Создать прибыльный магазин онлайн или офлайн - сложный процесс, который под силу не каждому. Даже качественный товар - это не всегда залог успеха, поэтому многие берут именно количеством. Широкий ассортимент влечет за собой больше покупателей и доходов, но вместе с тем владельцы получают еще больше работы. Чего только стоит провести подсчет товара, то есть инвентаризацию в магазине.

Для многих инвентаризация товара - это затруднительное и долгое дело, которое занимает много времени и сил, но стоит понимать, что без этого, к сожалению, качественной работы не будет. В данной статье мы поговорим о том, какой бывает инвентаризация и как ее правильно провести.

Для чего нужна инвентаризация товаров?

Начнем с того, что инвентаризация в магазине - это своего рода проверка наличия товара, которая позволяет сопоставить фактические данные с данными бухгалтерского учета.

Не стоит избегать инвентаризации ведь таким образом, вы страхуетесь от возможных излишек или недостач. И если излишки еще не так пугают предпринимателей, то с недостачами могут возникнуть серьезные проблемы.

Чем чаще проводится инвентаризация, тем больше шансов избежать ошибки и легче выяснить все нюансы по товарам.

Когда проводить инвентаризацию?

Каждая фирма самостоятельно определяет частоту и даты проведения инвентаризаций в зависимости от количества товара, его ценности и темпов продаж. Тем не менее существуют некоторые определенные случаи, когда проведение инвентаризации на складе или в магазине обязательно:

  • в начале продаж, переезде, покупке или продажи бизнеса;
  • при смене главного, отвечающего за складом (кладовщика);
  • в случае ограбления, хищения или злоупотребления товаром;
  • в случае чрезвычайных обстоятельств, вследствие которых возможны проблемы с нарушением качества товара и т.д.


Мы советуем проводить разные виды инвентаризации на протяжении всего года. Так вы сможете быть уверенными в вашем бизнесе. Существуют следующие методы инвентаризации:

1. Полная инвентаризация проводится 1-2 раза в год и охватывает абсолютно весь ассортимент товаров на складе или в магазине.

2. Частичная инвентаризация проводится приблизительно 1 раз в месяц, чтобы проверить категории товаров высокого риска, то есть тех, на которых могут быть выявлены недостачи.

3. Выборочная инвентаризация проводится в зависимости от ситуации, иногда даже ежедневно. Для этого анализируют те позиции, которые имеют больший спрос.

Как провести инвентаризацию?

Теперь приступим к главному вопросу этой статьи. Инвентаризация на складе или в магазине должна проводиться по определенному алгоритму и правилам, чтобы не упустить важных деталей.

Но для начала нужно понять, что инвентаризация может быть разной в зависимости от того, как ведется складской учет в вашем магазине. Есть два способа - через товароучетную систему или через Excel, в бумажном виде. Их нужно учитывать во всем алгоритме. Давайте пошагово определим, что вы должны сделать.

Шаг 1. Создаем и выдаем приказ об инвентаризации

Да, как вы уже поняли, обычно для начала инвентаризации нужно издать указ, в котором в обязательном порядке прописывается форма проведения инвентаризации, кто её будет проводить, даты и сроки проведения.

Помните, что указ издается хотя бы за несколько дней до проведения инвентаризации для подготовки и во избежание спешки.

В указе также можно указать состав инвентаризационной комиссии. Она может состоять как из сотрудников вашей фирмы, так и из независимых экспертов. Тут важно понимать, что некоторые работники могут быть заинтересованы в результатах определенной проверки, но наем независимых экспертов платный и потянет растраты.

Большинство магазинов всё же предпочитают проводить инвентаризацию самостоятельно.

Некоторые руководители начинают инвентаризацию без указа.

Шаг 2. Определение вида инвентаризации

Существует два основных вида инвентаризации - полная и частичная. Каждая из них выполняется в определенных условиях и несет свою цель.

Полная инвентаризация - это один из типов инвентаризации, который позволяет охватить проверкой весь товар или имущество. Она занимает больше времени, но при этом показывает реальную картину наличия товара.

Частичная или выборочная инвентаризация - это такой вид инвентаризации, при которой охватывается лишь некоторое количество товаров. Например, только скоропортящиеся товары или коллекция одежды за прошлый сезон.


Важно сразу определить вид инвентаризации, чтобы оценить ее объем, подготовить нужное количество сотрудников и выделить достаточно времени.

На первых двух этапах расхождений между инвентаризацией в Excel и в товароучетной системе особой разницы нет, ведь это только планирование.

Шаг 3. Фиксация остатков на начало или конец рабочего дня

Несмотря на то, что многие советуют на период инвентаризации закрыть магазин, если ваш товар в большинстве находится на прилавке. Терять прибыль не хочется, а организовать процесс как можно скорее, не всегда получается.

В таких случаях очень важно зафиксировать реальные остатки вначале или в конце рабочего дня, когда будет проводиться инвентаризации.

Что сделать?

  • Для пользователей товароучетной системы - автоматическая фиксация на платформе в связи с совершенными продажами.
  • Для учета в Excel - самостоятельное внесение данных в таблицу Excel согласно отчетам за указанные дни.

Шаг 4. Выбор способа проведения инвентаризации

В зависимости от того, какие товары вы реализуете, инвентаризация будет проходить по-разному. Это может быть взвешивание, пересчет, выявление фактического наличия товаров.

Каждый предприниматель сам выбирает для себя удобный способ инвентаризации. Давайте разберем несколько основных.

1. Способ «По распечатке». Он подойдет и для товароучетной системы, и для Excel. Вы заранее подготавливайте список остатков, которые согласно учету, у вас должны быть. Затем его печатаете. В этом списке по ходу инвентаризации вы делаете пометки и вписываете реальное количество товара. Полученные данные могут быть внесены в Excel или на вашу платформу.

2. Способ «В Excel». Если вы работаете с этой программой, то удобней сразу же внести информацию в таблицу. Это сэкономит ваше время и ресурсы. Еще одно преимущество - обычно списки товаров уже заранее готовы.

3. Способ «В товароучетной системе» является одним из самых удобных и быстрых. К тому же, существует четыре варианта проведения инвентаризации и выгрузки этих данных:

  • Товар за товаром - сканирование единицы товара и внесение в систему его количества.
  • Через картотеку - выгружаются все доступные товары картотеки и напротив каждого указывается фактическое количество.
  • Через распечатку - аналогично второму варианту, но при этом списки печатаются, полученная информация записывается, а затем вносятся в систему.
  • Через Excel-файл - экспорт и импорт списков товаров после инвентаризации можно внести в систему по кнопке «Экспорт»/«Импорт».

Какого-то одного универсального способа нет. Многое зависит от ваших возможностей и предпочтений. Советуем попробовать инвентаризацию через товароучетную систему Skynum. Это поможет уменьшить количество ошибок из-за человеческого фактора и сделать всё быстро.

Шаг 5. Сравнение бухгалтерского учета с фактическими данными

После проведения инвентаризации нужно провести анализ по всем товарным позициям.

Если вы пользуетесь программой по автоматизации магазина по типу Skynum, то данный этап частично упрощается, ведь сличительная ведомость формируется автоматически, поэтому вам не нужно будет затрачивать время на сопоставление данных. В противном случае - вас ожидает длительная монотонная работа.


Есть три варианта развития событий:

1. Информация соответствует друг другу - то есть, у вас нет никаких проблем, и ваши работники на «ура» справляются.

2. Излишки - то есть, товара фактически больше, чем должно быть.

3. Недостачи - то есть, фактического товара меньше, чем согласно бухгалтерскому учету.

При втором или третьем варианте важно найти причину и разобраться с ситуацией.

Шаг 6. Выравнивание остатков

Если у вас выявлены расхождения в остатках, то нужно находить причину и решать эту проблему.

Откуда берутся излишки при инвентаризации?

  • неправильно проведенная инвентаризация (ошибки, человеческий фактор и т.д.);
  • неучтенные поставки товара;
  • избыточные поставки товара;
  • ошибки при ведении учета после продаж;
  • неучтенные возвраты.

Откуда берутся недостатки при инвентаризации?

  • неправильно проведенная инвентаризация (ошибки, человеческий фактор и т.д.);
  • не внесенные данные после продаж;
  • ошибки в складском учете;
  • неучтенный товар с деформациями, истекшим сроком годности;
  • кражи в торговом зале или среди персонала.
Все эти причины являются наиболее частыми. Если вы нашли расхождения, то советуем повторно пересчитать и пересмотреть. Обычно ошибка в поспешной инвентаризации.

Именно поэтому советуем проводить инвентаризацию слаженно с определенной командой работников. Чтобы процесс был понятным, в Skynum специально разработали функцию, где несколько человек могут создавать разные документы инвентаризации, а данные оттуда будут собираться в один.

После проведения расследования по поводу расхождения и решения этого вопроса остатки выравниваются и проводится завершение инвентаризации.

Шаг 5. Акт инвентаризации товаров в магазине

Полученный результат нужно внести в специальный документ. Его форму, бланк и пример заполнения вы сможете найти на нашем сайте в разделе Документы.

Сюда вносится вся информация о проведенной инвентаризации - фактические данные, информация из учета, недостачи, излишки, ответственные за это особы, результаты следствия о разборе причины несоответствий.

Как вы успели заметить, инвентаризация - это важный момент работы любого предприятия или бизнеса. Помните, что благодаря данному процессу вы убережете себя от финансовых рисков и всегда сможете контролировать работу своего магазина или склада.

Больше об инвентаризации и других немало важных моментах предпринимательской деятельности читайте в нашем блоге.