Гайд по приему сотрудника на работу

Начнем с того, что это общепринятый алгоритм, который может использоваться в компаниях, организациях или предприятиях различной направленности, но при этому вы также можете вносить свои коррективы и добавлять новые шаги.

Шаг 1. Сбор и проверка документов работника

В первую очередь нужно ознакомиться с документами сотрудника и проверить их. Конечно же, вы можете сказать, что уже их видели на собеседовании, но в таких случаях всегда нужно перепроверить все возможные нюансы.

Чаще всего проверкой документов будущего сотрудника занимается отдел кадров или кадровая служба. Что проверяют? Наличие документов и их правдивость.

Прием работника на работу оформляется при наличии следующих документов:

• гражданский паспорт страны;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• бумажная электронная трудовая книжка (действует еще ближайшие 5 лет до перехода к полностью электронному варианту);
• документ, подтверждающий наличие образования и полученной специальности;
• документ, разрешающий работу на данной должности согласно медицинским показаниям (медицинская справка);
• военный билет, если работник военнообязанный;
• образец свидетельства, которое подтверждает наличие общеобязательного гос. соц. страхования.

Если вы осуществляете прием на работу иностранных граждан Украина, то список документов может быть больше. Так же в большинстве случаев они должны быть переведены на английский и украинский язык.

Обратите внимание! Вы, как работодатель, не можете потребовать от сотрудника документы, которые не указаны в законодательстве Украины, а именно в статье 25 Кодекса законов о труде. Но при этом вы вправе запросить нужные вам документы согласно ситуации - например, кандидат пенсионного возраста.

Шаг 2. Согласование условий, создание и подписание трудового договора

Безусловно, скорее всего уже на этапе собеседования вы с кандидатом обговорили вопрос обязанностей и условий, которые будут прописаны в трудовом договоре. Мы же советуем непосредственно перед подписанием обсудить все пункты и вопросы, чтобы не возникло проблем в дальнейшем. Помните, что прием на работу сотрудника - это ответственный шаг.

Перед заключением трудового договора нужно знать несколько важных нюансов:

• договор может быть, как в устной, так и в письменной форме, но предпочтение стоит отдать второму варианту;
• есть ряд случаев, когда устный договор невозможен (например, при наличии повышенного риска для здоровья сотрудника);
• нет однозначной типовой формы для всех компаний и учреждений, но вы можете найти образец и пример трудового договора на нашем сайте в разделе Документы.

После того как все пункты обсудили, договор подписывается двумя сторонами. Затем нужно его зарегистрировать. Зачастую для этого используют специальный журнал регистрации трудовых договоров.

Шаг 3. Выдача приказа про прием сотрудника на работу

С выдачей приказа тоже всё не так просто, как кажется на первый взгляд. Чтобы издать приказ о приеме работника на работу должен быть один из следующих документов:

• обоюдно подписанный трудовой договор;
• резолюция директора либо управляющего к заявлению о приеме на работу.

Затем нужно этот приказ зарегистрировать в еще одном специальном журнале регистрации кадровых вопросов.

Очень часто постает вопрос - нужно ли знакомить работника с приказом о приеме на работу? Да, будущего сотрудника стоит сразу поставить в известность об изданном приказе и предоставить копию для ознакомления.

После приказа нужно выдать уведомление о приеме на работу. При этом вы должны успеть до момента заступления сотрудника на свое рабочее место.

Шаг 4. Добавление нового работника на учет

Без учета сотрудников не обойтись ни на одном предприятии, поэтому сразу после предыдущих этапов стоит поставить работника на учет.

Для этого обычно заводят личное дело или личную карточку сотрудника. В него вносят все самые важные данные - начиная от мест работы и образования до наград, семейного положения и так далее.

Шаг 5. Ознакомление работника с внутренним распорядком

Когда кажется, что уже всё позади и главные документы заполнены, то вспомните о внутреннем уставе, с которым новый сотрудник должен ознакомиться. Все локальные акты, уставы, коллективные договора, должностные инструкции обязательны к изучению.

Не забудьте организовать или самостоятельно провести инструктаж на рабочем месте сотрудника.

Шаг 6. Внесение данных в трудовую книжку

После всех этих шагов принятие на работу нового сотрудник закончено, и он официально допускается к рабочему процессу. Именно тогда и вносится информация о начале сотрудничества в трудовую книгу работника.

С недавнего времени запустили переход на электронные трудовые книжки. Больше о них вы сможете узнать в наших статьях.

На этом основные правила устройства на работу для работодателей окончены. По такому алгоритму можно быстро и беспроблемно принять нового сотрудника.

В нашем блоге вы найдете интересные и актуальные темы для бизнесменов, управляющих, директоров и штатных сотрудников, а также много интересно об автоматизации бизнес-процессов.