, что нужно любому исполнителю или сотруднику. В начале работы контролируйте исполнение чаще, а далее, ориентируясь по ситуации, проверяйте сотрудников в возможных слабых местах.
Не забудьте уточнить такой важный вопрос - «Появились ли какие-то трудности или проблемы при исполнении?», потому что многие подчиненные никогда первые об этом не скажут, боясь показаться некомпетентными.
2. Оцените результат
В конце вы всё-таки получите результат. Обязательно проанализируйте его соответствие с поставленной задачей, сроки выполнения, эффективность сотрудника и, конечно же, выделите все возможные ошибки, которые появились во время работы. Не бойтесь указать на них сотруднику, чтобы в дальнейшем он смог их исправить.
Этап 5. Полное делегирование обязанностей
Такими маленькими, но уверенными шагами вы постепенно будете распределять задачи между сотрудниками. Сначала это может быть лишь часть вашей работы - например, ведение интернет-магазина, а затем вы сможете увеличить свой штат сотрудников, наняв кладовщика, кассира, контент-менеджера и т.д.
Уже через некоторое время вы поймете, что несмотря на то, что процесс делегирования сначала кажется сложным, его внедрение уж точно стоит тех усилий, которые вы затратите. С каждой правильно делегированной задачей у вас будет появляться больше свободного времени, а бизнес будет расти и развиваться, потому что эффективность слаженной командной работы намного выше, чем одного руководителя.
В дальнейшем старайтесь не забывать, что уметь правильно делегировать задачи должны не только вы, но и ваши сотрудники, находящиеся на руководящих должностях. Таким образом вы сможете построить иерархическую модель делегирования обязанностей с умным распределением ресурсов и достижением поставленных целей.